Część zespołu mija się codziennie przy ekspresie i wie, kto w poniedziałek przynosi domowe ciasto. Reszta zna tych samych ludzi tylko z okienek na ekranie – głosu, regału za plecami i żartów na czacie. Kiedy firma zaprasza wszystkich na jedną imprezę integracyjną, ta różnica staje się widoczna. Osoby z biura od progu stoją w swoich grupkach, a pracownicy zdalni zaczynają wieczór od przedstawiania się kolegom, z którymi współpracują od roku.
Na organizatora spada przy tym więcej niż przy zwykłej imprezie firmowej, bo trzeba pogodzić kalendarze ludzi z kilku miast i zadbać, żeby nikt nie poczuł się gościem na cudzym przyjęciu. Ten wysiłek się zwraca, bo z kimś, z kim spędziło się dzień przy jednym stole, łatwiej potem rozmawiać także przez kamerę. Sprawdź, jak zaplanować firmowy event, na który chętnie przyjadą osoby z innych miast.
Zespół hybrydowy żyje w dwóch rytmach naraz. W biurze rozmowy zdarzają się przy okazji – w windzie, w kolejce do mikrofalówki czy po drodze na lunch. Z domu do kolegi nie da się zajrzeć na chwilę. Rozmawia się na umówionych spotkaniach online, które kończą się razem z ostatnim punktem agendy, więc na luźną pogawędkę nie zostaje czasu.
W ten sposób powstają dwie grupy, które się znają – ale w inny sposób. Osoby z biura wiedzą o sobie drobiazgi, o które nikt nie pyta przy omawianiu projektu, a zdalni znają kolegów głównie od strony zadań i terminów.
Dlatego integracja takiego zespołu ma inne zadanie niż większość imprez firmowych. Pracownicy mają okazję porozmawiać bez pośpiechu z osobami z drugiej części firmy i zobaczyć je w całości, od sposobu bycia po poczucie humoru. Więzi między pracownikami zbudowane przy jednym stole widać potem w codziennej pracy. Łatwiej napisać na czacie do kogoś, z kim się gotowało kolację, niż do nazwiska z listy kontaktów, a komunikacja w zespole staje się bardziej efektywna, gdy za mailem stoi znana twarz.
Może Cię kusić, żeby planowanie zacząć od sali i menu, bo to najbardziej namacalne decyzje. Przy zespole hybrydowym dobrze jest jednak zatrzymać się o krok wcześniej i zapisać, kto z kim powinien się wreszcie poznać.
Najwięcej podpowiedzą Ci tu kierownicy zespołów, bo każdy z nich zna swój zespół z bliska. Wystarczy krótka rozmowa o tym, kto dołączył do firmy zdalnie i nie spotkał jeszcze nikogo na żywo, które działy współpracują wyłącznie przez zgłoszenia i maile oraz gdzie w ostatnich miesiącach najczęściej dochodziło do nieporozumień.
Do każdej pozycji z takiej listy da się dobrać konkretne rozwiązanie. Nowe osoby, które znają firmę tylko z ekranu, najłatwiej wprowadzić przez ludzi, z którymi już współpracują. Przydziel je do drużyny razem z kolegami z projektu i z kimś z biura, a przy kolacji posadź przy mniejszym stole, gdzie rozmowa nie rozprasza się na dziesięć wątków i pracownicy lepiej się poznają.
Działom, które mają zacząć działać jak części zgranego zespołu, a dziś kontaktują się tylko przez zgłoszenia, przyda się zadanie, w którym jedni nie poradzą sobie bez drugich. Przykład? Przy wspólnym gotowaniu niech jedni przygotują sos, a drudzy danie, do którego ten sos ma pasować. Tam, gdzie w ostatnich miesiącach iskrzyło, lepiej postawić na współpracę bez rywalizacji. Wspólny sukces w zadaniu, w którym obie strony grają do jednej bramki, szybciej odbuduje ducha zespołu niż rozmowa o nieporozumieniach.
Przyda się też głos samego zespołu. Krótka ankieta wśród pracowników pokaże Ci ich oczekiwania – czy wolą dzień, czy wieczór, formy aktywne, czy spokojniejsze. Budowanie relacji w zespole zaczyna się wtedy jeszcze przed imprezą, bo ludzie chętniej przychodzą na wydarzenie, które choć trochę sami współtworzyli.
Organizacja imprezy dla zespołu rozproszonego po kraju zaczyna się od kalendarza i mapy. Osoba z biura zjedzie na spotkanie integracyjne windą piętro niżej, a pracownik z Gdańska musi przejechać pół Polski i zanocować w hotelu. Trzygodzinny wieczór w biurowej kuchni słabo wynagradza taką podróż. Całodniowe wydarzenie firmowe, z częścią biznesową rano i integracją po południu, nadaje jej sens, a przy zespole z całej Polski dobrze sprawdza się dwudniowy wyjazd integracyjny.
Zaproszenie na firmową imprezę wyślij co najmniej miesiąc wcześniej i napisz w nim wprost, kto pokrywa dojazd i nocleg, bo niepewność kosztów łatwo kończy się cichą rezygnacją. Krótki formularz z pytaniem o godzinę przyjazdu, nocleg i dietę pokaże dokładną liczbę uczestników – od liczby osób zależą rezerwacje, menu i skład obsługi.
Dla tych, którzy nie dojadą, wystarczy krótkie połączenie online z toastem. Resztę wieczoru lepiej zostawić uczestnikom na miejscu, bo wspólna zabawa oglądana przez kamerę bardziej podkreśla dystans, niż go zmniejsza.
Biuro wydaje się najprostszym miejscem na imprezę, ale w zespole hybrydowym stawia pracowników w nierównej sytuacji. Osoby, które pracują tam na co dzień, czują się jak u siebie, a zdalni przyjeżdżają do cudzego miejsca pracy i przez pierwszą godzinę rozglądają się, gdzie odłożyć kurtkę. Dlatego lepiej wybrać lokalizację, którą wszyscy poznają tego samego dnia. Impreza integracyjna w Warszawie czy we Wrocławiu może odbyć się w wynajętej sali, w ośrodku za miastem albo w plenerze, gdzie nikt z zespołu nie ma przewagi gospodarza.
Dwudniowy wyjazd integracyjny dobrze sprawdza się w zespołach, które rzadko spotykają się w komplecie. Wszyscy podróżują, nikt nie jest u siebie, a dwa wieczory dają czas, którego nie da się zmieścić w jedno popołudnie.
Przyjezdnym bardzo pomaga jeden punkt zbiórki przy dworcu kolejowym. Dojadą wtedy pociągiem prosto do autokaru i od pierwszych minut podróżują razem z resztą zespołu, zamiast samotnie szukać drogi do ośrodka za miastem. Przy wyborze obiektu dopytaj też, czy jego kuchnia przygotuje dla kilkudziesięciu osób menu dopasowane do programu i inne każdego dnia.
Plener ułatwia mieszanie się grup, bo nikt nie ma przypisanego miejsca, a rozmowy zawiązują się po drodze między grami, grillem i strefą relaksu. Pikniki firmowe można organizować także poza latem, jeśli zaplecze jest przygotowane na chłód i deszcz. Wystarczą namiot, zadaszone miejsce na jedzenie i gorące napoje, żeby zmiana pogody nie popsuła dnia.
Zobacz, jak wyglądają organizowane przez nas pikniki firmowe z grillem, grami i atrakcjami dla całego zespołu.
Nie zawsze jest budżet albo czas na wyjazd – i nie ma w tym nic złego. Organizowanie imprezy w biurze bywa najprostszym wyjściem, jeśli tylko przestrzeń na ten jeden dzień przestanie przypominać zwykły dzień pracy. Wystarczy odsunąć laptopy i przestawić meble tak, żeby open space zamienił się w salę z bufetem i wysokimi stolikami. Miejsca przy stołach dobrze jest rozlosować, żeby osoby z biura nie zajęły od razu swoich stałych kątów.
Pomyśl też o gościach z innych miast, którzy przyjadą prosto z pociągu, często z walizką. Krótka wiadomość o wejściu, przepustkach i parkingu oraz pokój, w którym można zostawić bagaż, sprawią, że od pierwszej chwili poczują się oczekiwani.
Podczas aktywności każdy spędza najwięcej czasu ze swoją drużyną, dlatego jej skład lepiej ustalić przed imprezą, niż zostawić przypadkowi. Jeśli ludzie dobiorą się sami, osoby z biura staną razem, a zdalni zbiorą się w osobnej grupie. Rozpisz więc drużyny tak, żeby w każdej znalazły się osoby z biura i z domu, z różnych działów, najlepiej takie, które na co dzień ze sobą nie pracują.
Z tego samego powodu zrezygnuj z rywalizacji „biuro kontra zdalni”, nawet jeśli brzmi zabawnie. Taki podział tylko wzmacnia to, co impreza miała zatrzeć. Pracownicy mogą rywalizować w różnych konkurencjach, byle w mieszanych drużynach.
Spośród form team buildingu warsztaty kulinarne dobrze sprawdzają się u ludzi, którzy znają się tylko z ekranu, bo łatwiej integrować zespół przy wspólnym zadaniu niż przy stole z przemówieniami. Przy gotowaniu komunikacja staje się koniecznością – ktoś kroi, ktoś pilnuje czasu na piecu, ktoś doprawia. Rozmowa zaczyna się sama od pytania, czy cebula ma być w kostkę, czy w piórka, a stanowiska i tytuły schodzą na dalszy plan.
Nikt nie musi przy tym umieć gotować. Każde stanowisko może przygotować inne danie, a na koniec wszyscy siadają do kolacji złożonej z tego, co ugotowały drużyny. Poproś prowadzącego szefa kuchni, żeby przy każdym stanowisku przewidział zadanie proste i trudniejsze, a wtedy zarówno osoba, która na co dzień nie gotuje, jak i domowy kucharz znajdą coś dla siebie.
Pomysł na wspólną integrację z gotowaniem brzmi dobrze? Sprawdź, jak organizujemy imprezy tematyczne z warsztatami kulinarnymi.
Gra miejska jako forma integracji pracowników sprawdza się w zespole hybrydowym, bo przyjezdni przy okazji poznają miasto, a miejscowi mogą je pokazać. W każdej drużynie dobrze jest więc połączyć osoby, które znają okolicę, z tymi, które są tu pierwszy raz.
Najwięcej daje gra, w której część zadań dotyczy samych uczestników, np. drużyna musi ustalić, kto z niej mieszka najdalej od biura albo kto najdłużej pracuje w firmie. Przy takich pytaniach rozmowa szybko schodzi z trasy na życie poza pracą. Metę wyznacz w miejscu kolacji, żeby drużyny dotarły tam razem i nikt nie musiał szukać drogi na własną rękę. Przy wyjeździe za miasto podobnie działa gra terenowa z mapą i zadaniami na orientację.
Paintball i intensywne zawody sportowe nie każdemu odpowiadają. Kto ma słabszą kondycję albo kontuzję, spędzi taką aktywność z boku, a przecież impreza ma sprawić, że nikt nie zostanie poza grupą. Jeśli drużyny chcą paintballa, dobrze jest przewidzieć dla chętnych inne zadania, np. rolę stratega, który planuje ruchy drużyny, albo sędziego.
Równie dobrą zabawę dają gry zespołowe, w których bardziej niż siła liczą się pomysł i współpraca, np. łamigłówki do rozwiązania na czas albo kreatywne zadania, przy których drużyna musi coś wspólnie zbudować.
Na imprezę, na którą goście zjeżdżają z różnych miast, menu trzeba rozpisać na cały dzień. Kto wysiadł z porannego pociągu, przyjeżdża głodny, więc na powitanie lepiej sprawdzą się sycące przekąski, np. mini kanapki, wrapy czy tartinki z serem, niż same ciasteczka do kawy. Kawa, herbata i domowe lemoniady powinny być dostępne przez cały dzień, najlepiej w kilku miejscach sali, żeby przy jednym stole nie tworzyła się kolejka.
Wieczorem lepiej sprawdzi się bufet z kilkoma stacjami w różnych częściach sali i wysokie stoliki niż kolacja zasiadana z wolnymi miejscami. Po jedzenie trzeba wtedy przejść przez salę, a przy każdej stacji stoi ktoś inny. Porcje powinny dać się zjeść na stojąco, bez noża. Stacja live cooking, przy której kucharz przygotowuje dania na miejscu, dodatkowo przyciągnie ludzi z całej sali. Jeśli na toast albo podsumowanie roku wszyscy mają usiąść, posadź razem drużyny z popołudniowych aktywności.
Harmonogram wydawania dań trzeba zgrać z programem. Drużyny z gry w mieście wracają o różnych porach, a danie serwowane do stołu nie poczeka na spóźnionych. Po aktywnościach w terenie lepiej sprawdzi się ciepły bufet w podgrzewaczach, z którego każdy weźmie porcję, kiedy dotrze. Przy wspólnym gotowaniu dobrze, gdy kuchnia przygotuje wcześniej bazę kolacji i uzupełni to, co ugotują drużyny. Nikt nie zostanie wtedy głodny, nawet jeśli któremuś zespołowi nie wyjdzie sos.
Diety pracowników z biura organizator często zna z firmowych lunchów, a o zdalnych wie tyle, ile napiszą w formularzu zgłoszeniowym. Te informacje przekaż kuchni razem z liczbą gości, a dania wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe zamów jako pełnoprawną część menu. Przy bufecie przydadzą się kartki z nazwą potrawy i listą alergenów, aby osoba, która nikogo tu nie zna, nie musiała dopytywać o skład.
Przy imprezie dla zespołu z kilku miast łatwo zostać jej jedynym logistykiem, który pilnuje sali, dostawców i rozkładu pociągów, a na rozmowę z gośćmi nie ma już czasu. Tę część pracy możesz jednak oddać firmie, która przygotowuje catering na eventy i zajmuje się też ich organizacją. Taka firma pomoże wybrać salę albo miejsce w plenerze, przywiezie stoły, namioty i zastawę, poprowadzi wspólne gotowanie albo stację live cooking, a w dniu imprezy przyśle koordynatora, który pilnuje harmonogramu od powitania gości do końca wieczoru. Budżet zamyka się wtedy w jednej wycenie, a Ty możesz spędzić wieczór z zespołem zamiast przy telefonie.
Na pierwsze spotkanie z firmą cateringową zabierz program dnia integracyjnego z godzinami. Kuchnia musi wiedzieć, o której przyjeżdżają pierwsze pociągi, kiedy drużyny wrócą z gry w mieście, o której jest toast i kiedy pierwsi goście wyjeżdżają. Od tych godzin zależy, kiedy wystawić przekąski na powitanie, kiedy wydać ciepły bufet i do której ma zostać obsługa. Podaj też liczbę gości z podziałem na miejscowych i przyjezdnych oraz diety zebrane w formularzu.
Opisz dokładnie miejsce imprezy. Do sali z kuchnią ekipa przywiezie inny sprzęt niż na polanę bez prądu i wody, dlatego musi wiedzieć, co zastanie na miejscu, gdzie zaparkuje samochód z jedzeniem i czy do sali prowadzi winda. Jeśli impreza odbywa się w plenerze albo w sali bez zaplecza, umów się z koordynatorem na wspólne oględziny, żeby zawczasu ustalić, gdzie stanie bufet, namiot i agregat.
Zapytaj przy zamówieniu, do kiedy można zmienić liczbę porcji i czy za osoby, które nie dojadą, trzeba zapłacić. Upewnij się, że osoby wymagające spacjalnych diet będą miały coś dla siebie w menu.
Jeśli rano odbywa się szkolenie, a wieczorem integracja, tej samej firmie możesz zlecić też przerwy na kawę i lunch. Koordynator na miejscu pilnuje wtedy całego dnia, więc ciepłe dania poczekają na gości także wtedy, gdy pociąg się spóźni albo gra w mieście się przeciągnie.
Przed Tobą pierwszy mail do firmy, która zorganizuje imprezę integracyjną? Zobacz nasz poradnik o tym, jakie informacje zawrzeć w briefie eventowym.
Wiemy, ile pracy wymaga impreza, na którą ludzie przyjeżdżają z kilku miast. Organizujemy imprezy integracyjne we Wrocławiu, w Warszawie i okolicach – w biurach naszych klientów, w wynajętych salach i w plenerze.
Organizacja imprez integracyjnych zaczyna się u nas od rozmowy o tym, jak pracuje zespół w Twojej firmie i kto powinien się wreszcie poznać. Na tej podstawie planujemy integrację zespołu, a dedykowany manager prowadzi Cię przez przygotowania aż do pożegnania ostatniego gościa. Mamy sprawdzone pomysły na imprezy integracyjne dla firm, a scenariusz układamy indywidualnie pod Twój zespół.
Skontaktuj się z nami – stwórzmy razem niezapomnianą imprezę firmową dla całego zespołu.
