Z zewnątrz konferencja dla lekarzy wygląda znajomo – to pełna sala w piątkowe popołudnie, zapach kawy w kuluarach i wieczorna kolacja, przy której rozmowy ciągną się do późna. Ten obraz kosztuje jednak znacznie więcej pracy niż podobny wieczór dla klientów firmy. Wolny termin trzeba wyszukać między dużymi zjazdami specjalizacyjnymi, budżet czeka na zgodę działu zgodności w firmie współfinansującej wydarzenie, a na krzesłach siadają ludzie po nocnym dyżurze, którzy oddali za ten wykład jedyny wolny weekend w miesiącu.
Poznaj zasady i decyzje, które porządkują pracę nad takim wydarzeniem od pierwszej koncepcji aż po ostatnią przerwę na kawę.
Uczestnik zwykłej konferencji handlowej przyjeżdża po wiedzę i kontakty. Lekarz przyjeżdża po to samo, a przy okazji po coś, czego w innych branżach nie ma: po formalne rozliczenie z własnym samorządem zawodowym.
Rozliczenie z samorządem opiera się na punktach edukacyjnych. Każdy lekarz i lekarz dentysta ma obowiązek stałego dokształcania się i zbiera w czteroletnich okresach dwustu punktów – udział w konferencji należy do form, które się do tej puli liczą. Haczyk polega na tym, że punkty przysługują wyłącznie za wydarzenia wcześniej zgłoszone do rejestru podmiotów prowadzących ustawiczny rozwój zawodowy, który prowadzą izby lekarskie.
Zgłasza je organizator, jeszcze przed terminem. Kiedy tego kroku zabraknie, uczestnicy wyjadą z miłym wspomnieniem, ale zerem w indeksie doskonalenia zawodowego. Przy kolejnej edycji zapisze się ich wyraźnie mniej, bo informacja o tym, czy „są punkty”, rozchodzi się w środowisku szybciej niż program.
Druga różnica dotyczy pieniędzy i tego, kto o nich decyduje. Większość dużych wydarzeń w ochronie zdrowia powstaje z udziałem producentów leków albo sprzętu, a te mają wewnętrzne działy zgodności, które sprawdzają, czy dany wydatek mieści się w przepisach i w kodeksie obowiązującym całą branżę. Dla organizatora oznacza to jednego dodatkowego recenzenta programu, miejsca i menu, który czyta uważnie i ma prawo powiedzieć „nie” na trzy tygodnie przed wydarzeniem, jeśli coś w koncepcji wykracza poza dopuszczalne ramy.
| Nikt tu nie działa w złej wierze. Zgodnie z prawem farmaceutycznym za reklamę leku odpowiada podmiot, który wprowadził go do obrotu, a nie agencja ani organizator wydarzenia. Jeśli spotkanie zostanie uznane za działanie promocyjne prowadzone niezgodnie z przepisami, Główny Inspektor Farmaceutyczny może nakazać jego zaprzestanie, usunięcie naruszeń albo publikację swojej decyzji, i to ze skutkiem natychmiastowym. Konsekwencje wizerunkowe spadają wtedy na firmę, dlatego woli ona sprawdzić koncepcję wcześniej, niż tłumaczyć się z niej później. |
Trzecia sprawa jest tu najbardziej ludzka. Lekarze pracują dyżurami, więc takie spotkania najczęściej zaczynają się w piątek po południu i kończą w sobotę wieczorem. Część sali przyjedzie prosto po nocy na oddziale, część wyjdzie przed ostatnią sesją, żeby zdążyć na kolejny dyżur. To grono, które przyjechało z własnej woli i często za własne pieniądze, w jedyny wolny weekend w miesiącu. Rytm dnia trzeba ułożyć z myślą o tych ludziach, a nie o idealnym uczestniku z prezentacji.
Potrzebujesz pomocy w organizacji dużego wydarzenia? Dowiedz się, jak wybrać firmę cateringową i na co zwrócić uwagę przy rozmowach.
Te różnice sprowadzają się do jednego pytania na starcie – w jakim celu organizuje się wydarzenie.
To trzy różne cele i trzy różne kosztorysy, choć na zaproszeniu wszystkie nazywają się tak samo.
Warto na tym etapie opisać uczestników dokładniej niż jednym słowem. Kardiolodzy z kilku okolicznych szpitali, pielęgniarki i położne z całego województwa albo dyrektorzy placówek przyjadą na trzy zupełnie różne wydarzenia. Każda z tych grup ma inne godziny, w których może zwolnić się z pracy, inny sposób finansowania udziału i inne oczekiwania wobec programu. Im wcześniej grupa docelowa jest opisana, tym łatwiej układa się cała reszta.
Najwięcej zmienia liczba uczestników. Przy czterdziestu osobach wszystko mieści się w jednej sali, kolejka do bufetu rozchodzi się w kilka minut, a rejestrację obsługuje jedna osoba przy stoliku. Przy sześciuset dochodzą sesje równoległe, kilka stanowisk rejestracyjnych, osobna przestrzeń na stoiska partnerów i dłuższe przerwy, bo samo przejście takiego tłumu między salami zajmuje kilkanaście minut.
Z tymi ustaleniami rozmowa z obiektem i pierwsza wycena idą już sprawnie, bo obie strony wiedzą, o jakim wydarzeniu mówią.
Za konferencję dla lekarzy rzadko płaci jedna strona. Przy dużym kongresie specjalizacyjnym składają się na niego wpisowe uczestników i pieniądze partnerów z przemysłu, a konferencję produktową opłaca w całości producent leku albo sprzętu, który ją zwołał. Wsparcie partnera przybiera przy tym różne formy. Może to być:
W zamian firma zyskuje bezpośredni kontakt z lekarzami, do których trudno dotrzeć inaczej.
Z chwilą, gdy te pieniądze wchodzą do budżetu, wydarzenie zaczyna podlegać dodatkowym zasadom. Warto poznać je na samym początku, bo przy akceptacji gotowej koncepcji na zmiany bywa już za późno.
Wszystko zaczyna się od artykułu 58 Prawa farmaceutycznego. Zakazuje on firmom fundowania lekarzom wycieczek, prezentów i innych korzyści, a spotkania promocyjne dopuszcza pod jednym warunkiem – gościnność ma pozostać dodatkiem do głównego celu spotkania. Nocleg, dojazd i posiłek pozostają więc w porządku, dopóki uczestnicy przyjeżdżają po wiedzę i spędzają większość dnia na sesjach. Kiedy proporcje się odwracają i atrakcyjne miejsce razem z programem towarzyszącym waży więcej niż wykłady, spotkanie przestaje się mieścić w przepisie. Sam artykuł nie podaje przy tym żadnych kwot ani godzin, więc branża doprecyzowała go we własnym kodeksie.
Program całodniowy powinien zapewniać co najmniej sześć godzin zajęć merytorycznych, a przy wydarzeniu półdniowym – trzy godziny. Ten wymóg warto przeliczyć na samym początku prac nad organizacją konferencji, bo sześć godzin wykładów i dyskusji to znacznie więcej, niż wydaje się przy pierwszym szkicu z długim lunchem i wczesnym zakończeniem.
Ramowy program musi być powszechnie dostępny najpóźniej na 60 dni przed wydarzeniem – zarówno uczestnicy, jak i firmy planujące wsparcie potrzebują czasu na uzyskanie wewnętrznych zgód na udział. Wszystko, co program poprzedza, trzeba więc domknąć jeszcze wcześniej – potwierdzenia prelegentów i ostateczne tematy sesji muszą być gotowe ponad dwa miesiące przed wydarzeniem.
Koszt pojedynczego posiłku, licząc razem jedzenie i napoje, nie może przekroczyć dwustu złotych brutto na osobę. Firma finansująca nie pokrywa też kosztów pobytu osób towarzyszących. Upominki i materiały pozostają dopuszczalne do wartości stu złotych, o ile wiążą się z praktyką medyczną. Kwoty są jasne i łatwo się do nich dostosować, pod warunkiem że pojawiają się w rozmowie z firmą cateringową na etapie zapytania, a nie przy akceptacji gotowej oferty.
Osobno traktowana jest część rozrywkowa i tu najczęściej rodzą się nieporozumienia. Kodeks wyklucza finansowanie koncertu, pokazu czy atrakcji sportowej ze środków firm zrzeszonych w INFARMIE (Związku Pracodawców Innowacyjnych Firm Farmaceutycznych). Taki element może się w programie pojawić, jeśli zostanie wyodrębniony z części merytorycznej, zachowa drugorzędny charakter i będzie opłacony z innego źródła, a informacja o tym trafi do programu i na zaproszenia w postaci oświadczenia o niefinansowaniu ze środków firm innowacyjnych.
Podobna logika obowiązuje przy wyborze miejsca – obiekt ma odpowiadać celowi spotkania, więc odpadają lokale uznawane za ekstrawaganckie albo słynące z oferowanej rozrywki.
Osobne zasady obowiązują, kiedy wydarzenie wspiera producent wyrobów medycznych, czyli sprzętu diagnostycznego, implantów albo aparatury zabiegowej. Takie firmy stosują Kodeks Etycznych Praktyk Biznesowych MedTech Polska, spisany przez ich własny związek branżowy. Wymagania wobec programu i miejsca wyglądają tu podobnie jak u producentów leków, natomiast finansowanie pochodzi z zupełnie innego źródła.
Producent sprzętu nie opłaca udziału konkretnego lekarza. Przekazuje grant szpitalowi, uczelni albo stowarzyszeniu, a ta instytucja sama decyduje, kogo wysyła na wydarzenie. Chodzi o to, żeby wsparcie trafiało do placówki, a nie do konkretnej osoby, bo opłacony wyjazd imiennie wskazanego lekarza byłby dla niego korzyścią osobistą.
| Wszystko, co dzieje się wokół wykładów, ma pozostać dodatkiem. Część merytoryczna powinna zająć większość dnia, wydatki na posiłki i nocleg muszą zmieścić się w limitach zapisanych w kodeksie, a obiekt nie może kojarzyć się z wypoczynkiem ani turystyką. |
Informacja o punktach edukacyjnych, czyli o tym, ile ich przysługuje za udział, powinna znaleźć się w zapowiedzi razem z programem. Lekarze rozliczają nimi ustawowy obowiązek doskonalenia zawodowego, więc od razu wiedzą, jaką część bieżącego okresu rozliczeniowego zamyka im ta konferencja. Warunkiem podania takiej informacji jest wcześniejszy wpis wydarzenia do rejestru prowadzonego przez izbę lekarską, o który występuje organizator.
Punkty wymuszają dokładność zapisów w dokumentach. Po zakończeniu wydarzenia organizator wystawia każdemu uczestnikowi zaświadczenie o udziale i to nim lekarz dokumentuje punkty przed izbą lekarską, więc musi ono zawierać jego dane oraz numer prawa wykonywania zawodu. Lista obecności ma z kolei pokazywać, kto naprawdę był na sali. Dane uczestników zbiera się przez formularz zgłoszeniowy na długo przed konferencją.
Osobną sprawą jest kolejka przy recepcji. Przy trzystu osobach ręczne wypisywanie identyfikatorów potrafi przesunąć początek pierwszej sesji co najmniej o kwadrans. Dlatego przy takiej skali zgłoszenia zbiera się elektronicznie, identyfikatory drukuje wcześniej i wydaje przy kilku stanowiskach z podziałem alfabetycznym.
Ten pierwszy kwadrans w foer mówi uczestnikom o wydarzeniu więcej, niż mogłoby się wydawać. Przyjeżdżają oni zmęczeni lub przychodzą prosto z pociągu i chcą odebrać identyfikator oraz wejść na salę. Program, książka abstraktów i identyfikator przygotowane w jednym komplecie załatwiają sprawę w kilkanaście sekund. Obok stanowisk dobrze jest umieścić stoisko z kawą i drobnymi przekąskami do ręki.
W formularzu zgłoszeniowym warto zapytać o jedną rzecz, o której łatwo zapomnieć – czy uczestnik ma prawo wystawiania recept – materiały promocyjne partnerów mogą trafiać wyłącznie do takich osób. Sprawdzenie tego przy zapisach oszczędzi niezręcznej sceny przy stoisku, w której obsługa musiałaby odmówić gościowi ulotki.
Planujesz obecność mediów na konferencji? Zobacz, jak organizujemy eventy prasowe na premiery produktów i inne ważne wydarzenia.
Termin konferencji medycznej rzadko zależy wyłącznie od organizatora. Sezon wydarzeń naukowych przypada na wiosnę i jesień. Największe zjazdy w każdej specjalizacji mają też daty ogłaszane z rocznym wyprzedzeniem. Konferencja dla kardiologów w ten sam weekend co ogólnopolski zjazd kardiologiczny zbierze ułamek zainteresowanych, więc kalendarze towarzystw naukowych warto przejrzeć przed rezerwacją sali.
Kolejne terminy odlicza się od daty wydarzenia wstecz. Program ma być publicznie dostępny na sześćdziesiąt dni przed wydarzeniem, więc mówcy muszą potwierdzić udział wcześniej, a tematy sesji trzeba zamknąć mniej więcej trzy miesiące przed terminem. Salę rezerwuje się przed tym wszystkim, bo w sezonie dobre obiekty w dużych miastach znikają z kalendarza na miesiące. Na całość wypada pół roku, a przy kilkuset uczestnikach jeszcze więcej.
Uczestnicy Twojej konferencji przyjadą z całego kraju, więc przy wyborze obiektu liczy się najpierw dojazd. Dobrze, żeby droga z dworca albo z lotniska zajmowała niewiele czasu i obyła się bez przesiadek. Drugi warunek stawiają kodeksy firm finansujących wydarzenie, bo miejsce nie może kojarzyć się z wypoczynkiem. Centrum kongresowe, hotelowe sale konferencyjne i aule uczelni medycznych spełniają zazwyczaj oba te warunki.
Zwróć uwagę na rozkład pomieszczeń. Sala główna, sale sesji równoległych, foyer z rejestracją, stoiska partnerów i strefa z jedzeniem powinny tworzyć jedną trasę, którą uczestnik pokona bez pytania o drogę. Tu zdarza się najczęstszy błąd – sala dobrana idealnie pod trzysta osób, a foyer obok mieści sto dwadzieścia. Kończy się wykład, w dwie minuty wszyscy są na korytarzu, kolejka po kawę sięga schodów, a część gości wraca na krzesła, żeby się nie przepychać.
Zostają jeszcze drobiazgi, o które nikt nie pyta, dopóki działają – szatnia z obsługą w godzinach szczytu, gniazdka przy części miejsc, akustyka bez echa i winda dla osób z ograniczoną mobilnością.
Sprzęt na konferencji dla lekarzy musi udźwignąć więcej niż na typowym evencie biznesowym, bo prezentacje opierają się na obrazach diagnostycznych. Na zdjęciu radiologicznym, preparacie histopatologicznym czy kadrze z endoskopii cała informacja mieści się w odcieniach szarości i drobnych różnicach barwy. Przy słabym projektorze albo w sali doświetlonej oknem bez zasłon uczestnicy zobaczą plamę zamiast zmiany, którą prelegent właśnie opisuje.
W nagłośnieniu liczy się to, by było słychać również salę. Dyskusja po wystąpieniu bywa najcenniejszą częścią bloku, więc oprócz mikrofonów na scenie warto mieć kilka bezprzewodowych dla uczestników albo stojaki przy przejściach. Bez nich pytanie z ósmego rzędu usłyszy może pięć osób.
Część zdalna dokłada operatora transmisji, moderatora czatu, rejestrację obecności online na potrzeby zaświadczeń oraz pisemne zgody mówców na nagrywanie. Warto też przywieźć zapas – drugiego laptopa, pilota do slajdów, przejściówki i przedłużacze.
Przez cały program dobrze mieć na sali technika, który zareaguje od razu, zamiast odbierać telefon już po tym, jak obraz zniknie.
Dwadzieścia minut przerwy przy trzystu uczestnikach to przede wszystkim zadanie z arytmetyki. Jedno stanowisko z kawą oznacza kolejkę, która zajmie cały ten czas, więc lepiej rozstawić kilka punktów w różnych częściach foyer. Wtedy ludzie rozejdą się po przestrzeni, a zamiast stania w ogonku zostanie im kwadrans na rozmowę, po którą przyjechali tak samo, jak po wykłady. Dlatego przerwy na kawę planuje się razem z programem.
Uczestnicy powinni móc jeść na stojąco, z kubkiem w jednej ręce i telefonem w drugiej. Sprawdzą się tu mini tartinki z kozim serem, wrap-rollsy i sezonowe owoce na szpadkach, czyli wszystko, co da się zjeść bez talerza i sztućców. Przy lunchu ważniejszy będzie skład. Dania z pieca konwekcyjno-parowego, warzywa i porcja białka pozwolą utrzymać uwagę na popołudniowych sesjach, których ciężki obiad zwykle nie przetrwa.
Szczególnej uwagi wymagają tu diety i alergeny. Obowiązek informowania o alergenach obejmuje żywność nieopakowaną, czyli dokładnie to, co stoi na bufecie. Czytelne oznaczenia przy każdej pozycji załatwiają sprawę i oszczędzają obsłudze tłumaczenia przy stole, z czego zrobiony jest sos.
Dania bezglutenowe potrzebują osobnych desek i szczypiec i miejsca z dala od pieczywa.
Firmy cateringowe wyceniają konferencję od osoby, więc zapytanie powinno zawierać liczbę gości, godziny posiłków i kwotę, jaka przypada na jednego uczestnika. Przy wydarzeniach z udziałem partnerów tę ostatnią kwotę ogranicza kodeks do dwustu złotych brutto, więc lepiej podać ją od razu.
Chcesz zobaczyć, z czego składa się taka wycena? Zajrzyj do tekstu o tym, ile kosztuje catering na konferencje.
Przerwa trwa dwadzieścia minut, a blok wykładowy dwie godziny, więc na sali przydadzą się butelki wody przy rzędach albo dystrybutor przy wejściu, uzupełniane między wystąpieniami. Mówca powinien mieć własną butelkę przy pulpicie na początku każdego bloku. W ofertach cateringowych stały serwis wody i napojów bywa wymieniany jako oddzielna usługa, więc warto ustalić, czy obejmuje całą salę i cały dzień.
Po ostatniej sesji ludzie nie rozjeżdżają się od razu. Często zostają w kuluarach, wracają do przypadku z popołudniowego wykładu, wymieniają numery i umawiają się na konsultacje. Wieczór warto zaplanować właśnie z myślą o tych rozmowach. Bufet z wysokimi stolikami pozwoli gościom chodzić po sali i porozmawiać z kilkoma osobami w ciągu wieczoru. Przy zasiadanej kolacji każdy spędzi te trzy godziny z sąsiadami od stołu.
Kodeks etyczny firm farmaceutycznych obowiązuje także po zakończeniu ostatniej sesji. Firma może sfinansować kolację z obsługą kelnerską, bo posiłek liczy się jako dopuszczalna gościnność. Nie mieszczą się w tym zasięgu jednak koncert, pokazy czy inne atrakcje, które zazwyczaj są częścią afterparty. Jeśli mimo to mają znaleźć się w programie, organizator musi wydzielić je z części naukowej, pokryć z innych środków i podać tę informację w zapowiedzi.
Warto też z góry wyznaczyć godzinę zakończenia kolacji. Po niej uczestnicy muszą jeszcze dojechać do hotelu, a nazajutrz pierwsza sesja zaczyna się zwykle o dziewiątej rano.
Prowadzimy obsługę spotkań naukowych i firmowych w Warszawie, we Wrocławiu i w okolicach obu miast. Zapewniamy przerwy na kawę dopasowane do programu, lunche w formie bufetu lub dań serwowanych, stały serwis wody i napojów, a przy wydarzeniach kilkudniowych także kolacje i część wieczorną. Przygotowujemy salę wraz z ustawieniem mebli, dostarczamy sprzęt audiowizualny i rozwiązania techniczne, obsługujemy punkt recepcyjny, identyfikatory i materiały marketingowe, zapewniamy serwis hostess, tłumaczy i konferansjera.
Menu komponujemy razem z Tobą, ze świeżych i sezonowych produktów, z oznaczeniem alergenów i pełną ofertą dla diet specjalnych. Godziny wydania kawy i lunchu układamy pod Twój program, z zapasem na przeciągnięte sesje, żeby przerwa zaczynała się dokładnie wtedy, gdy uczestnicy wychodzą z sali.
Skontaktuj się z nami – dopasujemy menu, formę serwisu i godziny wydawania posiłków do charakteru Twojego wydarzenia.
