W piątek po południu wynajęty ogród na obrzeżach Wrocławia pachnie marynowanym mięsem z grilla. Ktoś podwija rękawy koszuli, kelner nalewa lemoniadę do szklanek ustawionych na długim stole, a połowa zespołu rozmawia z talerzami w rękach – i nikt nie sprawdza maili. Zapach z rusztu robi to, czego nie zrobi żadna sala konferencyjna.
Grill firmowy wygląda prosto, dopóki nie trzeba go zaplanować dla pięćdziesięciu gości albo przygotować spotkanie integracyjne dla setek uczestników. Wtedy okazuje się, że samo mięso i ruszt to dopiero początek. Trzeba znaleźć teren z dostępem do prądu i wody, policzyć, ile grilli obsłuży taką grupę bez kolejek, skomponować menu, które zadowoli osoby na różnych dietach, zorganizować obsługę kelnerską i zabezpieczyć zaplecze gastronomiczne na wypadek deszczu. Każdy z tych elementów wpływa na to, czy impreza zostanie zapamiętana za jedzenie i atmosferę, czy za chaos.
Sprawdź, jak przygotować firmowego grilla – od wyboru miejsca i doboru sprzętu, przez skład menu i obsługę imprez plenerowych, po kwestie sanitarne i logistykę na miejscu.
Teren na imprezę plenerową z grillem wymaga innego podejścia niż sala bankietowa. Ładny widok i zielona trawa to dopiero początek – zanim podpiszesz umowę na wynajem, warto sprawdzić kilka rzeczy, które nie widać na zdjęciach.
Zacznij od powierzchni. Teren musi pomieścić nie tylko gości, ale też strefę z rusztami, stoły z jedzeniem, miejsca do siedzenia i swobodnego poruszania się. Potrzebna powierzchnia zależy od liczby uczestników – dla 50 osób wystarczy duży przydomowy ogród, dla 200 – potrzeba Ci będzie wynajęty teren rekreacyjny. Przy większym wydarzeniu dla kilkuset gości dochodzą osobne strefy – grillowa, bufetowa, bar z napojami i strefa zabaw integracyjnych.
Równie ważna jest infrastruktura, o którą rzadko kto pyta na etapie oglądania terenu. Ruszty gazowe i sprzęt chłodniczy potrzebują prądu – albo z sieci, albo z agregatu. Woda bieżąca ułatwia pracę kucharzom i ekipie serwisowej. Toalety mobilne są niezbędne wszędzie tam, gdzie w terenie nie ma stałego zaplecza sanitarnego. Te szczegóły brzmią prozaicznie, ale ich brak w dniu imprezy potrafi wywrócić cały harmonogram.
Warto też pomyśleć o dojeździe z perspektywy ekipy, która dowozi jedzenie i sprzęt. Ekipa dostawcza przyjeżdża busem załadowanym sprzętami, produktami i wyposażeniem. Jeśli do terenu prowadzi wąska ścieżka albo brakuje parkingu dla dużych pojazdów, rozładunek potrafi zająć dwa razy tyle czasu i pochłonąć dwa razy więcej rąk do pracy.
I jeszcze pogoda – jedyny element, na który nie masz wpływu. Impreza pod gołym niebem bez planu awaryjnego to loteria. Namioty nad strefą jedzenia chronią dania i gości zarówno przed deszczem, jak i przed upałem – mięso leżące na słońcu w trzydziestostopniowym upale to problem sanitarny, nie tylko estetyczny. Przy dużych wydarzeniach warto mieć plan B – salę w pobliżu, do której można przenieść gości w razie nagłego załamania pogody.
Ogrodowy teren przy biurowcu, wynajęty ośrodek na obrzeżach miasta, polana nad jeziorem – każda z tych lokalizacji ma inne zalety. Najważniejsze, żeby wybór odpowiedniego miejsca na grilla zaczął się od wizyty na żywo, nie od zdjęć w internecie.
| Przed podpisaniem umowy na wynajem terenu sprawdź trzy rzeczy: czy jest dostęp do prądu i wody, czy ekipa z jedzeniem może podjechać busem bezpośrednio do strefy rozładunku i czy w pobliżu jest zadaszenie awaryjne na wypadek deszczu. |
Przy firmowym grillu dla większej grupy jeden ruszt nie wystarczy – goście podchodzą po jedzenie w tym samym czasie, a kucharz nie jest w stanie grillować mięso, drób i warzywa na jednym stanowisku bez opóźnień. Sprawna obsługa wymaga kilku rusztów pracujących równolegle, rozdzielonych według rodzaju potraw. Jakie grille sprawdzają się na imprezie dla kilkudziesięciu osób?
Grille gazowe to pierwszy wybór, gdy obsługa imprez ma objąć kilkadziesiąt osób. Rozpalają się w kilka minut, dają stabilną temperaturę i nie wymagają przerw na dosypywanie węgla. Ruszty węglowe dają mięsu charakterystyczny dymny smak, ale potrzebują więcej czasu i uwagi – sprawdzają się tam, gdzie to jest częścią koncepcji, na przykład przy imprezie w stylu amerykańskiego BBQ. Paleniska otwarte z rożnem albo wołem pieczonym nad ogniem wyglądają efektownie na dużych imprezach, ale wiążą się z osobnym budżetem i wymogami ochrony przeciwpożarowej.
A co oprócz samych grilli? Sprzęt gastronomiczny na miejscu to też stoły robocze dla kucharzy, zadaszenia osłaniające jedzenie przed słońcem i owadami, pojemniki chłodnicze na surowe produkty i marynaty oraz dystrybutory napojów. Przy większych imprezach dochodzi osobna stacja z sałatkami i dodatkami, stoły i ławy dla gości, kosze na odpady i oświetlenie na wypadek, gdyby wieczór się przeciągnął.
Ile rusztów potrzeba? Konkretna liczba zależy od menu, formatu serwisu i wydajności sprzętu – dlatego tę kwestię najlepiej planować razem z ekipą, która będzie grillować. Niezależnie od wielkości imprezy warto zadbać o osobny ruszt albo przynajmniej wydzieloną strefę na grillowane warzywa, żeby tłuszcz z mięsa nie mieszał się z roślinnym menu – dla wegetarian to niezbędny warunek, nie preferencja.
| Przy wyborze miejsca na grille warto uwzględnić wiatr – na otwartym terenie podmuch potrafi zmienić kierunek dymu i obniżyć temperaturę rusztu. Doświadczona ekipa grillowa wie, jak ustawić stanowiska, żeby dym nie szedł w stronę gości. |
Dobrane menu grillowe zaczyna się od poznania grupy. Inaczej komponuje się talerz dla ekipy trzydziestolatków z branży IT, inaczej dla mieszanego zespołu z działami, które normalnie nie jedzą razem. Pewne wzorce jednak się powtarzają.
Baza mięsna to klasyka, od której zaczyna się rozmowa o każdym firmowym grillu. Marynowana karkówka, grillowane kiełbaski, szaszłyki z drobiu w ziołach, żeberka w marynacie BBQ – to pozycje, które goście znają i po które sięgają bez zastanowienia. Na większości imprez firmowych sprawdza się solidna baza z dwóch, trzech mięsnych pozycji, dobrze zamarynowanych i grillowanych na bieżąco. Jeśli budżet na to pozwala, w menu pojawiają się też steki wołowe, grillowany łosoś z koprem i cytryną albo pstrąg w folii z masłem czosnkowym.
Dodatki potrafią zrobić równie duże wrażenie co samo mięso. Grillowana kukurydza w maśle, pieczone ziemniaki z kwaśną śmietaną, pieczywo czosnkowe prosto z rusztu – to dania, które goście zapamiętują. Do tego sałatki – colesław, sałata z grillowaną papryką i fetą, klasyczna sałatka ziemniaczana z ogórkami kiszonymi i koperkiem, a latem również ogórki w śmietanie. Osobno na stole stoją dipy i dodatki do mięsa – sos czosnkowy, musztarda, ketchup, chimichurri, BBQ.
A co z gośćmi, którzy nie jedzą mięsa? Na firmowej imprezie z rusztem wegetarianin i osoba na diecie roślinnej powinni mieć na talerzu coś więcej niż grillowaną cukinię. Grillowany halloumi z miodem i tymiankiem, burgery z czerwonej fasoli lub ciecierzycy, szaszłyki warzywne z papryką, pieczarkami i cukinią, grillowany camembert z żurawiną, stek z kalafiora w orientalnej marynacie – to pełnowartościowe pozycje na talerzu, nie symboliczne zamienniki. Opcje wegańskie opierają się na grillowanych warzywach, kukurydzy i pełnoziarnistym pieczywie z pastami roślinnymi. Osobna strefa przygotowania – albo przynajmniej osobny ruszt – pozwala gwarantować, że na menu wegetariańskie nie trafi tłuszcz z mięsa.
Osobna kwestia to napoje. Lemoniady domowe, piwo lane i woda z owocami sprawdzają się na popołudniowych imprezach. Przy dłuższych wieczorach dochodzą kawa i herbata, a na wieczornym przyjęciu w plenerze – koktajle bezalkoholowe serwowane z baru. Do tego warto mieć na stole warzywny talerz z dipami, z którego goście podjadają między daniami z rusztu.
| Przy planowaniu ilości porcji – ile osób je mięso, a ile nie – pytaj w ankiecie przed imprezą, nie w dzień wydarzenia. Pozwoli to kucharzom przygotować odpowiednie proporcje i uniknąć sytuacji, w której dania mięsne się kończą, a roślinne zostają nietknięte (albo odwrotnie). |
Przy mniejszych spotkaniach grilla prowadzi ktoś z zespołu. Przy pięćdziesięciu gościach i więcej za serwisem stoi już kilkuosobowa ekipa – kucharze przy rusztach, kelnerzy przy stołach i koordynator, który pilnuje, żeby jedzenie pojawiło się w odpowiednim momencie programu.
Przy ruszcie pracują kucharze, którzy grillują na bieżąco przez cały czas trwania imprezy. Znają czas grillowania każdego rodzaju mięsa i warzyw, wiedzą też, jak rozłożyć partie na ruszcie, żeby goście nie czekali na kolejną turę. Przy pięćdziesięciu osobach wystarczą zwykle dwaj kucharze przy grillach i jedna lub dwie osoby przygotowujące dodatki, uzupełniające sałatki i dbające o porządek na stanowiskach.
Kelnerzy zajmują się resztą – uzupełniają stację z napojami, zbierają zużyte talerze i sztućce, pilnują czystości stołów i obsługują bar. Na imprezie tej wielkości wystarczą dwie, trzy osoby – przy większych wydarzeniach ta liczba rośnie proporcjonalnie.
Nad całością czuwa koordynator – osoba, która łączy harmonogram imprezy z harmonogramem kuchni. Jeśli prezentacja się przedłuża, koordynator wie, że trzeba opóźnić serwis o dwadzieścia minut. Jeśli goście zaczynają schodzić się szybciej niż zakładano, przyspiesza podawanie jedzenia.
Wspólne grillowanie – czyli forma, w której goście sami stoją przy ruszcie – ma sens jako atrakcja integracyjna na mniejszych imprezach, gdzie atmosfera jest luźna, a tempo nie gra roli. Przy dużym spotkaniu biznesowym profesjonalny serwis działa sprawniej – goście rozmawiają, jedzą i bawią się, a osoby przy grillach gotują w tle.
Grill pod chmurką wiąże się z kilkoma kwestiami, o których łatwo zapomnieć w ferworze planowania menu i atrakcji. Warto je przemyśleć wcześniej, żeby w dniu imprezy nie okazały się problemem.
Pierwsza to ochrona przeciwpożarowa – która zaczyna się już od ustawienia stanowisk. Ruszty powinny stać w bezpiecznej odległości od namiotów, budynków i suchej roślinności, a gaśnica i pojemnik z wodą – w zasięgu ręki. Przy paleniskach i stanowiskach węglowych warto wyznaczyć strefę, do której goście nie podchodzą, zwłaszcza jeśli piknik ma charakter rodzinny i na miejscu są dzieci. Każde palenisko wymaga też osobnego nadzoru.
Druga sprawa to łańcuch chłodniczy. Surowe mięso, ryby i dressingi na bazie nabiału powinny czekać na grillowanie w temperaturze poniżej 4°C, nawet jeśli impreza odbywa się na polanie bez prądu. Profesjonalna ekipa grillowa przyjeżdża z własnymi lodówkami polowymi i pojemnikami izotermicznymi. Gotowe potrawy, które stoją na słońcu dłużej niż dwie godziny, nie wracają na stół.
Jeśli menu obejmuje kilkanaście pozycji – a przy większej imprezie firmowej tak zwykle bywa – przy każdej stacji z jedzeniem powinna stać czytelna informacja o alergenach. Gluten, laktoza, orzechy, sezam – wystarczy kilka tabliczek przy stacjach z jedzeniem, żeby alergik wiedział, po co może sięgnąć.
Na koniec kilka detali, które łatwo przeoczyć przy planowaniu, a które wpływają na komfort gości.
Dobry partner cateringowy uwzględnia te elementy w ofercie. Jeśli lokalizacja wymaga pozwolenia na rozpalanie ognia, warto załatwić je z wyprzedzeniem – brak zgody w dniu imprezy oznacza odwołany grill.
Przy mniejszym spotkaniu firmowym organizacja grilla jest do ogarnięcia własnymi siłami. Powyżej trzydziestu gości czas i wysiłek rosną szybciej niż lista zakupów – i wtedy pojawia się pytanie, czy przygotowanie grillowego eventu nie wymaga kogoś, kto robi to zawodowo.
Catering grillowy zdejmuje z Twoich barków to, co przy większej skali pochłania najwięcej czasu. Firma przywozi sprzęty dopasowane do liczby osób – ruszty, zadaszenia, stoły i chłodzenie. Przyjeżdża z zespołem, który grilluje na bieżąco przez cały czas trwania imprezy, i z kelnerami, którzy dbają o stoły i napoje. Do tego dostajesz plan awaryjny na wypadek deszczu i doświadczenie w organizacji wydarzeń na świeżym powietrzu. Po zakończeniu ekipa demontuje sprzęt i sprząta teren – Ty zajmujesz się gośćmi, nie logistyką.
Wybierając partnera do grillowej imprezy, zwróć uwagę na kilka rzeczy. Firma z własnym sprzętem i wyposażeniem plenerowym działa sprawniej niż ta, która wynajmuje od podwykonawców. Zapytaj o doświadczenie konkretnie w imprezach pod chmurką – serwis konferencji w hotelu i serwis pikniku na polanie wymagają zupełnie innych umiejętności.
Dopytaj też o podejście do diet roślinnych i bezglutenowych – dobry partner powinien oferować je jako pełnoprawną część menu, a nie jako dostawkę na boku.
Planujesz imprezę firmową z grillem i szukasz partnera, który zadba o kulinarną stronę wydarzenia? NUTRI Catering & Events działa w Warszawie, Wrocławiu i okolicach, obsługujemy zarówno kameralne spotkania, jak i pikniki dla dużych zespołów. Oferujemy szeroki wybór dań z grilla – od klasyki mięsnej po rozbudowane menu roślinne – z pełną obsługą kelnerską i własnym sprzętem plenerowym. Skontaktuj się z nami – przygotujemy wycenę dopasowaną do Twojej imprezy firmowej.
