Drugi dzień targów, pora obiadu. Kolejka do punktu gastronomicznego sięga połowy alejki, przy punkcie informacyjnym dwóch wystawców pyta, gdzie ich ludzie mogą w ogóle zjeść, a hala wyraźnie rzednie – część odwiedzających wyszła poszukać czegoś na mieście. Ci, którzy wyszli, najczęściej nie wracają już na popołudniową turę.
Dla organizatora targów gastronomia bywa ostatnią pozycją na liście, tuż obok ochrony i sprzątania. A to ona w dużej mierze decyduje, jak długo ludzie zostają na terenie i z jakim wrażeniem o marce wydarzenia wychodzą. Sprawdź, jak zaplanować catering na wielodniowych targach, żeby wystawcy, odwiedzający i goście VIP mieli gdzie zjeść, a hala nie pustoszała w porze lunchu.
Na targach jedzenie rzadko jest powodem, dla którego ktoś przyjeżdża – ale potrafi sprawić, że wychodzi wcześniej. Tymczasem wystawca płaci w gruncie rzeczy za jedno – za to, że przy jego stoisku zatrzymują się ludzie. Każda godzina, którą odwiedzający spędza poza terenem, oznacza godzinę bez rozmów przy ekspozycji.
Gdy jedzenie jest drogie, słabe albo dostępne tylko w jednym zatłoczonym punkcie, odwiedzający wychodzą zjeść na miasto, po drodze trafiają na inne sprawy i część z nich nie wraca na popołudniową turę. Słabej gastronomii nie widać od razu – jej koszt pojawia się dopiero po obiedzie, gdy alejki pustoszeją. To wystawcy odczuwają jako słabszą frekwencję i zgłaszają organizatorowi.
Dlatego gastronomia na wielodniowych targach pracuje na kilku frontach naraz, a każdy front rządzi się inną logiką.
Te grupy rzadko jedzą w tym samym miejscu i w tym samym tempie, dlatego o gastronomii dobrze pomyśleć już na etapie planu hali, a nie dokleić ją na końcu.
| Na targach przerwy nie rozkładają się równomiernie – najwięcej osób szuka jedzenia w tym samym, krótkim oknie obiadowym, zwykle tuż po porannym bloku programu. Liczy się więc przepustowość w godzinie szczytu, a nie średni ruch rozłożony na cały dzień. Punkt, który o poranku obsługuje gości spokojnie, w samo południe potrafi zamienić się w kolejkę, przez którą część odwiedzających rezygnuje i wychodzi poza teren. |
Wystawcy spędzają na targach najwięcej czasu ze wszystkich – od porannego montażu, przez każdy dzień otwarcia, aż po wieczorny demontaż. Ich stoisko musi być obsadzone bez przerwy, bo nigdy nie wiadomo, kiedy podejdzie ktoś ważny, a kilkuosobowa ekipa nie może zniknąć w tym samym momencie na obiad. Kłopot w tym, że największy ruch odwiedzających i pora lunchu często nakładają się na siebie – zejście ze stoiska akurat w tym oknie oznacza, że najlepsze rozmowy omijają wystawcę – a właśnie dla nich opłacił udział w targach.
Organizator, który ułatwia wystawcom jedzenie bez schodzenia ze stoiska, rozwiązuje jeden z ich powtarzających się kłopotów – i zdejmuje z punktu informacyjnego część pytań o to, gdzie w ogóle można zjeść.
Najprościej działa catering dowożony prosto na stoisko – zamówiony wcześniej posiłek, który trafia pod ekspozycję o ustalonej porze. Dzięki temu ekipa może jeść na zmiany i zawsze ktoś jest dostępny dla odwiedzających.
Po stronie organizatora warto spiąć to w jeden mechanizm – wspólny system zamówień i jednego partnera cateringowego na cały obiekt.
| Jedzenie przy stoisku powinno być dyskretne – bez intensywnych zapachów, które niosą się po całej hali, i bez sosów, których nie da się zjeść nad rozłożonym katalogiem. Stoisko jest miejscem pracy, nie jadalnią – dlatego na ekspozycję lepiej trafiają zamknięte, poręczne porcje do zjedzenia w kilka minut między rozmowami niż pełny obiad na talerzu. |
Poza dostarczeniem posiłku na stoisko ten sam dostawca zapewnia też lunche w wydzielonej strefie dla wystawców i przerwy na kawę z aromatyczną kawą z lokalnej palarni, dostępne przez cały dzień.
Wystawca spędza cały dzień na nogach – często przez kilka dni z rzędu. Po kilku godzinach liczy się już sama możliwość, żeby na chwilę usiąść poza zasięgiem gości – w osobnej strefie dla ekip. Kuchnia dobiera menu tak, żeby po przerwie dało się od razu wrócić do pracy. Dlatego zamiast ciężkiego obiadu ekipa dostaje lekki, sycący zestaw – pieczoną pierś z kurczaka z kaszą, warzywa i pieczywo z pastami. Woda i napoje są zawsze w zasięgu ręki, bo w nagrzanej hali, przy nieustannych rozmowach, łatwo zapomnieć o piciu.
Krótkie przerwy na kawę rozłożone między godzinami szczytu dodają zespołowi jeszcze jedną chwilę oddechu. Ostatniego dnia targów, gdy poziom zmęczenia jest już wysoki, takie drobiazgi decydują, czy wystawca jeszcze sprzedaje, czy już tylko stoi przy ekspozycji.
Odwiedzający na targach są w ciągłym ruchu – mają swój plan zwiedzania. Raczej nie usiądą na godzinny obiad – potrzeba im czegoś, co zjedzą w kilka minut, w przerwie między jednym stoiskiem a drugim. Jeśli na terenie nie znajdą nic szybkiego, wychodzą poza halę, a każde takie wyjście skraca czas, który zostaje im na stoiska.
Komfort odwiedzających i opinia o całych targach idą tu w parze – jedno i drugie zależy od tego, czy na miejscu da się znaleźć coś do jedzenia i picia.
Zamiast jednego dużego punktu z długą kolejką lepiej działa kilka mniejszych, rozłożonych wzdłuż trasy zwiedzania – na przykład wyspa z kanapkami, bar kawowy przy wejściu czy stanowisko z ciepłą przekąską w centralnej części hali. Krótszy dystans i krótsza kolejka oznaczają, że odwiedzający zostaje na terenie, zamiast wychodzić w poszukiwaniu jedzenia. Przy dużym ruchu liczy się też tempo serwisu – proste menu, sprawna obsługa i płatność bez zatorów.
Warto zadbać o jedzenie, które gość może trzymać w jednej ręce, a więc finger food bez talerza i sztućców – mini tartinki, wrap-rollsy, koreczki czy sezonowe owoce na szpadkach – podawany w wygodnych pojemnikach na wynos. Do tego napoje dopasowane do pory dnia – rano kawa i herbata, po południu orzeźwiające lemoniady i woda z cytryną, gdy w hali robi się gorąco.
Jeśli dbasz o ekologię, opakowania mogą być biodegradowalne lub zwrotne, bez góry plastiku na koniec dnia.
Nie każdy odwiedzający na targach je przy barze na wynos. Goście honorowi, najważniejsi klienci, prelegenci i uczestnicy wieczornej gali potrzebują miejsca z dala od hałasu hali, obsługi kelnerskiej i menu przygotowanego z większą starannością. Dla tej części gości możesz zorganizować osobne strefy, catering konferencyjny i wieczorną oprawę.
| W strefie VIP i na sali konferencyjnej każdy błąd widać od razu – inaczej niż przy punktach na hali, gdzie drobny poślizg ginie w tłumie. Spóźniona kawa przed sesją albo stolik krótszy o dwa nakrycia rzuca się w oczy natychmiast. Dlatego catering tej części warto domknąć na ostatecznym programie i potwierdzonej liście gości. |
W gwarze hali strefa VIP daje to, czego brakuje na trasie zwiedzania – miejsce, gdzie klient może usiąść, napić się kawy i porozmawiać bez pośpiechu. Przy kilku zasiadanych, elegancko nakrytych stolikach pracuje obsługa kelnerska, na stole stoi kawa i smaczny, estetycznie podany poczęstunek, a ciepłe dania kuchnia przygotowuje na życzenie, także z klasyków kuchni polskiej. Tu wystawca może spokojnie usiąść z kontrahentem, z którym rozmawiał przez dłuższy czas na hali.
Targom często towarzyszy program merytoryczny – konferencja, panele i prezentacje produktów. Catering konferencyjny dopasowuje się wtedy do godzin programu – kawa stoi gotowa na poranną rejestrację, przekąski pojawiają się w krótkich przerwach między sesjami, a lunch wypada w czasie przerwy obiadowej. Na te sesje lepiej podać dania lekkostrawne, bo po ciężkim obiedzie część sali przysypia po południu.
Wieczorem dzień targowy często domyka bankiet albo gala branżowa dla wystawców, partnerów i zaproszonych gości. Właśnie wtedy pojawia się pełna obsługa kelnerska i menu serwowane do stołu, które zapewnia czas i warunki na swobodne rozmowy – kilka dań wnoszonych po kolei, od przystawki, przez ciepłe danie główne jak polędwica wołowa albo dorsz w maśle szałwiowym, po deser.
Nakarmienie kilku grup naraz, w wielu punktach i przez kilka dni z rzędu, zaczyna się na zapleczu, zanim gość sięgnie po pierwszą kanapkę. Hale targowe zazwyczaj nie mają własnej kuchni, więc każda porcja musi powstać wcześniej, poza terenem, i dojechać na czas.
Do tego dochodzi regulamin obiektu, który narzuca, którędy i o której wjeżdżają dostawy oraz kto może rozstawić sprzęt.
| Na targach o cateringu decyduje czasem bardziej regulamin techniczny obiektu niż samo menu – godziny wjazdu dostaw, karta wjazdowa, brak zaplecza kuchennego na hali. Te zasady warto przekazać dostawcy odpowiednio wcześnie, żeby zdążył zgłosić pojazdy do wjazdu i zorganizować chłodzenie jedzenia na miejscu. Firma dopisana do projektu na ostatnią chwilę może po prostu nie wjechać na teren w porę. |
Kiedy setki porcji stoją przez kilka godzin w ciepłej hali, bezpieczeństwo jedzenia przestaje być formalnością. U doświadczonego dostawcy ta część działa jednak w tle, bez angażowania organizatora. Przekąski z nabiałem, rybą czy mięsem można podawać tylko przez określony czas; później po prostu nie nadają się do jedzenia.
Dlatego dobra firma cateringowa pilnuje całego łańcucha chłodniczego – jedzenie powstaje w certyfikowanej kuchni, jedzie i czeka w odpowiedniej temperaturze, a na bufecie świeże porcje zastępują poprzednie, zamiast dokładania do tego, co leży od rana. Dostawca pracujący według procedur HACCP robi to rutynowo.
Gastronomię targów można złożyć z kilku osobnych dostawców – wtedy jeden odpowiada za kawę, drugi za food trucki, trzeci za strefę VIP. Każdy z nich to jednak osobna umowa, osobny wjazd i osobny poziom obsługi, który łatwo się rozjeżdża między punktami.
Jeden partner na całość to dla Ciebie mniej pracy organizacyjnej – jeden kontakt, spójne menu i krótsza lista rzeczy, które mogą zawieść w dniu otwarcia. W NUTRI Catering & Events bierzemy tę całość na siebie nawet przy dużych imprezach targowych – świeże jedzenie dowozimy z własnych kuchni, blisko miejsca targów, a profesjonalną obsługę kelnerską i logistykę prowadzimy z jednego miejsca.
Spójny catering na targach zaczyna się od jednego dobrze dobranego partnera. NUTRI Catering & Events obsługuje wydarzenia targowe i wystawiennicze we Wrocławiu, Warszawie i Katowicach. Zajmiemy się całą gastronomią Twoich targów – punktami dla odwiedzających, cateringiem na stoiska, strefą VIP, konferencją towarzyszącą i wieczorną galą. Obsługujemy też bankiety, wydarzenia firmowe i przyjęcia okolicznościowe. Skontaktuj się z nami – dopasujemy zakres obsługi i menu do charakteru Twojego wydarzenia oraz potrzeb wystawców.
