Koniec lipca, w kalendarzu pusto aż do jesieni. Połowa zespołu na urlopach, prognoza na sierpień zapowiada bezchmurne tygodnie, a w mailu od zarządu wisi jedno zdanie: „zróbmy coś dla ludzi, zanim ruszy nowy sezon”. Za tym jednym zdaniem kryje się wybór: plenerowy piknik jeszcze w wakacje albo konferencja na wrześniowy start.
Odpowiedź co do organizacji wydarzenia wygląda na oczywistą – lato dla kreatywnego pikniku, jesień dla konferencji lub gali – tyle że w sierpniu urlopy po cichu zabierają frekwencję, a we wrześniu zaczyna się sezon, w którym wolne terminy znikają najszybciej w roku. Zanim zablokujesz termin, sprawdź, co zyskasz, a co stracisz przy każdym z tych wariantów.
Sierpień i wrzesień sąsiadują w kalendarzu, ale w rytmie eventów to dwa osobne sezony. Pierwszy to jeszcze środek wakacji – w tym czasie biura pustoszeją, klienci odpisują z opóźnieniem, a część zespołu nadal spędza czas na urlopach z rodziną. Pogoda za to dopisuje, dni są długie, a ludzie w luźniejszym trybie chętniej dają się zaprosić w plener.
Wrzesień odwraca ten układ. Urlopy się kończą, wszyscy wracają do biurek, a dzieci do szkół, wraca też powoli rytm spotkań, raportów i kwartalnych podsumowań. Z tym powrotem rusza jednak jesienny sezon eventowy – obok grudnia jeden z dwóch najgorętszych w roku. Sale konferencyjne, firmy eventowe, techniczne i cateringowe zaczynają zapełniać kalendarze na kilka tygodni do przodu.
Zmieniają się też koszty. W sierpniu, poza sezonem, wycena bywa niższa, a firma cateringowa czy właściciel sali chętniej negocjują – wolnych terminów jest sporo, więc jest o co grać. We wrześniu układ się odwraca – przy pełnym kalendarzu ceny są sztywniejsze, najlepsze miejsca schodzą pierwsze, a na ustępstwa trudniej liczyć. Ten sam event potrafi więc kosztować znacznie więcej dlatego, że wypada miesiąc później.
Na pikniku nie ma przydzielonych miejsc – każdy siada tam, gdzie akurat wygodnie. Ludzie krążą między stacją grillową a kocami, dzieciaki biegają po boisku, ktoś stoi w kolejce po burgera i wpada w rozmowę z kimś z działu, którego zna tylko z maili. Piknik firmowy sprzyja integracji właśnie ze względu na luźniejszą formę, a sierpień wypada dla niego najlepiej z całego roku.
Pełnia lata to długie, ciepłe dni i pogoda, która rzadko psuje plany plenerowe. Wakacyjny tryb sprawia, że zaproszenie „przyjdź z rodziną na sobotę” spotyka się z mniejszym oporem niż w środku roboczego kwartału. To też jedyny moment, kiedy piknik z atrakcjami dla dzieci ma pełny sens – w sierpniu rodziny są razem, a piknik firmowy zamienia się w wydarzenie dla całego domu, nie dla samego pracownika.
Ma to jednak też drugą stronę. W sierpniu spora część zespołu jest na urlopach, więc na pełną frekwencję trudno liczyć. Dlatego sierpniowy plener sprawdza się, gdy celem jest luźna integracja i budowanie relacji, a nie wydarzenie, które wymaga kompletu ludzi albo obecności najważniejszych klientów. Jeśli piknik ma po prostu dać zespołowi wspólny, dobry dzień, nieobecność części osób nie przekreśla efektu. Jeśli ma być punktem, na którym zapadają ważne decyzje, sierpień bywa ryzykowny.
Wyjazd integracyjny działa podobnie. Łatwiej jest zorganizować kilkudniową wycieczkę z warsztatami, grami zespołowymi i team buildingiem, gdy ludzie i tak są w wakacyjnym rytmie – trudniej, gdy we wrześniu trzeba nadrabiać zaległości z całych wakacji.
| Sierpniową frekwencję ratuje wczesne zaproszenie, wysłane, zanim rodziny ułożą wakacyjne plany. Formuła z atrakcjami dla dzieci jeszcze bardziej zachęca do obecności – zamienia wydarzenie w plan na cały rodzinny weekend. |
Sam catering pod integrację – menu dopasowane do programu dnia, tak żeby energia grupy nie spadła po lunchu – omawiamy szerzej w osobnym artykule o organizacji firmowych imprez integracyjnych od kuchni.
Pierwszy tydzień września w biurze poznaje się po pełnym parkingu i kolejce do ekspresu. Ludzie wrócili, skrzynki mailowe powoli się odkopują z zaległości, a w kalendarzach lądują pierwsze spotkania po przerwie. Ta energia powrotu to najlepszy moment na wydarzenie, które wymaga skupienia i kompletu uczestników – konferencję, szkolenie czy kickoff otwierający nowy sezon.
We wrześniu pojawia się to, czego w sierpniu brakuje – pełna sala. Klienci są dostępni, decydenci wrócili z urlopów, a hasło „nowego rozdania” po wakacjach samo nadaje spotkaniu ramę. Premiera produktu, konferencja dla partnerów, cykl szkoleń biznesowych dla Twojego zespołu – wszystko to trafia we wrześniu na podatny grunt, bo ludzie są zmobilizowani do pracy i gotowi na nowe wyzwania.
Ten sam mechanizm, który sprzyja wrześniowym konferencjom, może jednak tworzyć zator. Skoro cała branża rusza w tym samym momencie, dobre sale, ekipy techniczne i firmy cateringowe rezerwowane są szybko – podobnie jak terminy przed świętami. Organizator imprez, który łapie wrześniowy termin w lipcu, może wybierać z pełnej puli. Ten, który zastanawia się nad miejscem dopiero w połowie sierpnia, częściej dobiera z tego, co zostało. Wczesne planowanie i organizacja z wyprzedzeniem nie są tu formalnością – decydują o tym, czy wydarzenie odbędzie się w miejscu i formule, o jaką chodziło.
| Wrześniowe terminy rezerwuj w kolejności: najpierw sala i technika, potem catering, na końcu dodatki. Sale i ekipy audio schodzą najszybciej, więc przesunięcie daty o tydzień potrafi we wrześniu zostawić już tylko słabsze lokalizacje. |
Łatwo wybrać format pod porę roku – latem piknik, jesienią konferencja. Problem w tym, że o formacie powinien decydować cel wydarzenia, nie kalendarz. Piknik zrobiony „bo pogoda dopisała” nie przekaże strategii ani nie zrobi wrażenia na klientach, choćby świeciło słońce. Najpierw ustal więc cel, jaki event firmowy ma osiągnąć, potem format, który go realizuje, a miesiąc dopiero na końcu – jako odpowiedź na to, kiedy najlepiej to zrobić.
Najwięcej zależy od tego, do kogo wydarzenie jest skierowane. Jeśli w grę wchodzą klienci, partnerzy albo ktoś, przed kim trzeba dobrze wypaść, plener odpada – na trawie i pod gołym niebem trudno o rozmowę, która kończy się ustaleniem czy podpisem. Gdy odbiorcą jest zespół i jego rodziny, a stawką jest atmosfera, a nie interesy, lepszy będzie dzień na świeżym powietrzu.
Decydują też oczekiwania co do efektu – jakie wrażenie ma event wywrzeć na uczestnikach. Żeby została decyzja, zapamiętany komunikat czy nowy kontakt handlowy, potrzebna jest sala, program i cisza na prezentację. Lepsze relacje w zespole i kilka znajomości między działami łatwiej zbudować na kocu niż w rzędach krzeseł. Tego układu nie da się odwrócić – luzu nikt nie wymusi na konferencji, a poważnego przekazu nie da się przeforsować na pikniku.
Kiedy na liście celów są słowa „zespół”, „relacje”, „luz” i „rodziny”, wybór formatu jest właściwie przesądzony. Na pikniku firmowym biurowe role schodzą na dalszy plan – przy grillu i na kocu nie ma prezydium ani oficjalnego tonu, jest wspólne czekanie na porcję z rusztu i rozmowa, która nie zaczyna się od podania stanowiska. Dla zespołów po okresie pracy zdalnej albo po fuzji dwóch działów taki neutralny grunt bywa jedynym miejscem, gdzie mogą poznać się jako ludzie.
Obecność bliskich zmienia skalę tego efektu. Kolega z sąsiedniego działu, znany dotąd tylko zza biurka, nagle goni własne dziecko przy dmuchanym zamku. Łatwiej wtedy zapamiętać go jako człowieka niż tylko adres e-mail. Taki obrazek powstaje jednak tylko w wakacje, gdy dzieci nie mają szkoły, a dorośli są w luźniejszym rytmie – czyli w sierpniu.
Gdy wydarzenie ma przekazać strategię na nowy rok, pokazać firmę najważniejszym klientom albo uczcić okrągły jubileusz, plenerowy luz działa przeciwko celowi – trudno budować wizerunek firmy i prowadzić poważną rozmowę o kierunkach, siedząc na kocu przy zapachu grilla. Tu potrzebna jest sala, scena, nagłośnienie i menu, które podkreśla rangę wieczoru.
Na konferencji przekaz ma porządek – program, prelegentów, miejsce na pytania i kuluary. Wieczorny bankiet albo przyjęcie okolicznościowe z okazji jubileuszu oznaczają prestiż, elegancką zastawę i niezapomniany wieczór, który zostaje gościom w pamięci dłużej niż jeden slajd. Oba formaty najlepiej wypadają jesienią, gdy można zebrać komplet gości, a klienci wrócili do biznesowego trybu.
Piknik i konferencja wyglądają na sztywny wybór – albo jedno, albo drugie. A tymczasem wcale nie muszą się wykluczać. Obie opcje odpowiadają na różne potrzeby, więc spokojnie zmieszczą się w jednym rocznym planie – jedno latem, drugie jesienią.
Sierpniowy piknik domyka sezon wakacyjny wspólnym, luźnym dniem dla zespołu i rodzin. Wrześniowa konferencja otwiera nowy rozdział pracy – ze strategią, celami i klientami. Jedno wydarzenie buduje relacje, drugie nadaje kierunek, a rozłożone na dwa miesiące nie biją się o ten sam budżet ani o tę samą uwagę uczestników. Dla firmy, która i tak ma w planach więcej niż jeden event w roku, przełom lata i jesieni to dobry moment na organizację obu we właściwej kolejności.
Wybór formatu i miesiąca jest łatwy. Trudniejsze zaczyna się potem – logistyka i catering, które przy sierpniowym plenerze i wrześniowej sali wyglądają zupełnie inaczej – od sprzętu, przez menu, po listę rzeczy, które mogą pójść nie tak. Doświadczona agencja eventowa albo firma cateringowa, która zna oba formaty, podchodzi do organizacji eventów dla firm od początku pod te różnice.
Upał, który uprzyjemnia gościom sierpniowe popołudnie, działa przeciwko jedzeniu. W trzydziestostopniowym słońcu sałatki i nabiał trzeba trzymać w łańcuchu chłodniczym aż do momentu podania, a serwis rozstawić w cieniu – pod namiotem albo zadaszeniem, nie na otwartej murawie. Do tego dochodzi woda – dla gości w upale i do pracy kuchni, której w plenerze często nie ma pod ręką.
Organizowanie pikniku w terenie bez zaplecza zaczyna się od wyposażenia. Tam, gdzie nie ma prądu i bieżącej wody, na miejsce jadą agregat prądotwórczy, generator chłodu, zbiorniki na wodę, stoły robocze i oświetlenie – wszystko, co w budynku jest jego stałą częścią. Grill i stacja live cooking, czyli gotowanie na oczach gości, to mocne punkty plenerowego pikniku, ale potrzebują miejsca, zabezpieczenia przeciwpożarowego i obsługi, która ustawi je z dala od kolejek.
Sierpień ma jeszcze jedną cechę – potrafi zaskoczyć burzą w środku bezchmurnego dnia. Dlatego plan na wypadek deszczu – namiot z pełnymi ścianami, zapasowe zadaszenie serwisu, wariant przeniesienia części atrakcji – nie jest przesadą, tylko warunkiem, żeby ulewa nie zakończyła imprezy przed czasem.
O logistyce grilla w plenerze – doborze liczby stanowisk, terenu z dostępem do prądu i wody, menu na różne diety – przeczytasz w naszym artykule o organizacji firmowego grilla.
W sali odpada połowa logistycznych zmartwień pleneru – jest prąd, woda, dach i zaplecze. Za to wrześniowa konferencja niesie inne wyzwanie – jak utrzymać uwagę sali przez cały dzień. Tu najważniejsze staje się menu dopasowane do rytmu programu.
Ciężki, tłusty albo bardzo słodki lunch kuszą pełnią smaków, ale szybko dadzą o sobie znać po południu – skok cukru we krwi podnosi energię na chwilę, a potem obniża ją poniżej punktu wyjścia. W efekcie sala zaczyna przysypiać w połowie sesji. Dlatego konferencyjne lunche komponuje się z lekkostrawnych, zbilansowanych dań, bez efektu popołudniowej drzemki. Przerwy na kawę rozkłada się na kilka stacji, żeby nie tworzyć kolejek, a między sesjami serwis wchodzi i schodzi tak, by nie wcinać się w program.
Wrzesień dokłada do tego drobną korzyść – po wakacjach łatwiej o świeże, sezonowe warzywa i owoce, więc menu tej pory roku bywa i smaczniejsze, i tańsze niż zimą.
Piknik w sierpniu i konferencję we wrześniu prowadzimy w NUTRI Catering & Events tak samo – od pierwszej rozmowy o celu wydarzenia, liczbie gości, charakterze firmy i budżecie. Dopiero z niej wynikają format, termin i menu. Zajmujemy się organizacją imprez i eventów firmowych w Warszawie, Wrocławiu i okolicach. Obsługujemy je przez siedem dni w tygodniu, także w weekendy.
W plenerze bierzemy na siebie całą logistykę wokół jedzenia – grill, stacje live cooking, namiot, agregat, chłodzenie i zabezpieczenie na wypadek deszczu. Na sali układamy menu pod rytm dnia konferencyjnego, dbamy o przerwy na kawę bez kolejek i serwis, który nie wchodzi w program. Prowadzimy event od koncepcji po sprzątanie, z doradztwem przy wyborze formatu, menu i oprawy, żeby osoba odpowiedzialna za wydarzenie po Twojej stronie mogła zająć się jego treścią, a nie pilnowaniem talerzy.
Przed Tobą firmowy piknik na sierpień albo konferencja na wrześniowy start sezonu? Skontaktuj się z nami – dobierzemy format, menu i oprawę do celu Twojego wydarzenia i pory roku, tak żeby zostały po nim niezapomniane wrażenia.
