Event dla kilkuset osób zaczyna się od jednego maila do firmy cateringowej albo agencji. Im jednak więcej luk w tym zapytaniu, tym więcej rund pytań dodatkowych możesz się spodziewać i tym mniej trafna będzie pierwsza wycena. Brief eventowy zamyka te luki od razu – w kilku zdaniach zbiera to, o co firma i tak zapyta – cel, liczbę gości, termin, miejsce, menu i budżet. Efektem za to jest to oferta dopasowana do wydarzenia, łatwa do porównania z innymi, i dzień eventu bez niespodzianek. Sprawdź, jak wygląda brief dla agencji eventowej, co powinno się w nim znaleźć i dlaczego jest tak ważny.
Organizowanie większego eventu potrafi przytłoczyć – na Twojej głowie lądują lokalizacja, catering, liczba gości, budżet i goniący termin. Dobra wiadomość jest taka, że większość potrzebnych danych już gdzieś w firmie jest, tylko rozproszona:
Wystarczy zebrać te kawałki w jedno miejsce, zanim trafią do agencji. Ten jeden telefon do działu HR czy finansów oszczędza potem tydzień dopytywania w tę i z powrotem.
Zebrane dane przekaż jak najkonkretniej. Firma cateringowa czy agencja układa ofertę na podstawie liczb, dat i decyzji. Z ogólnika nie policzy niczego. „Chcemy się zintegrować” nie mówi jej nic. „Piknik dla 500 osób z rodzinami, w sobotę w czerwcu, z grillem i strefą dla dzieci” mówi już sporo – z tego wynikają konkretne porcje, liczba kelnerów i lista sprzętu do dowiezienia.
| Każdy brakujący szczegół firma musi dograć z Tobą, więc wraca z pytaniami; a to, czego nie da się ustalić na czas, wycenia z zapasem. Im mniej takich luk w briefie, tym szybciej dostaniesz ofertę i tym będzie trafniejsza. |
Wyślij ten sam zestaw informacji do kilku firm naraz, ale nie do wszystkich w mieście. Firmy cateringowe i agencje często korzystają z tych samych podwykonawców. Gdy to samo zapytanie trafia do zbyt wielu z nich, jeden podwykonawca dostaje je kilkoma drogami i wie, że zlecenie i tak do niego trafi – nie ma więc po co schodzić z ceny, a ta podbita stawka wraca potem w każdej ofercie. Wystarczą trzy, cztery sprawdzone firmy.
Nie wiesz, do których agencji napisać po ofertę? Zobacz nasz poradnik o tym, jak wybrać firmę eventową.
Cel wydarzenia brzmi banalnie, a jest najważniejszym zdaniem w całym briefie – z niego wynika format, a z formatu prawie wszystko inne. Integracja działów po fuzji i wieczór z podziękowaniem dla najlepszych klientów mogą mieć tę samą liczbę gości i nie mieć ze sobą nic wspólnego. Pierwsza potrzebuje luzu, wspólnych aktywności i jedzenia, które da się zjeść z talerzem w dłoni, w biegu między rozmowami. Druga – części oficjalnej, zasiadanej kolacji i oprawy, która robi wrażenie na gościach.
Dobra wiadomość jest taka, że formatu nie trzeba wybierać samemu. To zadanie agencji eventowej – od celu zależy, czy zaproponuje konferencję z przerwami na kawę i lunchem, wieczorny bankiet albo galę z pełną obsługą kelnerską, czy piknik firmowy ze strefą dla dzieci i grillem. Twoja rola jest prostsza – nazwać, po co ten event się odbywa. I to nie hasłem „integracja”, tylko efektem, który ma po nim zostać – zgrany zespół po trudnym kwartale, kilkunastu nowych klientów po premierze nowego produktu, partnerzy, którzy poczuli się docenieni. Im wyraźniejszy ten efekt, tym celniej agencja dobierze resztę.
| Zrób prosty test celu: dokończ zdanie „event się uda, jeśli…”. Nie domyka się? W briefie brakuje celu, a bez niego agencja dobierze format, ale nie kierunek. |
„Około 500” w mailu wygląda, jakby temat gości był z głowy. Dla wyceny to dopiero początek. Firma potrzebuje trochę więcej – nie tylko wiedzy, ile osób przyjdzie, ale też, jak pewna jest ta liczba i kto się za nią kryje.
Liczba gości prawie nigdy nie jest ostateczna – część zadeklarowanych nie dotrze, ktoś przyjdzie z osobą towarzyszącą – przy pięciuset gościach te odchylenia to już nie kilka talerzy, tylko dziesiątki porcji i dodatkowy kelner na sali. Jedna pewna cyfra nie jest potrzebna – wystarczy uczciwy przedział. „500 potwierdzonych, możliwe plus pięćdziesiąt” mówi firmie znacznie więcej niż „około pięciuset”, bo pozwala zaplanować pod spodziewany rozrzut, zamiast dokładać zapas na wszelki wypadek.
Napisz też, kto przyjdzie, bo profil uczestników zmienia nie tylko menu, ale i rytm całego dnia. Sam zarząd i najważniejsi klienci to inny poziom serwisu, bliżej zasiadanej kolacji z obsługą do stolika, niż cały zespół z dziećmi, dla którego liczą się strefa zabaw i wcześniejsza pora. Międzynarodowa grupa z różnymi zwyczajami przy stole to jeszcze inne menu. Nie musisz planować, co im wszystkim podać – to zadanie kuchni; wystarczy napisać, kim są, a resztę firma dopasuje do grupy docelowej.
| Podaj nie samą liczbę, ale i termin, do którego domknie się lista gości. Kuchnia zamawia produkty i układa obsadę z wyprzedzeniem – jeśli lista rośnie na trzy dni przed wydarzeniem, części decyzji nie da się już zmienić. |
Data w kalendarzu to dopiero punkt zaczepienia. Serwis musi wpasować się w cały przebieg dnia, bo na dużym evencie catering to nie jeden posiłek, tylko kilka odsłon – poranny poczęstunek przy rejestracji, przerwy na kawę między sesjami, dłuższy lunch konferencyjny i zasiadana część wieczorna.
Każdą z nich kuchnia i obsługa planują osobno, więc plan dnia mówi firmie więcej niż sama godzina startu – z niego wynika, ilu kelnerów i na ile godzin trzeba, a to jedna z największych pozycji w wycenie. Nie musisz rozpisywać wszystkiego co do minuty; wystarczą stałe punkty, choćby „rejestracja od 8:30, lunch koło 13, toast prezesa o 20”.
Duży event firmowy planuje się też z wyprzedzeniem liczonym w tygodniach, a często nawet w miesiącach – w szczycie sezonu, przedświątecznym czy letnim, dobre firmy i ekipy zapełniają kalendarz jeszcze wcześniej. Późne zapytanie rzadko podnosi samą cenę – częściej po prostu zawęża wybór, bo najlepsze opcje są już zajęte.
Nawet jeśli data nie jest jeszcze pewna, warto odezwać się z opisem planowanego wydarzenia i choćby preferowaną datą – im wcześniej firma zna plan, tym łatwiej jej sprawdzić dostępność i tym więcej opcji masz do wyboru.
| Do godzin imprezy dołóż okno dostępu do miejsca – od której ekipa może wejść i do której musi się wynieść. Catering na kilkaset osób to godziny rozstawiania przed gośćmi i sprzątania po nich; jeśli sala otwiera się na godzinę przed startem albo ma inne wydarzenie tuż po Twoim, lepiej wiedzieć o tym zawczasu. |
Wybraną salę łatwo ocenić po tym, jak wygląda. Firmę cateringową interesuje jednak co innego – czy da się w niej rozstawić i obsłużyć imprezę dla kilkuset osób. Najpiękniejsze miejsce bywa logistycznym koszmarem, gdy sprzęt nie ma którędy wjechać. Wąskie uliczki wrocławskiej starówki albo warszawski biurowiec z jedną windą towarową potrafią zamienić zwózkę dla kilkuset osób w kilkugodzinną operację, a gdy przy sali nie ma parkingu, ekipa przenosi sprzęt nawet dwieście metrów na piechotę.
Logistykę firma eventowa weźmie na siebie – od Ciebie potrzebuje tylko kilku praktycznych faktów o miejscu:
To one, nie wystrój, przesądzą o wykonalności Twojego eventu i o jego cenie. Szczególnie ważne jest zaplecze kuchenne – sala z działającą kuchnią więcej możliwości doboru menu niż przestrzeń, do której wszystko musi dojechać gotowe albo w kuchni polowej.
Twój event plenerowy bez żadnego zaplecza będzie wymagał najwięcej – agencja musi zapewnić agregat, zbiorniki na wodę, namiot, generator chłodu, oświetlenie i toalety serwisowe. Wszystko, co w budynku jest gotowe, w terenie trzeba przywieźć i podłączyć, więc to ta logistyka, a nie samo jedzenie, podbija wycenę.
O tym, jak lokalizacja wpływa na koszt, przeczytasz w artykule Ile kosztuje catering.
| Nie masz jeszcze wybranego miejsca? Zaznacz to w briefie – doświadczona firma z własnymi salami i hotelami partnerskimi dobierze obiekt pod skalę Twojego wydarzenia, od razu sprawdzony pod logistykę. |
Na sali dla pięciuset osób zawsze znajdzie się ktoś, kto nie będzie mógł zjeść tego, co reszta – wegetarianin czy osoba z celiakią. Brzmi jak koszmar do rozpisania – menu ułoży jednak kuchnia pod cel eventu i profil gości. Od Ciebie potrzebuje tylko konkretu – ile osób jest na dietach i jakiego rodzaju. Przy pięciuset gościach „kilka osób nie mówi jej nic; „około czterdziestu wegetarian i kilka alergii na gluten” pozwala zamówić produkty i przygotować osobne dania zawczasu.
Przy dietach oddziel preferencje od alergii. Dla kuchni to dwie różne rzeczy: wegetarianinowi wystarczy zabrać mięso z talerza, ale danie dla kogoś z alergią pokarmową czy celiakią musi powstać osobno, żeby nie zetknęło się z tym, co mu szkodzi. Jeśli w zapytaniu jest tylko „kilka diet specjalnych”, kuchnia nie wie, gdzie wystarczy pominąć składnik, a gdzie w grę wchodzi zdrowie gościa – i to on ryzykuje najwięcej.
Budżet łatwo pominąć, bo z tyłu głowy siedzi obawa: „powiem, ile mam, i dokładnie tyle policzą”. To zrozumiała ostrożność, ale przy cateringu działa przeciwko Tobie. Ten sam event potrafi kosztować kilka razy więcej albo mniej – wszystko zależy od menu, obsługi i oprawy. Bez widełek firma nie ma się czego złapać – strzeli za nisko i wróci oferta, która rozczaruje, albo za wysoko i wystraszy ceną.
Nie chodzi o dokładną kwotę, tylko o przedział i jeden priorytet. „Między X a Y, ważniejsza pełna obsługa niż liczba dań” pokazuje firmie Twoje możliwości finansowe i miejsce na kompromis, gdy czegoś zabraknie w budżecie. Warto od razu doprecyzować, czy X i Y to kwota na osobę, czy na całość, i co ma objąć – samo jedzenie czy też obsługę, sprzęt i dojazd. Podany budżet nie osłabia Twojej pozycji – przeciwnie, pozwala firmie zbudować ofertę pod Ciebie, zamiast sięgać po standardowy pakiet.
| Zostaw sobie w budżecie zapas na ostatnią chwilę – dziesięć, piętnaście procent. Przy dużym evencie zawsze coś dochodzi, jak dodatkowi goście czy zmiana pogody, którą trzeba obejść namiotem. Widełki podane firmie to nie to samo co Twoje maksimum – to powinno być nieco większe niż przekazana górna kwota. |
Skuteczny brief eventowy poznaje się nie po długości, tylko po komplecie informacji. Nie musisz robić z tego prezentacji z kolorami marki – wystarczy uporządkowany mail albo jedna strona. Darmowe, gotowe szablony można pobrać z sieci, a wiele firm cateringowych i agencji ma własny formularz do wypełnienia.
Do briefu dorzuć jeszcze jedną informację, o której łatwo zapomnieć – kto jest osobą do kontaktu i czy sam zatwierdza ustalenia, czy musi je z kimś skonsultować. Jeden numer telefonu usprawnia komunikację z agencją – doprecyzowanie szczegółu czy zmiany to wtedy jedna rozmowa, a nie krążenie firmy między Twoimi działami w oczekiwaniu na decyzję.
Tyle wystarczy. Skompletowanie briefu eventowego to jakieś pół godziny – tyle, ile zajmuje spisanie tego, co i tak trzeba będzie firmie powiedzieć. A dobry brief oszczędza potem czas obu stronom – im więcej konkretu od razu, tym mniej rund maili później i tym szybciej wraca do Ciebie oferta, z którą da się coś zrobić.
| Kompletny brief mieści się na jednej stronie i odpowiada na siedem pytań: po co, dla kogo (ile i jacy goście), kiedy i jak długo, gdzie, co na stole i jakie diety, za ile, z kim się kontaktować. Brakuje któregoś? Agencja i tak zapyta – dobry brief skraca czas potrzebny na wstępne ustalenia. |
Prześlij nam opis swojego wydarzenia – resztę weźmiemy na siebie. Zaczynamy od rozmowy albo własnego formularza, który przeprowadzi Cię przez wszystkie pytania – cel, gości, termin, miejsce, diety i budżet. Na tej podstawie zaproponujemy menu i zaprosimy Cię na degustację, ułożymy logistykę i zgramy serwis z Twoim programem, a w dniu wydarzenia pojawimy się na miejscu z wyprzedzeniem. Obsługujemy konferencje, bankiety, gale i pikniki dla firm w Warszawie, Wrocławiu i okolicach, także dla kilkuset gości, siedem dni w tygodniu.
Planujesz konferencję biznesową lub inną imprezę? Skontaktuj się z nami – prześlemy własny formularz do wypełnienia albo umówimy rozmowę i przejdziemy przez pytania razem.
