Większość firmowych imprez, od konferencji po wyjazdy integracyjne i spotkania świąteczne, firma organizuje dla samych pracowników, więc program i logistyka kręcą się wokół dorosłych. Piknik rodzinny tylko z pozoru jest ich większą wersją. W chwili, gdy na polanę przyjeżdżają partnerzy, dzieci i dziadkowie, pod opieką organizatora znajduje się kilka pokoleń naraz, a każde z nich potrzebuje czego innego. Tę różnicę łatwo zgubić, planując piknik odruchowo jak jednorodną imprezę.
Najwięcej uwagi wymagają tu najmłodsi goście. Maluch nudzi się po dziesięciu minutach, przez kilka godzin potrzebuje opieki i to od jego humoru zależy, czy rodzice zostaną do wieczora, czy spakują manatki już po dwóch godzinach. Dlatego wszystko zaczyna się od jednej decyzji – co przygotować dla dzieci. Gdy ta część jest przemyślana, łatwiej dobrać do niej resztę – miejsce, jedzenie i rytm dnia. A przy dużym pikniku nad całością może czuwać firma, która prowadzi takie wydarzenia na co dzień.
Sprawdź, jak oszacować frekwencję rodzinnego pikniku firmowego, jak rozplanować miejsce dla dzieci i dorosłych, o czym pamiętać, gdy gości jest kilkuset, oraz kiedy taki piknik lepiej oddać do zorganizowania agencji eventowej.
Wyjazd integracyjny i konferencja zbierają ludzi w jednej roli – jako zespół, jako działy, które mają się zgrać poza biurkiem. Piknik rodzinny gromadzi tych samych ludzi w roli zupełnie innej. Pracownik nie przychodzi tu reprezentować działu, tylko jako tata trzymający za rękę pięciolatkę, jako partner, jako syn, który przywiózł własnego ojca. Firma nie tyle integruje zespół, ile pokazuje, że widzi w pracowniku całego człowieka, a nie numer w systemie kadrowym – i właśnie dlatego coraz więcej firm wpisuje firmowy piknik z rodzinami w stały kalendarz roku.
Dobrze poprowadzony piknik firmowy potrafi zbudować więzi w zespole i kulturę organizacyjną mocniej niż niejeden wyjazd integracyjny, choć działa zupełnie inaczej. Pracownik, którego córka wróciła z dmuchanego zamku z pomalowaną buzią i przez całą sobotę opowiadała o pikniku w pracy taty, zapamiętuje, że pracodawca pomyślał o całej jego rodzinie. Taki sygnał zostaje w pamięci dłużej niż konkurs w parku linowym.
Z perspektywy pracodawcy taki dzień to okazja do zwiększenia zaangażowania pracowników, której nie zastąpi ani premia, ani prezentacja o wartościach firmy. Wspólne wspomnienie – dzieci bawiące się razem na trawie, dorośli rozmawiający przy grillu bez presji terminów – zostaje na długo i wzmacnia więzi między pracownikami w sposób naturalny, bez wymuszonych ćwiczeń integracyjnych.
To, czy piknik rodzinny będzie dobrym pomysłem na imprezę firmową, zależy w dużej mierze od tego, kto tworzy zespół. W młodej, w większości bezdzietnej załodze lepiej sprawdzi się wieczorny event. Tam, gdzie wielu pracowników ma małe dzieci, piknik firmowy to doskonała okazja, żeby pokazać rodzinom miejsce, w którym bliska osoba spędza większość dnia, i dać wszystkim odetchnąć od codziennych obowiązków. Przy okazji ludzie z różnych działów lepiej się poznają w luźnej atmosferze i budują relacje między pracownikami, które procentują potem przy biurkach.
Zanim cokolwiek zarezerwujesz, ustal jedną rzecz: czy piknik ma przede wszystkim integrować zespół, czy budować relacje z rodzinami. Od tej odpowiedzi zależy program, podział terenu i budżet. Inny piknik wychodzi z założenia „zgrać działy”, inny z założenia „żeby dzieci i dorośli dobrze się bawili obok siebie".
Przy zespole liczącym kilkudziesięciu osób piknik firmowy pozostaje imprezą kameralną i spokojnie może być zorganizowany własnymi siłami firmy. Gdy jednak w grę wchodzi kilkuset pracowników z rodzinami, rośnie liczba potrzebnego miejsc, a razem z nią lista spraw, które trzeba dopiąć wokół terenu i bezpieczeństwa.
Najwięcej z nich wiąże się z samym terenem. Korzystanie z polany, parku czy ośrodka zwykle wymaga zgody właściciela lub gminy, a do tego ustaleń dotyczących poboru prądu, wody i wywozu odpadów – w plenerze, z dala od gotowego zaplecza, więcej trzeba dowieźć i przygotować samemu. Dochodzi do tego zapewnienie bezpieczeństwa gościom – przy kilkuset osobach, w tym małych dzieciach, przydaje się punkt pierwszej pomocy, a czasem ochrona pilnująca wjazdu i parkingu.
Za bezpieczeństwo uczestników i porządek na terenie odpowiada organizator, czyli firma. W razie wypadku czy zatrucia pokarmowego to do niej trafiają roszczenia, dlatego przy większym pikniku dobrą praktyką jest dobrowolne ubezpieczenie OC organizatora. To niewielki koszt, a zdejmuje spory ciężar z głowy.
| Zanim zarezerwujesz teren na duży piknik, dopytaj o kilka rzeczy: czy potrzebna jest zgoda na korzystanie z miejsca, jak wygląda zaplecze sanitarne i prąd, kto zapewnia pierwszą pomoc i czy teren jest ubezpieczony. Na te pytania dobry organizator i firma cateringowa znają odpowiedź od ręki – i często biorą takie sprawy na siebie. |
Termin wygląda na drobny szczegół, a uruchamia cały łańcuch decyzji. Wolnych, dużych terenów latem jest niewiele, więc to data przesądza, z czego w ogóle można wybierać – a wybrany teren musi pomieścić wszystkich gości i dać im cień, wodę i prąd. Dlatego planowanie pikniku firmowego zaczyna się od kalendarza i liczby gości, a pomysły na atrakcje dochodzą na końcu.
Sezon na firmowe pikniki w Polsce jest krótki – trwa od końca maja do połowy września. Najszybciej rozchodzą się soboty w czerwcu i we wrześniu, kiedy firmy organizują najwięcej wydarzeń pod gołym niebem.
Kto dzwoni po dobrą polanę na czerwcową sobotę dopiero w maju, zwykle słyszy, że wolny termin jest dopiero jesienią – najlepsze tereny, namioty i ekipy cateringowe rezerwuje się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Lipiec i sierpień są spokojniejsze, ale wtedy część rodzin wyjeżdża na urlopy i na piknik może dotrzeć mniej osób.
Liczy się też dzień tygodnia. Rodziny najłatwiej zebrać w sobotę – weekend i tak spędzają razem, a dmuchańce, animacje i wspólny grill pasują do wolnego dnia bardziej niż do popołudnia wciśniętego między obowiązki. Piknik tylko dla pracowników częściej wypada w środku tygodnia, w godzinach pracy, żeby nikt nie poświęcał firmie wolnej soboty.
Im więcej rodzin ma dotrzeć, tym wcześniej warto zarezerwować teren i obsługę – przy dużym pikniku trzy-, czteromiesięczne wyprzedzenie to nie nadgorliwość, tylko spokojna głowa.
Najtrudniej przewidzieć samą liczbę gości, bo lista kadr, choć potrzebna, sama nie wystarcza. Przy evencie dla zespołu sprawa jest prosta – dział poda dokładną liczbę pracowników w jednym mailu i to już pełna lista gości. Przy rodzinach ta lista jest dopiero punktem wyjścia – jeden przyjdzie sam, drugi z żoną i dzieckiem, a trzeci z żoną, teściową i trójką dzieci. Ilu gości naprawdę dojedzie, pokazują dopiero deklaracje, nie sama liczba etatów.
Dlatego zamiast mnożyć pracowników przez dwa, lepiej zapytać wprost – ilu dorosłych i ile dzieci przyprowadzi każda osoba i w jakim wieku są te dzieci. Wiek nie jest tu drobiazgiem – dwadzieścioro niemowląt i dwadzieścioro nastolatków to dwa zupełnie inne zamówienia i dwie różne strefy zabaw. A jeśli firma robiła już piknik wcześniej, najwięcej powie nie sama deklaracja, tylko to, ilu zaproszonych faktycznie wtedy dotarło.
Z taką liczbą, terenem i datą można w końcu usiąść do budżetu.
Deklaracje to jedno, a realia sobotniego poranka to drugie. Na piknikach rodzinnych dzieją się naraz dwie przeciwne rzeczy – część zapisanych rodzin nie dojedzie z różnych przyczyn, a część pojawi się z niezapowiedzianym dziadkiem czy sąsiadem z klatki.
Dlatego do liczby z deklaracji dokłada się zapas, zwykle kilkanaście procent w górę – na jedzenie i na krzesła. Lepiej, żeby na koniec zostało trochę szaszłyków, niż żeby zabrakło miejsca dla babci.
Z terenem, datą i liczbą gości budżet przestaje być zgadywanką. Cena od osoby bywa różna – przy skromniejszej formule z grillem, sałatkami i lemoniadą zaczyna się od stu kilkudziesięciu złotych, a przy rozbudowanym menu, scenie i programie atrakcji idzie w kilkaset. Przy rodzinach dochodzi do tego osobna pula na dzieci – animatorów, dmuchańce i drobne zabawy, które utrzymają uwagę najmłodszych przez całe popołudnie.
Cena za talerz to przy tym dopiero pierwsza liczba na kosztorysie. Pełny budżet pikniku rodzinnego składa się z kilku osobnych bloków:
Część tych kosztów jest stała – agregat, scena i namiot kosztują tyle samo, czy na piknik przyjdzie osiemdziesiąt osób, czy trzysta. Dlatego przy małej grupie cena od osoby potrafi zaboleć, ale przy kilkuset gościach te same wydatki rozkładają się znacznie łagodniej. Na koniec do całości warto dorzucić rezerwę, mniej więcej dziesięć, piętnaście procent, na to, czego nie da się z góry przewidzieć.
| Przy porównywaniu ofert organizacji eventów nie patrz tylko na cenę od osoby. Pod tą samą kwotą jedna firma ma już wliczony teren, namioty i sprzątanie, a druga doliczy to osobno na końcu. Dlatego poproś o rozpisany kosztorys i sprawdź wprost, co kryje stawka za talerz, a co dochodzi obok – dopiero takie zestawienie da się uczciwie porównać i nie zaskoczy fakturą po pikniku. |
Teren, który świetnie wygląda na zdjęciach, przy rodzinach potrafi zawieść już w pierwszej godzinie. Gdy parking jest daleko, dojście na polanę zamienia się w mozolny marsz z koszami, kocami i wózkiem, a starszych gości czeka wędrówka z przystankami co kilka kroków. Przy nieogrodzonym stawie albo ruchliwej drodze wystarczy chwila nieuwagi, żeby zrobiło się groźnie. A jedna toaleta na drugim końcu łąki staje się kłopotem dokładnie wtedy, gdy trzeba zdążyć do niej z dwulatkiem.
Żadnego z tych kłopotów nie widać, dopóki teren ogląda się z perspektywy osoby dorosłej. Ładny widok i równy trawnik to za mało, żeby miejsce sprawdziło się przy rodzinach. Wybór odpowiedniego miejsca na piknik firmowy zaczyna się od pytania, które na evencie dla samych pracowników w ogóle nie pada – czy będzie tu bezpiecznie i wygodnie dla dwulatka, kobiety w ciąży i osoby po siedemdziesiątce.
Warto sprawdzić kilka rzeczy:
| Przejdź teren tak, jak przejdzie go rodzic z wózkiem: od parkingu, przez strefę jedzenia, do toalety i kącika dzieci. Jeśli na tej trasie trafią się schody, błoto albo dwieście metrów w słońcu bez cienia, to jeszcze nie miejsce na piknik rodzinny – trzeba je doposażyć albo szukać dalej. |
Najwięcej energii u najmłodszych przypada na pierwsze godziny pikniku, a wczesnym popołudniem jej ubywa – stąd wcześniejsze wyjścia rodzin z małymi dziećmi i dłuższa obecność nastolatków oraz pracowników bez dzieci, czasem aż do wieczora. Dlatego program musi nadążać za tym, kto jest akurat na pikniku, zamiast wyglądać tak samo od rana do wieczora.
Najlepiej działa układ, w którym najważniejsze dla dzieci punkty wypadają przed południem i wczesnym popołudniem, póki energii nie brakuje. Na popołudnie warto zaplanować coś spokojniejszego – wspólny posiłek albo pokaz – żeby wcześniej wychodzące rodziny nie miały poczucia, że ominęło je sedno imprezy. Wieczór z muzyką i grillem zostaje dla najbardziej wytrwałych.
Atrakcje na pikniki firmowe sprawdzają się najlepiej, gdy część z nich łączy pokolenia, a część jest skrojona pod konkretny wiek. Rodzinne konkursy w drużynach złożonych z dziecka i rodzica budują inną więź niż rywalizacja tylko między działami. Do tego potrzebne są atrakcje dopasowane do wieku – animacje dla najmłodszych, gry albo sport dla nastolatków – żeby każda grupa miała na pikniku swoje zajęcie.
| Rozpiskę godzin – kiedy animacje, kiedy wspólny pokaz, kiedy grill – podaj rodzicom jeszcze przed piknikiem, a nie dopiero na miejscu. Z gotowym planem łatwiej dopasować drzemkę i posiłek malucha do najważniejszych punktów, co przekłada się na dłuższą obecność rodzin, a nie wyjścia tuż przed tym, co najlepsze. |
Dobre pomysły na piknik firmowy dla całej rodziny mieszają to, co wspólne, z tym, co osobne. Jedne atrakcje zbierają wszystkich razem, inne dają każdemu pokoleniu własną rozrywkę.
Strefa dla dzieci bywa traktowana jak jeden dmuchany zamek dla wszystkich, a to najprostsza droga do tego, żeby dwulatek się przestraszył, a dziesięciolatek znudził. Atrakcje dla dzieci trzeba dobrać do wieku, bo zabawa trzylatka, ośmiolatka i nastolatka wygląda zupełnie inaczej.
Najmłodszym wystarczy bezpieczny, miękki kącik z klockami i opieką pod ręką. Dzieci w wieku szkolnym wciągną aktywne zabawy – tor przeszkód, malowanie twarzy czy gry zespołowe. Nastolatkom spodoba się bardziej kąt z grami, muzyką albo sportem. Podział na różne grupy wiekowe sprawia, że żadna z nich nie czuje się ani zlekceważona, ani wpychana w zabawę nie dla siebie.
Sama atrakcja to jednak za mało – liczy się opieka i bezpieczne ustawienie sprzętu. Animatorzy prowadzący strefę powinni mieć doświadczenie z grupami i ubezpieczenie OC, a ich liczbę dobiera się do liczby i wieku dzieci. Sam dmuchaniec też ma swoje wymogi – potrzebny jest odpowiedni atest, solidne zakotwiczenie na wypadek wiatru, miękkie podłoże dookoła i stały nadzór przez cały czas, gdy w środku są młodsi uczestnicy.
Strefa działa najlepiej, gdy jest ogrodzona, zacieniona i ma jedno wyraźne wejście, przez które łatwo dostrzec, kto jest w środku. Powinna przy tym stać z dala od tego, co dla małego dziecka najbardziej groźne – parkingu i dróg dojazdowych, grilla i otwartego ognia, stawu czy basenu. Pod ręką warto mieć też apteczkę i kogoś przeszkolonego w udzielaniu pierwszej pomocy.
Przy kilkuset uczestnikach imprezy zapewnienie bezpieczeństwa najmłodszym sprowadza się do kilku prostych rozwiązań. Opaski na rękę z numerem telefonu rodzica, wyznaczony punkt zborny i ustalona procedura na wypadek zgubienia dziecka działają lepiej niż najlepsze chęci. Dobrze, żeby każdy animator wiedział, do kogo prowadzić zagubionego malucha i jak przekazać komunikat rodzicom.
W obrębie strefy przyda się też stacja z jedzeniem dla dzieci – z porcjami na małe ręce i czytelnym oznaczeniem alergenów. Przy najmłodszych pomyłka w składzie potrafi być groźna, więc orzechy czy gluten muszą być wyraźnie opisane, a najlepiej trzymane osobno.
| Zanim impreza ruszy, ustal z obsługą strefy jeden scenariusz – co dzieje się w pierwszych minutach, gdy zgubi się dziecko. Kto zostaje przy rodzicu, kto pilnuje wyjścia, kto ogłasza to przez mikrofon i gdzie jest punkt zborny. |
Przy zasiadanym evencie menu układa się pod jedno pokolenie. Na pikniku rodzinnym musi ono trafić i do czterolatka, który zje tylko to, co zna, i do jego babci przywiązanej do klasycznej kuchni. Do tego dochodzi rodzic z dzieckiem na ręku, któremu czasem wygodniej jeść na stojąco.
Dlatego na piknik rodzinny sprawdza się jedzenie, które łatwo wziąć i zjeść bez talerza i sztućców – mini wrapy z różnymi nadzieniami, szaszłyki z grillowanych warzyw i mięs, tartinki i sezonowe owoce. Stacja grillowa zapewnia ciepłe danie dla dorosłych, a obok niej znajduje się strefa serwująca potrawy dla dzieci – coś znajomego, bez ostrych przypraw, w porcjach na małe ręce. Lekkie przekąski i owoce dobrze rozstawić w kilku punktach, żeby rodzic z wózkiem nie musiał stać w długiej kolejce.
Przy dzieciach oznaczenie alergenów przestaje być formalnością. Małe karteczki przy każdej potrawie, z nazwą i składem, pozwalają rodzicowi od razu sprawdzić, czy w sosie albo deserze nie kryją się orzechy. Diety roślinne i bezglutenowe też nie powinny kończyć się na sałatce – dobrze, gdy na talerzu wegetarianina albo gościa bezglutenowego ląduje pełny zestaw: grillowane warzywa, falafel, hummus i sałatka na ciepło. Im wcześniej znana jest lista alergii i diet, tym mniej improwizacji na miejscu.
| Gdy pytasz firmę cateringową o wycenę, nie podawaj samej liczby gości. Rozpisz ją na dorosłych i dzieci, dołóż listę alergii i diet. Oferta pod „pięćdziesiąt osób” wygląda inaczej niż ta pod „trzydzieścioro dorosłych, dwadzieścioro dzieci, dwie alergie na orzechy, trzy diety wegetariańskie”. Ten drugi opis daje wycenę bez niespodzianek dla Ciebie i menu, które nakarmi wszystkich gości. |
Im większy piknik rodzinny, tym więcej spraw do dopięcia – od terenu i pozwoleń po strefę dzieci i koordynację całego dnia. Przy takiej skali wraca pytanie – ile zrobić samemu, a co oddać agencji.
Najuczciwiej odpowiada na nie rachunek. Z pozoru samodzielna organizacja wychodzi taniej, bo odpada marża wykonawcy. Tę pozorną oszczędność wyrównują koszty, które łatwo pominąć: godziny Twojego zespołu odciągniętego od własnej pracy, sprzęt wynajmowany na sztuki zamiast z jednego magazynu, dowóz w kilku kursach, poprawki, gdy w dniu imprezy coś nie zagra. Przy trzydziestu osobach te sumy są drobne i piknik spina się w kilka popołudni. Przy kilkuset gościach z rodzinami rosną tak, że cena profesjonalnej obsługi potrafi wyjść zbliżona do tego, co sam poskładasz z osobnych usług – tyle że bez Twoich nadgodzin i bez ryzyka.
| Zanim zdecydujesz, ile wziąć na siebie, policz godziny. Wypisz wszystko, co trzeba dopiąć: teren, pozwolenia, catering, animacje, sprzęt, plan B, obsługę dnia. Jeśli ta lista to drugi etat dla Ciebie i Twojego zespołu na dwa miesiące, to sygnał, że część zadań warto oddać firmie, która robi to na co dzień. |
Organizacja pikniku firmowego od początku do końca dla kilkuset osób z rodzinami to dla nas codzienność. W NUTRI Catering & Events prowadzimy pikniki rodzinne w plenerze w Warszawie, Wrocławiu i okolicach – od mniejszych spotkań po duże wydarzenia firmowe.
Bierzemy na siebie catering z grilla oraz pełne menu roślinne i bezglutenowe, strefę dla dzieci z animacjami, własny sprzęt plenerowy z namiotami i zaplecze na wypadek pogody. Zajmujemy się jedzeniem, logistyką i koordynacją dnia, żebyś mógł zrelaksować się na własnej imprezie, zamiast dopinać szczegóły i gasić drobne pożary.
Zorganizuj piknik firmowy bez stresu z jednym partnerem, który prowadzi całość – od cateringu po sprzątanie po imprezie. Zamiast spinać kilku podwykonawców, wystarczy jeden koordynator, który prowadzi projekt od pierwszej rozmowy po uprzątnięty teren.
Przed Tobą piknik rodzinny dla pracowników i ich rodzin? Skontaktuj się z nami – dopasujemy format, menu i atrakcje do wielkości firmy i wieku gości.
