Konferencja prasowa nie jest zwykłym spotkaniem firmowym – to, co dziennikarze usłyszą i zobaczą na sali, trafia prosto do artykułów, które czytają potem tysiące odbiorców. Sposób, w jaki firma przeprowadzi to spotkanie, wpływa na to, jak napiszą o niej media.
Dlatego za jednym, pozornie prostym spotkaniem kryje się mnóstwo decyzji rozrzuconych między osobę od PR a firmę, która zajmuje się salą i cateringiem – wszystkie trzeba zgrać w napięty harmonogram. Jeden pominięty szczegół potrafi zaważyć na tym, jak konferencja wypadnie w oczach dziennikarzy. Dla osoby, która organizuje to obok codziennych obowiązków, staje się to dodatkowym projektem wymagającym uwagi na wielu frontach naraz.
Nie musisz mierzyć się z tym w pojedynkę – stronę salową, techniczną i kulinarną może przejąć agencja eventowa, zostawiając zespołowi PR samą treść spotkania. Sprawdź, z czego składa się dobrze zorganizowana konferencja prasowa i co warto zlecić na zewnątrz.
Zanim padnie decyzja o sali i dacie konferencji, ktoś w firmie musi ocenić, czy temat w ogóle uzasadnia ściągnięcie dziennikarzy w jedno miejsce.
Producent sprzętu AGD, który wypuszcza nowy model robota kuchennego, zyskuje na konferencji więcej niż na komunikacie, bo dzięki temu szersza publiczność może zobaczyć urządzenie w akcji i dopytać o cenę czy termin dostępności w sklepach. Podobny charakter mają uroczyste gale jubileuszowe, przy których firma świętuje rocznicę razem z partnerami biznesowymi.
Konferencja biznesowa, na której firma prezentuje nową ofertę własnym kontrahentom, zamyka się w gronie zaproszonych gości – to spotkanie dla ludzi, którzy już z firmą współpracują, nie news dla kogoś z zewnątrz. Dziennikarze mają sens dopiero tam, gdzie firma chce dotrzeć do kogoś, kogo jeszcze nie zna – przyszłych klientów, opinii publicznej lub całego rynku.
Wybór terminu wygląda na prostą sprawę – wystarczy zerknąć w kalendarz i znaleźć wolny dzień. Data, która pasuje firmie, może się jednak zupełnie rozminąć z rytmem pracy redakcji – i widać to już w liczbie potwierdzeń, długo zanim ktokolwiek usiądzie na sali.
Dziennikarz, zapytany o udział w danym dniu, nie sprawdza tylko własnego grafiku – myśli też o tym, czy zdąży napisać i opublikować tekst, zanim temat straci aktualność. Najlepiej sprawdzają się dni od wtorku do czwartku, w godzinach przedpołudniowych – piątek wypada zwykle gorzej. Ten sam termin musi pasować też osobie, która stanie przed mikrofonem – zwykle prezesowi albo dyrektorowi.
Miejsce dobiera się dopiero wtedy, kiedy dzień jest już pewny, bo inaczej łatwo o sytuację, w której idealna sala akurat wtedy jest zajęta. Lokalizacja nie musi robić wrażenia rozmachem – prędzej przeszkadza w tym, co najważniejsze. Dziennikarze, którzy przyjeżdżają na pół godziny między dwoma innymi spotkaniami, docenią miejsce łatwe do znalezienia, w którym szybko załatwią formalności przy wejściu, a nie recepcję, przy której trzeba czekać. Krzeseł warto przygotować nieco więcej niż wynosi liczba potwierdzeń – lepiej zostawić kilka pustych miejsc z tyłu, niż dostawiać je w trakcie spotkania.
Więcej o samym procesie – od ustalenia celu wieczoru po wybór miejsca i menu – przeczytasz w naszym poradniku organizacji bankietu firmowego.
Nagłośnienie, które działa bez zarzutu, mikrofony, które nie trzeszczą, gotowy stolik recepcyjny przy wejściu – firma organizująca spotkanie zwykle nie zauważa tej pracy, dopóki wszystko idzie gładko. Widać ją dopiero wtedy, gdy czegoś zabraknie. O to, by niczego nie zabrakło, dba agencja eventowa.
Przy wejściu ktoś rejestruje gości i wydaje identyfikatory, a w sali technik dogląda sprzętu audiowizualnego. Zapasowy mikrofon i dodatkowy kabel, przygotowane z wyprzedzeniem, dają pewność, że drobna usterka sprzętu nie wpłynie na przebieg spotkania. Dziennikarze korzystają z dostępu do WiFi, żeby wysłać pierwsze zdjęcia albo krótką notatkę jeszcze przed wyjściem z budynku – dostęp do sieci gościnnej warto przygotować z wyprzedzeniem.
Ekipy telewizyjne potrzebują też więcej miejsca niż fotoreporterzy – statyw, oświetlenie i przedłużacz zajmują tyle przestrzeni, co dwóch dodatkowych gości, więc plan sali warto od razu poszerzyć o wydzieloną strefę z tyłu. Dobre oświetlenie jest ważne zarówno dla kamer, jak i dla samego prelegenta. Przy większych konferencjach dochodzi jeszcze obsługa hostess, która kieruje gości do właściwej sali, żeby nikt nie krążył po korytarzu w poszukiwaniu właściwych drzwi.
Ile z tego bierze na siebie agencja, a ile zostaje po stronie firmy organizującej spotkanie? Zakres oferty konferencyjnej NUTRI Catering & Events obejmuje serwis recepcyjny, identyfikatory i wsparcie techniczne razem z cateringiem, więc firma organizująca spotkanie ma jednego partnera do wszystkiego, zamiast koordynować kilku podwykonawców osobno.
Śniadanie prasowe warto mieć gotowe, zanim pierwszy gość usiądzie na krześle – dziennikarze zwykle przychodzą kilkanaście minut przed oficjalnym startem. Sprawdzi się tu prosty, elegancki zestaw – aromatyczna kawa z lokalnej palarni, kosz świeżego pieczywa, delikatne wrap-rollsy z warzywami i mini tartinki z lokalnym serem i wędlinami, a obok sezonowe owoce na szpadkach – akcent, który je się bez sztućców. To zazwyczaj moment, w którym goście stoją i rozmawiają, a nie siedzą przy stole, menu warto skomponować tak, żeby dało się je jeść jedną ręką, trzymając w drugiej notes albo telefon.
Wygląd stolika liczy się tyle samo, co smak. To pierwsze, co widzi gość wchodzący do sali, więc warto zadbać o schludne podanie – świeże pieczywo w koszu i przekąski ułożone na eleganckich półmiskach. Miejsce, w którym stoi stolik, ma już znaczenie czysto praktyczne – najlepiej sprawdza się lokalizacja blisko wejścia, ale z boku, żeby nie tworzyć zatoru dla osób, które wchodzą już po innych.
Ilość kawy i przekąsek warto dobrać pod liczbę z potwierdzeń, pamiętając, że rzeczywista frekwencja bywa inna. Zbyt skromny zapas może skutkować pustymi półmiskami, jeśli na spotkanie przyjdzie więcej osób niż potwierdziło udział – a to gorsze wrażenie niż odrobina jedzenia, które zostanie na koniec. Zamawianie od razu podwójnej ilości też nie rozwiązuje sprawy, bo nadmiar w większości wraca do kuchni niezjedzony. Bezpieczniej zaplanować zapas na kilku dodatkowych gości niż na pełny drugi komplet.
W trakcie samych wystąpień catering powinien zniknąć z pola widzenia – żaden kelner nie powinien krążyć wtedy między krzesłami, bo brzęk filiżanek i szelest serwetek odwracają uwagę od tego, co dzieje się na scenie. Dopiero po zakończeniu części oficjalnej goście dostają świeżą kawę i coś słodkiego – kawałek ciasta albo domowe ciasteczka, coś, przy czym naturalnie zwalnia tempo rozmowy. To właśnie przy takiej kawie po konferencji dziennikarz najczęściej dopytuje o szczegóły, których nie zdążył poruszyć podczas pytań z sali.
Całe spotkanie, licząc razem z pytaniami z sali, rzadko trwa dłużej niż godzinę – same wystąpienia warto zamknąć w około pół godziny, bo dłuższe ryzykuje, że część dziennikarzy wyjdzie, zanim padną najważniejsze informacje. Harmonogram takiego przedpołudnia warto zaplanować z niewielkim buforem, trzymając się prostego rytmu:
Frekwencja rzadko pokrywa się dokładnie z liczbą wcześniejszych potwierdzeń – część dziennikarzy odwoła udział w ostatniej chwili, w ich miejsce przyjdzie ktoś inny z tej samej redakcji, a kilka osób pojawi się bez wcześniejszego zgłoszenia. Kilka dodatkowych krzeseł ponad liczbę potwierdzeń amortyzuje tę różnicę.
Warto ustalić z góry, kto za co odpowiada – rzecznik czy agencja eventowa – aby w przypadku ważnych decyzji nie wchodzić sobie w drogę. Zazwyczaj wszystko, co dotyczy treści i kontaktu z mediami – komunikat prasowy, zaproszenia dla dziennikarzy, odpowiedzi na pytania, dalsza komunikacja po spotkaniu – zostaje po stronie rzecznika albo zespołu public relations. Ta praca wymaga znajomości tematu, przygotowania na trudne pytania i utrzymywania kontaktu z redakcjami na długo po zakończeniu konferencji.
Agencja eventowa zajmuje się już salą, nagłośnieniem, rejestracją gości, identyfikatorami i cateringiem – wszystkim, co trzeba fizycznie przygotować i obsłużyć na miejscu. Kiedy te dwie role się rozmywają, powstają luki, które rzadko wynikają ze złej woli, a częściej z założenia, że zajmie się tym ktoś inny. Zdarza się, że nikt nie przypomniał prelegentowi, o której dokładnie ma być na miejscu – rzecznik zakładał, że ustali to agencja razem z harmonogramem sali, a agencja zakładała, że o czasie przyjazdu poinformuje prelegenta rzecznik. Podobnie bywa z komunikatem prasowym – rzecznik przygotował treść, ale nikt nie ustalił, kto go wydrukuje i ułoży na stoliku recepcyjnym.
| Prosty sposób na domknięcie takich luk to krótka rozmowa przed samym wydarzeniem, w której obie strony po kolei wymieniają, kto za co bierze odpowiedzialność – nie na zasadzie założenia, tylko konkretnej listy. |
W NUTRI Catering & Events zajmujemy się właśnie tą drugą częścią układanki – salą, techniką, rejestracją gości i cateringem dopasowanym do rytmu konferencji prasowej, w Warszawie, Wrocławiu i okolicach. Śniadanie prasowe przygotowujemy tak, żeby stało gotowe, zanim pierwszy dziennikarz usiądzie na krześle, a poczęstunek po części oficjalnej ustawiamy w miejscu, które sprzyja rozmowie, nie w przelotowym korytarzu przy windach.
Znamy rytm konferencji prasowej – wiemy, kiedy catering ma czekać z boku, a kiedy wrócić na środek sali. Nasz zespół koordynuje rejestrację, identyfikatory i wsparcie techniczne razem z menu. Skontaktuj się z nami – dopasujemy zaplecze do charakteru Twojego wydarzenia.
