Piknik firmowy z zewnątrz wygląda prosto – trawa, grill, muzyka. Od środka to jednak dziesiątki decyzji, które trzeba podjąć we właściwej kolejności, aby dzień wydarzenia przebiegł bez stresu. Jeśli organizujesz piknik po raz pierwszy (albo po raz kolejny, ale tym razem chcesz oddać to w ręce profesjonalistów), naturalnie pojawia się pytanie – jak właściwie wygląda taka współpraca z firmą cateringową? Co jest po Twojej stronie, co po stronie cateringu i czego możesz oczekiwać na poszczególnych etapach?
Sprawdź, jak wygląda cały proces – od pierwszego kontaktu po sprzątanie terenu.
Współpraca z cateringiem nie zaczyna się od karty dań. Pierwsza rozmowa to przede wszystkim pytania o samo wydarzenie – i dopiero na tej podstawie powstaje propozycja menu.
Na początku liczy się kilka podstawowych rzeczy – termin, przybliżona liczba uczestników, charakter wydarzenia i to, co chcesz dzięki niemu osiągnąć. Piknik integracyjny dla 40 osób z jednego działu i organizacja pikników rodzinnych na 300 osób z dziećmi, dmuchańcami i animatorami to dwa zupełnie różne wydarzenia. Podobnie jak eventy dla firm, na których goszczą klienci i partnerzy biznesowi – tam serwis, menu i aranżacja przestrzeni wyglądają jeszcze inaczej.
Warto już na tym etapie określić cel wydarzenia – czy piknik ma wzmocnić integrację zespołu po trudnym okresie, uczcić zakończenie projektu, czy po prostu dać ludziom okazję do zbudowania relacji w nieformalnej atmosferze. Ta informacja pozwala agencji eventowej dopasować nie tylko menu, ale też format obsługi, układ przestrzeni i tempo serwisu. Dobra firma cateringowa potrafi dostosowywać swoją ofertę do potrzeb klienta – i właśnie od tego briefu zależy, czy dostaniesz propozycję szytą na miarę, czy gotowy pakiet.
Nie bój się też rozmowy o budżecie. Nawet orientacyjna kwota pomaga cateringowi od razu zaproponować rozwiązania, które realnie się zmieszczą w ramach finansowych, zamiast tracić czas obu stron na wielokrotne dopasowywanie wycen.
|
Co przygotować przed pierwszą rozmową z cateringiem – checklista ☐ Przybliżony termin wydarzenia ☐ Liczbę uczestników (z podziałem na dorosłych i dzieci, jeśli to piknik rodzinny) ☐ Cel pikniku – integracja, świętowanie, spotkanie z klientami ☐ Informację o lokalizacji – adres i zdjęcia, jeśli jest już zarezerwowana, albo sygnał, że potrzebne wsparcie w szukaniu ☐ Znane wymagania dietetyczne uczestników ☐ Orientacyjny budżet, choćby w widełkach |
Szukasz agencji eventowej, która zajmie się Twoim wydarzeniem od A do Z? Dowiedz się, jak znaleźć tą najlepszą.
Dobra firma cateringowa nie będzie planować logistyki wyłącznie na podstawie zdjęć czy opisu lokalizacji. Profesjonalny catering na pikniki wymaga wizji lokalnej, bo pozwala ona zobaczyć rzeczy, które na ekranie po prostu nie istnieją – realne możliwości podłączenia prądu i wody, dojazd dla samochodów z wyposażeniem, nawierzchnię czy naturalne zacienienie.
Przede wszystkim jednak wizja lokalna służy zaplanowaniu układu przestrzeni pod kątem przepływu uczestników pikniku. Chodzi o to, żeby grille i stanowiska kulinarne stały z dala od miejsc, gdzie siedzą goście, strefa z napojami nie generowała kolejek, a całość dawała ludziom swobodę poruszania się między jedzeniem, atrakcjami i miejscami do odpoczynku.
Osobnym, ale nieodłącznym tematem przy każdej imprezie plenerowej jest pogoda. Organizacja imprez plenerowych bez planu B to ryzyko, którego nie warto podejmować, bo nawet w środku lipca pogoda potrafi zaskoczyć.
Doświadczony catering zaproponuje rozwiązania awaryjne jeszcze na etapie planowania – namioty z osłonami bocznymi, przenośne zadaszenia nad strefą gastronomiczną, a przy większych eventach gotowy scenariusz przeniesienia serwisu pod dach. Warto o to zapytać wprost, bo przygotowanie się zawczasu kosztuje ułamek tego, co ratowanie sytuacji w dniu pikniku.
Przy okazji wizji lokalnej warto też poznać koordynatora, który będzie Twoim kontaktem przez cały proces przygotowań i w dniu wydarzenia. Jedna osoba, do której dzwonisz z każdym pytaniem – to naprawdę odczuwalna różnica w komforcie organizacji.
| O co zapytać catering w sprawie planu awaryjnego na wypadek złej pogody? Czy firma dysponuje namiotami i zadaszeniami, jak szybko zespół jest w stanie przeorganizować przestrzeń i czy scenariusz B jest uwzględniony w wycenie, czy generuje dodatkowe koszty. |
Przy cateringu na piknik firmowy menu planuje się inaczej niż na konferencję czy bankiet. Ludzie jedzą na stojąco, wracają po dokładkę, rozmawiają z talerzem w ręku – i to właśnie ten luz sprawia, że wspólny posiłek w plenerze buduje więzi w zespole skuteczniej niż niejedna prezentacja w sali konferencyjnej.
Na piknikach firmowych sprawdza się kilka formatów:
Te formaty można łączyć – i często właśnie połączenie dwóch-trzech daje najlepszy efekt.
Osobna kwestia to diety uczestników – wegańska, bezglutenowa, bez laktozy. Warto zebrać tę informację wcześniej, np. krótką ankietą w firmie, i przekazać ją cateringowi z wyprzedzeniem. Profesjonalna firma potraktuje je jako pełnoprawną część oferty, nie jako dodatek na marginesie – co w praktyce oznacza, że osoby z ograniczeniami dietetycznymi dostaną równie przemyślane i smaczne dania, a nie symboliczną sałatkę „dla alergików".
Warto też zapytać o sezonowość. Pyszne menu ze świeżych, lokalnych produktów – latem grillowane warzywa od okolicznych dostawców, sałatki z sezonowych owoców, domowe lemoniady – przekłada się zarówno na smak, jak i na autentyczność całego wydarzenia.
Jeśli masz taką możliwość, poproś o degustację przed piknikiem. To jedyny sposób, żeby mieć pewność co do dań, które trafią na talerze Twoich gości.
| Na co zwrócić uwagę przy degustacji? Na świeżość i jakość składników, smak i temperaturę dań, ale też na to, czy porcje pasują do piknikowego formatu – łatwe do jedzenia bez sztućców, nieprzesadnie duże, wygodne do trzymania w ręku. |
Obsługa piknikowa działa w trybie ciągłym – zespół kelnerski uzupełnia bufety, pilnuje świeżości dań na stanowiskach grillowych, sprząta na bieżąco i reaguje, gdy harmonogram się przesuwa. Warto zapytać firmę cateringową, ilu kelnerów i kucharzy przewiduje na Twój piknik, bo od wielkości zespołu zależy, czy sprawna obsługa będzie możliwa, czy goście zaczną czekać w kolejkach.
Na jakość obsługi w plenerze składa się też zaplecze, o którym organizator często nie myśli – własne grille, agregaty prądotwórcze, namioty magazynowe na sprzęt i produkty, pojemniki na odpady, a nawet zapas wody na wypadek braku dostępu do kranów. To wszystko powinno być po stronie cateringu i warto doprecyzować to w umowie.
Osobna kwestia to koordynacja z innymi podwykonawcami, szczególnie jeśli Twój event plenerowy obejmuje atrakcje integracyjne, nagłośnienie czy dekoracje. Niektóre firmy – jak NUTRI Catering & Events – oferują kompleksową organizację imprez plenerowych – a więc catering, animatorów dla dzieci i całą logistykę. Dla organizatora to oznacza jednego partnera zamiast kilku podwykonawców i jedną osobę kontaktową w dniu wydarzenia.
Zespół cateringowy jest na miejscu kilka godzin przed pierwszym gościem. Na początku wygląda to jak plac budowy – samochody z wyposażeniem, skrzynki ze sprzętem i elementy namiotów rozłożone na trawie. W ciągu kilku godzin powstaje z tego gotowa przestrzeń piknikowa – stanowiska grillowe, bufety, strefy z napojami, miejsca do siedzenia i oznaczenia dla gości.
Montaż odbywa się według harmonogramu, który catering ustala wcześniej z organizatorem. Dobrze zaplanowany plan uwzględnia też czas na rozgrzanie grilli, schłodzenie napojów i ostateczne sprawdzenie wszystkich stanowisk – bo goście potrafią pojawić się wcześniej niż planowano.
Koordynator nadzoruje cały proces i jest na miejscu przez cały czas trwania pikniku. To on decyduje o przesunięciach, reaguje na niespodzianki i pilnuje, żeby przejścia między kolejnymi punktami programu (np. z grilla na deser czy z jedzenia na atrakcje) odbywały się płynnie.
Twoja rola w dniu pikniku sprowadza się do jednego – dobrej zabawy razem ze swoimi ludźmi.
Dobry catering na imprezy firmowe nie kończy się w momencie, gdy ostatni gość rusza do domu. Demontaż, sprzątanie terenu, wywóz sprzętu – to wszystko powinno być po stronie cateringu. Sprawdź to w umowie, bo nie każda firma uwzględnia te koszty w wycenie.
Kilka dni po pikniku warto przeprowadzić rozmowę podsumowującą z firmą cateringową. Omówcie, co się sprawdziło, jakie były reakcje uczestników i co ewentualnie zmieniłbyś następnym razem. Taki feedback ma ogromną wartość, szczególnie jeśli planujesz organizować pikniki regularnie.
Catering, który zna Twoją firmę, preferencje i budżet, z roku na rok robi wydarzenia lepiej, bo nie zaczyna od zera. Wiele firm właśnie z tego powodu wraca do tego samego partnera cateringowego.
Współpraca z firmą cateringową przy organizacji pikniku firmowego nie sprowadza się do zamówienia jedzenia na określony dzień. To kilka tygodni wspólnego planowania, w których catering bierze na siebie szczegóły, które Tobie zajęłyby mnóstwo czasu i energii.
Efektem są udane imprezy plenerowe dla firm, po których ludzie wracają do biura z dobrymi wspomnieniami – a to buduje pozytywny wizerunek Twojej organizacji wśród pracowników i partnerów.
Planujesz piknik firmowy? Działamy we Wrocławiu, Warszawie i okolicach. Zobacz nasze dotychczasowe realizacje albo napisz do nas – chętnie porozmawiamy o Twoim pikniku.
