Impreza plenerowa różni się od tej w sali tym, że nie da się jej po prostu przenieść do środka, kiedy zacznie padać. Zaproszenia poszły, menu jest ustalone, umowa z firmą cateringową podpisana – a jedyną rzeczą, nad którą nikt nie ma pełnej kontroli, zostaje pogoda.
W trakcie ustalania menu i liczby gości temat pogody łatwo spada na sam koniec rozmowy, traktowany jak formalność do odhaczenia, a nie osobna decyzja. Pytanie o to, co konkretnie firma zrobi w razie deszczu, zwykle kończy się jednym zdaniem – mamy plan B. Zdanie brzmi uspokajająco, ale nie mówi nic o tym, czy dotyczy namiotu, jedzenia, prądu na miejscu, czy tylko ogólnej obietnicy, że jakoś to będzie – ani kto i kiedy podejmuje decyzję, żeby ten plan wprowadzić.
Zależy Ci na tym, żeby zła pogoda nie zepsuła imprezy plenerowej Twojej firmy? Sprawdź, z czego naprawdę składa się dobre zabezpieczenie pogodowe.
Zabezpieczenie pogodowe warto omówić z firmą cateringową wcześnie, jeszcze przed ustaleniem menu.
Pierwszy krok to zwykłe pytanie o dostępność terminu – dokładnie w tym momencie warto dopytać też o namiot zapasowy, zamiast zostawiać ten temat na później. Nie sprawdzą się tu ogólne zapewnienia, że „coś się znajdzie". W sezonie letnim o te same weekendy konkurują wesela, pikniki firmowe i inne eventy plenerowe, więc popularne rozmiary namiotów bywają już zarezerwowane. Dobra odpowiedź powinna wprost potwierdzać dostępność konkretnego modelu na ten termin.
Osobno warto ustalić, czy o zmianie na wariant zapasowy decyduje klient, czy koordynator ze strony firmy cateringowej. Bez tego kilka godzin przed przyjazdem gości, kiedy pogoda zaczyna się psuć, obie strony mogą czekać, aż ktoś inny podejmie decyzję – a każda godzina zwłoki to mniej czasu na rozłożenie namiotu zapasowego i przeniesienie bufetu.
Firma cateringowa z własnym namiotem odpowiada na pytania o zabezpieczenie pogodowe od razu, bo nie musi dopytywać podwykonawcy – ta, która wynajmuje namioty od zewnętrznej wypożyczalni, czasem potrzebuje dnia lub dwóch, żeby potwierdzić dostępność. Zapytana dopiero na tydzień przed imprezą, w dodatku w szczycie sezonu letniego, może po prostu nie mieć już nic do zaoferowania.
| Warto dopytać, czy namiot zapasowy stoi już w mieście, czy trzeba go sprowadzić z innego oddziału firmy – to różnica rzędu kilku godzin przy nagłej zmianie planów. |
Chodzi Ci po głowie raczej integracja zespołu niż rodzinny piknik? Piszemy o tym szerzej w osobnym poradniku: jak zorganizować imprezę integracyjną dla firmy.
Zwykły namiot ogrodowy jest dobry na rodzinnego grilla – ale podczas prawdziwej ulewy zwykle szybko przemaka. Dlaczego? Jest wykonany z cieńszego materiału, a jego szwy są mniej dokładnie uszczelnione niż w namiocie budowanym z myślą o całodniowej ekspozycji na deszcz. Jego zadaniem jest zapewnienie szybkiej ewakuacji gości do domu – nie zapewnienie nieprzerwanej zabawy pomimo pogody.
Wodoodporność dachu i ścian namiotu opisuje się w milimetrach słupa wody – im wyższa wartość, tym wyższe ciśnienie wody materiał wytrzyma, zanim zacznie przeciekać. Tkaninę uznaje się za wodoodporną od około 1500 mm słupa wody, ale przy nieprzewidywalnej pogodzie bezpieczniejszym wyborem są materiały o wodoodporności 3000 mm i wyżej. Sama podłoga potrzebuje jeszcze wyższego wskaźnika niż dach, bo do nacisku wody dochodzi tam ciężar stołów, sprzętu i gości stojących na mokrej trawie.
Namiot eventowy, zbudowany zgodnie z normą PN-EN 13782, powinien też trzymać się gruntu przy silniejszym wietrze. Przy cateringu plenerowym to jednak deszcz i przeciekanie martwią najbardziej – impreza rzadko toczy się dalej podczas prawdziwej wichury.
Woda z całej okolicy spływa do najniższego punktu terenu. Jeśli akurat tam stoi namiot, pod stołami szybko pojawi się kałuża – niezależnie od tego, jak wodoszczelny jest sam materiał. Rozbicie namiotu kilka centymetrów wyżej niż otoczenie, ze spadkiem terenu odprowadzającym wodę na boki, rozwiązuje ten problem u źródła. Boczny napór wiatru, którego sama waga konstrukcji czasem nie równoważy, wymaga też dodatkowych linek i kotew mocujących.
Namiot szczelnie zamknięty ze wszystkich stron paruje od środka, dlatego konieczne jest zapewnienie dobrej wentylacji w górnej części konstrukcji – zwłaszcza gdy pod płótnem stoi ciepła kuchnia polowa. Grubsza tkanina nie zawsze oznacza lepszą ochronę. Bywa też cięższa i sztywniejsza, więc łatwiej pęka przy naprężeniu podczas silnego wiatru niż lżejszy materiał dobrze naciągnięty na konstrukcji. Wiatr czasem wpycha deszcz pod boki namiotu, prosto na stół z jedzeniem – dodatkowa plandeka albo pokrowiec chroni wtedy zastawę i sprzęt kuchenny.
| Warto zapytać firmę cateringową stopień wodoodporności namiotu, który proponuje na Twoją imprezę – konkretna liczba w odpowiedzi znaczy więcej niż samo zapewnienie, że namiot da radę z deszczem. |
Goście i kelnerzy przynoszą błoto z mokrej trawy na butach, krople z krawędzi namiotu kapią prosto na stoły z bufetem, a wilgoć w powietrzu sprzyja namnażaniu bakterii na jedzeniu wystawionym dłużej niż zwykle. Wilgotność środowiska wpływa na namnażanie bakterii podobnie jak temperatura – utrzymanie jedzenia w suchych warunkach ma znaczenie równie duże, jak pilnowanie, żeby nie stało zbyt długo w cieple.
Wymogi Państwowej Inspekcji Sanitarnej obowiązują firmę cateringową wszędzie tam, gdzie serwuje jedzenie, nie tylko w kuchni – transport, warunki podania i temperatura dania w momencie wydania podlegają tym samym wymaganiom, co samo przygotowanie posiłków. Niedopilnowanie tych warunków może skończyć się mandatem, a przy poważniejszych uchybieniach – administracyjną karą pieniężną, niezależnie od tego, czy uchybienie wyjdzie na jaw podczas rutynowej kontroli w kuchni, czy w wyniku skargi po evencie.
Przechowywanie produktów w szczelnych pojemnikach zamiast na otwartych paterach ogranicza kontakt z kroplami, które wiatr wnosi spod boków zadaszenia. Pomaga też ustawienie stołów z jedzeniem dalej od wejścia – mniej gości przechodzi w ich pobliżu z błotem na butach.
Serwowanie dań w formie bufetu szwedzkiego w deszczu wymaga częstszej wymiany półmisków niż zwykle, bo wilgoć skraca czas, w którym jedzenie zostaje bezpieczne na otwartym stole. Częstsza wymiana nie oznacza jednak większego menu ani dodatkowych kosztów – a jedynie krótsze odstępy między uzupełnieniem tych samych półmisków, które i tak stoją na stole przez cały serwis.
| Warto sprawdzić, czy stanowisko ma osobny dozownik do dezynfekcji rąk przy samym bufecie – to jedno z pierwszych miejsc, które ogląda kontrola. |
Deszcz nie jest jedynym zagrożeniem dla bufetu w plenerze – słońce działa równie szybko, tylko ciszej, więc dania gorące i zimne mają swoje progi temperatur, których pilnowanie na dworze nie różni się od pilnowania w kuchni: powyżej 63°C dla dań gorących, poniżej 4–8°C dla zimnych.
Na dobrze zorganizowanym stanowisku dania gorące powinny stać na bemarach z podgrzewaczami, które utrzymują stałą temperaturę przez cały czas trwania bufetu. Sałatki, wędliny i inne zimne przekąski najlepiej umieścić w mniejszych naczyń zanurzonych w większych, wypełnionych kruszonym lodem – to ta sama technika, jaką stosuje się przy stoiskach z owocami morza, tylko przeniesiona pod namiot. Cały bufet musi znaleźć się w cieniu namiotu ustawionego z myślą o tym, gdzie znajdzie się słońce w południe i po południu – w miejscu, które wygląda dobrze tylko rano, cień znika w ciągu kilku godzin.
Planujesz jubileusz albo galę firmową w plenerze, nie tylko piknik? Zobacz nasz poradnik o tym, jak zorganizować imprezę okolicznościową dla firmy.
W plenerze rzadko jest w pobliżu gniazdko elektryczne – chłodzenie i podgrzewanie potrzebują wtedy własnego źródła prądu. Lodówki, bemary i oświetlenie stanowiska w plenerze mają swoją moc znamionową podaną przez producenta, a suma tych wartości dla wszystkich urządzeń podłączonych naraz pokazuje, jakiej mocy agregatu trzeba.
Dobra firma cateringowa dobiera moc agregatu z zapasem rzędu jednej czwartej ponad sumę mocy podłączonego sprzętu, bo lodówki i witryny chłodnicze w momencie uruchomienia pobierają nawet dwa-trzy razy więcej prądu niż podczas zwykłej pracy. Agregat dobrany dokładnie pod sumę mocy urządzeń, bez tego zapasu, potrafi się wyłączać przy każdym ponownym starcie kompresora – akurat wtedy, gdy w środku stoi pełna witryna z zimnymi przekąskami. Przy całodniowej imprezie dochodzi jeszcze zapas paliwa – dobry wykonawca zabiera go z góry więcej, niż wynika z prostego przeliczenia godzin pracy, żeby nikt nie musiał doglądać poziomu baku w trakcie serwisu.
Miejsce, w którym stanie agregat, też ma znaczenie. Powinien on stać w bezpiecznej odległości od namiotu i gości, a okablowanie trzeba poprowadzić tak, żeby nie leżało w kałuży ani nie krzyżowało się z trasą, którą chodzą kelnerzy. Odległość od stołów musi być też wystarczająca, żeby praca agregatu nie zagłuszała rozmów. To szczegóły, które dobry wykonawca sprawdza z wyprzedzeniem, żeby w dniu imprezy liczyły się tylko rozmowy i jedzenie, nie kable pod nogami.
| Warto zapytać, co się stanie, jeśli agregat zawiedzie w trakcie imprezy – czy firma ma jakikolwiek plan zapasowy, czy tylko jedno urządzenie bez żadnego zabezpieczenia. |
Zastanawiasz się, ile w ogóle powinien kosztować catering na skalę Twojego wydarzenia? Sprawdź,, ile kosztuje catering na 50 osób.
Dobra ekipa cateringowa wyznacza jedną osobę odpowiedzialną za komunikację w chwili przejścia na wariant zapasowy – nie tylko za samą decyzję, ale za to, żeby od razu ktoś poinformował personel, gdzie przenieść bufet, i dał znać prowadzącemu, co powiedzieć gościom. Bez tego ustalenia zmiana planu bywa chaotyczna nawet wtedy, gdy namiot zapasowy stoi już gotowy – ludzie po prostu nie wiedzą, kto ma co zrobić w pierwszej kolejności.
Ta sama luka w przygotowaniu potrafi dotyczyć dostaw. Sprzęt i jedzenie trzeba czasem transportować ostatnie metry ręcznie, gdy auto dostawcze utknie w rozmokniętej łące, zamiast dojechać pod sam namiot – rozładunek w błocie zajmuje wtedy więcej czasu, niż zakładał harmonogram dostaw. Pełny załadunek waży wyraźnie więcej niż pusty samochód, więc auto, które swobodnie przejechało tę samą drogę podczas suchego rozpoznania terenu tydzień wcześniej, może osiąść głębiej w mokrym gruncie w dniu dostawy. Doświadczona ekipa sprawdza dojazd z pełnym załadunkiem i zabiera ze sobą wózki transportowe na wypadek, gdyby ostatnie metry trzeba było pokonać pieszo.
Szczegóły logistyki, takie jak stan drogi dojazdowej albo miejsce, w którym auto może się bezpiecznie zawrócić, warto ustalić przed podpisaniem umowy.
Firma może zapewniać ustnie, że ma plan B na wypadek deszczu. To jednak nie mówi nic o tym, kto wtedy decyduje i na jakich warunkach – a ustne ustalenia trudno przywołać, gdy w dniu imprezy pojawia się spór o to, kto co właściwie obiecał. Zapis w umowie powinien wskazywać, ile godzin przed imprezą zapada decyzja o zmianie wariantu, kto ją podejmuje, i czy większy namiot albo dodatkowe zadaszenie wiąże się z osobnym kosztem – dzięki temu obie strony wiedzą, na czym stoją, zanim zacznie padać.
Charakter imprezy zmienia wagę tych ustaleń. Piknik firmowy dla stu osób z rodzinami wymaga innego namiotu zapasowego niż kameralne spotkanie dla dwudziestu gości w ogrodzie czy parku, więc plan B warto dopasować do skali wydarzenia, a nie kopiować z poprzedniego zlecenia.
| Firmy różnie podchodzą do kosztu wariantu awaryjnego. Jedne wliczają większy namiot w cenę bazową wyceny, inne traktują go jako dopłatę aktywowaną dopiero w razie realnej potrzeby. Żadne z tych podejść nie jest domyślnie lepsze, ale warto wiedzieć, z którym ma się do czynienia, zanim dopłata pojawi się jako niespodzianka akurat w dniu, w którym i tak wszystko się komplikuje. |
Rzadziej, ale zdarza się też scenariusz poważniejszy niż zmiana namiotu na zapasowy – całkowite odwołanie albo przełożenie imprezy z powodu pogody, przy której żadne zadaszenie już nie pomoże. Dobry zapis w umowie określa też to, na jakich warunkach zapada taka decyzja i co dzieje się wtedy z kosztami przygotowań poniesionymi do tego momentu, żeby ani klient, ani firma nie zostali z tym pytaniem sami w najgorszym możliwym dniu.
Organizujesz akurat grilla na świeżym powietrzu i zastanawiasz się, co dodatkowo zabezpieczyć przy tej konkretnej formie serwisu? Zobacz nasz poradnik o tym, jak zorganizować grilla na imprezie firmowej.
Rozkładaliśmy już niejeden namiot w strugach deszczu, zanim pierwsi goście zdążyli usiąść. Jako NUTRI Catering & Events obsługujemy pikniki, bankiety i imprezy plenerowe we Wrocławiu, Warszawie i okolicach z własnym zapleczem namiotowym i sprzętem chłodniczym, a zabezpieczenie pogodowe wchodzi w skład każdej naszej wyceny na wydarzenie firmowe w plenerze od samego początku rozmowy o evencie.
Catering, który przetrwa zmienną pogodę, łatwiej zorganizować z partnerem, który ma to przećwiczone niejeden raz – a zabezpieczenie pogodowe warto zaplanować razem z resztą wyceny, a nie dopisywać tydzień przed terminem.
Zależy Ci, żeby wydarzenie firmowe w plenerze miało konkretne zabezpieczenie pogodowe, nie samą obietnicę? Skontaktuj się z nami – przygotujemy wycenę razem z zabezpieczeniem pogodowym dopasowanym do miejsca i skali wydarzenia.
