Poniedziałek rano, dwa tygodnie przed czwartą edycją tej samej konferencji branżowej. Sala na dwunastym piętrze warszawskiego biurowca się nie zmieniła, sprzęt też nie. Na liście gości sto czterdzieści osób, czterdzieści więcej niż rok temu. Termin przesunął się z maja na wrzesień – inny punkt w kalendarzu dostawców, inna dostępność dat. Firma cateringowa, z którą rozmawiałeś przy ostatniej edycji, przekazała kontakt nowej koordynatorce, więc część ustaleń trzeba wyjaśnić jeszcze raz.
Cykliczność brzmi jak ułatwienie, dopóki nie trzeba poukładać tego wszystkiego od nowa. Sprawdź, co warto ustalić raz na cały cykl wydarzeń firmowych, a co przeliczyć przy każdej kolejnej edycji.
Doroczna gala jubileuszowa kończy się, gdy wychodzi ostatni gość – organizuje się ją raz, od pierwszej rozmowy do ostatniego sprzątania. Konferencja branżowa, która wraca każdego roku, tak naprawdę nigdy się nie kończy – po jednej odsłonie od razu pojawia się pytanie o następną. To, czy kolejna edycja wystartuje z gotowym planem, czy od zera, zależy od tego, jak podejdziesz do pierwszej z nich jako organizator.
Nie trzeba jednak ustalać wszystkiego od nowa przy każdej kolejnej edycji z osobna. Wystarczy jedna rozmowa, w której rozpiszesz kilka najbliższych edycji naraz:
Dzięki temu każda kolejna edycja zaczyna się od gotowego punktu odniesienia, nie od zera. To więcej pracy na starcie, ale mniej pospiesznych decyzji przy każdej kolejnej odsłonie – jako organizator z wyprzedzeniem wiesz, czego się spodziewać, zamiast reagować na bieżąco.
Chcesz zaplanować uroczystą galę lub bankiet? Sprawdź, jak to zrobić w naszym artykule o bankietach firmowych.
Zacznij od prostego pytania: – ile edycji wydarzeń cyklicznych powinno odbyć się w roku, w jakich terminach i o jakim charakterze. Doroczna konferencja we wrześniu ma zupełnie inny budżet niż letni piknik integracyjny w czerwcu czy wigilia firmowa w grudniu. Rozpisz je razem na starcie roku – od razu zobaczysz, gdzie w kalendarzu jest ciasno, a gdzie zostaje zapas czasu.
Ceny cateringu rosną wyraźnie w okresie przedświątecznym – kalendarze dostawców zapełniają się już we wrześniu, a stawki na rynku idą w górę o 15–20 procent. W grudniu popyt na wigilie firmowe i spotkania podsumowujące rok osiąga szczyt, więc dostępne terminy u sprawdzonych dostawców kończą się szybko. Zarezerwuj edycję przypadającą na grudzień zgodnie z planowanym terminem jeszcze przed wakacjami, żeby mieć pewność, że się załapiesz – umówiona w ostatniej chwili trafi już na wyższą stawkę i węższy wybór terminów.
Zarządzaj budżetem całego cyklu razem, bo poszczególne edycje nie są sobie równe kosztowo. Jedna wypada w tanim okresie, druga w drogim – rozłóż więc koszty na cały rok, zamiast negocjować każdą edycję osobno. Dzięki temu przesuniesz środki tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
Nie musisz przy każdej kolejnej edycji od nowa tłumaczyć, ile osób z zespołu jest na diecie bezglutenowej albo który format serwisu sprawdził się najlepiej rok temu – dobry, stały partner to pamięta. Ustal z nim raz na cały cykl, co ma zostać wspólne dla wszystkich edycji – na przykład stały standard obsługi kelnerskiej – a co będzie się różnić między nimi, na przykład menu dopasowane do pory roku czy skali danej odsłony.
Jeden taki brief zastąpi kilkanaście osobnych rozmów, które inaczej odbywałbyś przy każdej kolejnej edycji z osobna.
Zostań przy jednym, stałym dostawcy ze stałym koordynatorem po jego stronie. Dobry partner zna preferencje żywieniowe Twoich stałych gości i ulubiony format serwisu z poprzednich rozmów, więc nie pyta o to od nowa przy każdej edycji – pierwsze spotkanie przed kolejną odsłoną zaczyna się od konkretów, nie od zera.
Stały dostawca i wynegocjowany raz budżet nie oznaczają, że każda edycja wygląda tak samo. Menu i obsada kelnerska zależą od pory roku i liczby gości, a czasem też od miejsca – te elementy trzeba przeliczyć na nowo przy każdej kolejnej edycji, nawet gdy dostawca i budżet zostają bez zmian.
Piknik w lipcowym słońcu i wigilię w grudniowy wieczór dzieli więcej niż data w kalendarzu. Latem jedzenie stoi na stole godzinami, więc musi znosić upał i nie tracić smaku, zanim ktoś po nie sięgnie. Zimą goście spędzają więcej czasu w jednym, ogrzanym pomieszczeniu i oczekują czegoś, co rozgrzeje, nie tylko nasyci.
Na letnią edycję, na przykład piknik firmowy, wybierz grillowane mięsa i warzywa, sałatki, sezonowe owoce podane w formie szaszłyków, lekkie napoje z cytryną i miętą – menu, które dobrze znosi upał i długie stanie na słońcu. Na zimową edycję, na przykład firmową wigilię, wybierz rozgrzewające dania jak barszcz z krokietem, gulasz węgierski czy żurek w chlebie, do tego kawę i herbatę.
Liczba gości rzadko jest taka sama na każdej edycji wydarzenia, a to jedna z najczęstszych przyczyn, dla których coś, co sprawdziło się rok wcześniej, nagle zawodzi. Grupa, która urosła ze stu do stu czterdziestu osób, potrzebuje więcej krzeseł i więcej rąk do obsługi. Jeśli liczba kelnerów zostaje taka sama jak poprzednio, łatwo o kolejkę, której wcześniej nie było, i o dania, które stygną, zanim dotrą do stołu.
Trzymaj się przyjętej w branży proporcji przy każdej edycji – jeden kelner na 10–15 gości przy serwisie zasiadanym. Przy stu gościach to osiem, dziewięć osób obsługi, przy stu czterdziestu – już dwanaście.
Do skali dopasowuje się tez format serwisu. Serwis do stolika sprawdza się przy mniejszej grupie, bo kuchnia i kelnerzy nadążają z tempem, a każdy gość dostaje danie w podobnym momencie co sąsiedzi przy stole. Przy wyraźnie większej grupie ten sam format zaczyna się rozjeżdżać – pierwsze stoły jedzą, gdy ostatnie wciąż czekają. Bufet rozwiązuje ten problem – goście sami regulują tempo, a kuchnia nie musi synchronizować się z całą salą naraz.
| Ustal raz, do kiedy można jeszcze zgłaszać zmiany w liczbie gości, i trzymaj się tego terminu przy każdej kolejnej edycji, zamiast za każdym razem negocjować go od nowa. Bez takiej granicy zgłoszenie „będzie nas więcej” dzień przed eventem oznacza dokupywanie jedzenia na ostatnią chwilę, przestawianie stołów i szukanie dodatkowego kelnera, który akurat ma wolny wieczór. |
Stała sala ma jedną wyraźną przewagę – dostawca zna jej infrastrukturę, układ wejść i drogę dostawy, więc rozstawia catering szybciej przy każdej kolejnej edycji, bez potrzeby ponownego rekonesansu. Jeśli miejsce okazało się idealne do organizacji tego konkretnego formatu wydarzenia, zostań przy nim – zaoszczędzisz czas, który inaczej poszedłby na aranżację od zera.
Zmienna lokalizacja – rotacja między miastami albo oddziałami firmy – wymaga rekonesansu przed każdą edycją, bo żadna wiedza z poprzedniego miejsca się nie przenosi na nowe. Zaplanuj na to dodatkowy czas w harmonogramie przygotowań, żeby rekonesans nie stał się niespodzianką tuż przed samą edycją.
Po evencie łatwo zapamiętać wrażenie, trudniej konkret. „Lunch trochę się opóźnił” nie powie nic przy planowaniu kolejnej edycji za rok. „Lunch wystartował dwadzieścia minut później, bo kolejka do bufetu z sałatkami stanęła na dziesięć minut” mówi już, co poprawić – następnym razem trzeba dodać więcej stanowisk wydawania albo inny układ bufetu.
Spisz taką notatkę w ciągu kilku dni po evencie. Zapisz w niej, które pozycje menu zniknęły ze stołu najszybciej, co poszło nie zgodnie z harmonogramem i jakie uwagi zgłosili kelnerzy oraz sami uczestnicy. Odnotuj też zmiany w grupie docelowej – więcej gości z zagranicy, więcej zgłoszonych diet specjalnych – bo od tego zależy menu na kolejnej edycji.
Po obu stronach współpracy warto mieć po jednej stałej osobie kontaktowej – event managera odpowiedzialnego za wydarzenie w firmie i stałego koordynatora eventowego u dostawcy. Kiedy oboje znają treść tej notatki, kolejna edycja zaczyna się od konkretnych ustaleń, nie od pytań, które już raz padły. Dzięki dokumentowi organizacyjnemu z wnioskami z poprzednich edycji wprowadzisz realne ulepszenia z każdym rokiem, zamiast tylko powtarzać to, co było.
Zapisz wnioski i trzymaj się ich przy kolejnej edycji – ten sam mechanizm sprawdza się przy konferencjach i targach z udziałem sponsorów, gdzie spójność marki zauważają wystawcy i uczestnicy wracający na kolejną edycję. Sponsor, który płaci za obecność na trzeciej edycji z rzędu, oczekuje, że stoisko, catering wokół niego i przebieg samego dnia będą wyglądać znajomo, nie jak coś ustawionego od nowa.
Ustaw punkt cateringowy blisko stoisk sponsorów, ale nie na tyle blisko, żeby zasłaniał ich ekspozycję – chodzi o to, żeby goście podchodzili do stoiska z kawą w ręku, zamiast stać wyłącznie przy jedzeniu. Powtarzaj ten układ z edycji na edycję – stali odwiedzający uczą się, gdzie czego szukać, i po dwóch, trzech edycjach poruszają się po hali bez patrzenia na mapę, co buduje atmosferę znajomego miejsca.
Scenografia nie musi być identyczna z roku na rok. Odśwież kolory czy grafiki, zachowując sam układ przestrzeni. Zdjęcia z poprzedniej edycji, także te z social mediów wydarzenia, bywają lepszym punktem odniesienia przy przygotowaniu scenografii niż opis w mailu.
Przy dwudniowych i dłuższych targach dochodzi jeszcze logistyka wyżywienia samych wystawców, którzy stoją przy stoiskach od rana do wieczora i rzadko mają czas na przerwę – więcej o tym przeczytasz w naszym artykule o cateringu na targi i stoiska targowe. W cyklu wydarzeń ta sama logika wraca z roku na rok: stali wystawcy już wiedzą, o której godzinie catering pojawia się przy ich stoisku, i mogą na to liczyć.
Powracający prelegenci budują tożsamość cyklu konferencji nawet wtedy, gdy pojedyncze prelekcje się zmieniają – stali uczestnicy wracają częściowo dla tematu, częściowo dla konkretnych osób na scenie. Zacznij pozyskiwać mówców i sponsorów na kolejną edycję z dużym wyprzedzeniem, żeby lista była zamknięta na długo przed ostatnimi ustaleniami logistycznymi.
Przerwę na kawę warto planować tak, żeby nie wypadała w trakcie wystąpienia najbardziej oczekiwanego mówcy – to szczegół, który łatwo przeoczyć przy układaniu harmonogramu, a który decyduje, czy sala przy kawie jest pełna, czy pusta. Wieczorne party, które powtarza się z edycji na edycję, staje się dla stałych uczestników równie rozpoznawalnym elementem, jak sama agenda.
Konferencje i targi nie zawsze wyglądają tak samo z roku na rok także pod innym względem. Część cyklicznych eventów firmowych zmienia formułę między edycjami – to szczególnie częste w branży IT, gdzie to samo wydarzenie bywa raz stacjonarne, raz transmitowane online, raz łączy oba warianty. Jeśli Twoja firma łączy wydarzenia online z edycjami stacjonarnymi w ramach tego samego cyklu, dopasuj to do tematu i grupy docelowej danej edycji.
Jednorazowe okazje, jak jubileusze czy pożegnania pracowników, choć nie wracają co roku, wymagają tej samej dbałości o szczegóły. Piszemy o nich szerzej w osobnym artykule o przyjęciach okolicznościowych.
W NUTRI Catering & Events pracujemy przy cyklicznych wydarzeniach firmowych w Warszawie, Wrocławiu i okolicach – od dorocznych pikników, przez cykle spotkań biznesowych, po wigilie firmowe powtarzane sezon po sezonie. Skontaktuj się z nami – ustalimy, co warto zaplanować raz na cały cykl wydarzeń, a co dopasujemy przy każdej kolejnej edycji.
