W firmowym kalendarzu pojawiła się impreza dla kilkuset osób? Jeśli jej przygotowanie spoczywa na Tobie, jeszcze przed rozesłaniem zaproszeń mogą trafić na Twoje biurko aż cztery umowy – z obiektem, z ekipą techniczną, z zespołem muzycznym i z firmą cateringową. Każda z nich starannie opisze jeden zakres prac, ale żadna nie wskaże osoby, która dopilnuje, żeby te zakresy do siebie pasowały. To zadanie przejmie wtedy osoba, która całość zamawia, czyli Ty. Do Ciebie trafią pytania o to, czy montaż sceny skończy się przed rozstawieniem bufetów, a każdą zmianę w programie trzeba będzie na bieżąco przekazać kuchni. Przy tak licznej grupie gości łatwo przeoczyć nawet drobne przesunięcie, a jego skutki odczuje wiele osób naraz.
Nie musisz brać tego wszystkiego na siebie. Organizację i spięcie dużego wydarzenia w całość może przejąć agencja eventowa – od znalezienia odpowiedniego lokalu po koordynację sprzątania po imprezie. Cztery umowy zastąpi wtedy jedna, a rozmowy z kilkoma firmami – jeden koordynator, który będzie znał cały plan i przekaże każdą zmianę kuchni, kelnerom oraz pozostałym ekipom. Sprawdź, jak przygotować obsługę gastronomiczną dużego eventu firmowego i które sprawy omówić z agencją na początku współpracy.
Organizacja dużej imprezy firmowych wymaga od Ciebie przemyślenia formy serwisu, liczebności i organizacji zespołu kelnerskiego, godzin jego pracy oraz ilości sprzętu, czyli spraw, o które przy mniejszych wydarzeniach firmowych nie trzeba się martwić. Każda z nich wpłynie zarówno na Twoje koszty, jak i na wygodę gości, dlatego jeśli poznasz je wcześniej, pewniej przeprowadzisz pierwszą rozmowę z firmą.
| Przepisy nie określają, kiedy event jest już „duży”. W odniesieniu do obsługi gastronomicznej za dużą można uznać imprezę, na której liczba gości sięga kilkuset, a posiłki trzeba wydawać z kilku stacji albo przez zespół kelnerów podzielony na rewiry. Według ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych wydarzenie o charakterze artystycznym lub rozrywkowym, na którym organizator udostępnia co najmniej 500 miejsc w budynku albo 1000 miejsc na terenie otwartym, jest imprezą masową, chyba że to zamknięta impreza zorganizowana przez pracodawcę dla jego pracowników. |
Najwięcej zależy od formy serwisu, bo to ona przesądzi o tym, ilu kelnerów będzie potrzebnych, jak długo potrwa wydawanie posiłków i ile ostatecznie zapłacisz za obsługę. Co masz do wyboru?
Przy tak dużym zespole przyda Ci się wiedza o tym, jak będzie zorganizowana jego praca. W branży salę dzieli się na rewiry, czyli części przypisane konkretnym kelnerom, dzięki czemu żaden stół nie zostanie bez obsługi. Przy daniach serwowanych talerze wychodzą z kuchni w ustalonej kolejności, a o momencie wydania kolejnego dania decyduje osoba kierująca pracą na sali.
| Przy wycenie możesz zapytać, kto przejmie tę funkcję i czy zostanie na miejscu do końca imprezy, bo to z tą osobą będziesz uzgadniać każdą zmianę w programie. |
Gdy będziesz porównywać oferty, przyjrzyj się także godzinom pracy obsługi. Rozstawienie stołów, zastawy i stacji dla kilkuset osób oraz późniejszy demontaż zajmą ekipie wiele godzin, a kelnerzy i kucharze mają zwykle stawki godzinowe. Jeśli upewnisz się, że wycena obejmuje montaż i demontaż, unikniesz niespodzianek przy rozliczeniu.
Większa liczba uczestników oznacza także więcej sprzętu. Talerze, sztućce i szkło trzeba policzyć z zapasem na wymianę między daniami, a do tego dochodzą podgrzewacze do dań i stoły pod stacje. Jeśli wybrany przez Ciebie obiekt nie ma własnego wyposażenia, dostarczy je firma albo wypożyczalnia, co w ofercie pojawi się to jako osobna pozycja. Przy okazji warto od razu ustalić, kto zajmie się zmywaniem i odbiorem naczyń, żeby ta sprawa nie wróciła do Ciebie po zakończeniu wieczoru.
Szkolenie, gala i impreza w plenerze mogą mieć tę samą listę gości, ale każde z tych wydarzeń będzie wymagało innej obsługi gastronomicznej. Rodzaj imprezy i jej program zdecydują o tym, kiedy goście będą jeść, jak długo i w jakiej pozycji, więc program warto ustalić, zanim wyślesz zapytanie do firmy.
Równie ważne są cele imprezy. Jeśli zależy Ci na tym, żeby uczestnicy szkolenia zachowali koncentrację do ostatniej sesji, menu powinno opierać się na lekkich daniach. Jeśli wieczór ma być podziękowaniem dla zespołu i partnerów za wspólny rok, kuchnia może postawić na bardziej uroczyste potrawy i dłuższy serwis. Gdy w zapytaniu podasz tylko datę, liczbę osób i ogólny typ imprezy, otrzymasz ofertę z szablonu, którą trudno będzie porównać z innymi.
| Twoje zapytanie o obsługę dużej imprezy da najdokładniejszą wycenę, gdy znajdzie się w nim program dnia z godzinami przerw, forma serwisu, adres obiektu z opisem jego wyposażenia i wstępna lista diet. Z takim opisem firma od razu policzy stacje, kelnerów i sprzęt dla konkretnego wydarzenia, bez dopytywania w kilku kolejnych mailach. |
Całodniowa konferencja wymaga kilku posiłków w stałych punktach programu – kawy i przekąsek przy porannej rejestracji, przerw między sesjami i lunchu. Menu dobrze ułożyć tak, żeby dawało uczestnikom energię bez popołudniowej senności. Rano sprawdzi się lekkostrawne śniadanie z pieczywem pełnoziarnistym albo owsianką, w przerwach konferencyjnych orzechy, nasiona i owoce jagodowe, a na lunch zestaw dań ciepłych i zimnych bez ciężkostrawnych potraw. Przez cały dzień uczestnicy powinni mieć dostęp do wody; prelegenci mogą dostawać ją od kelnerów dyskretnie w trakcie wystąpień.
Jeśli wydarzenie zacznie się po południu, rejestrację możesz połączyć z formułą koktajlową i lekkimi przekąskami, które ułatwią uczestnikom pierwsze rozmowy. Pamiętaj też, że sesja może skończyć się kilka minut wcześniej albo później. Dobrze więc, żeby ktoś po Twojej stronie albo koordynator z agencji był w stałym kontakcie z kelnerami i uprzedzał ich o każdym przesunięciu, bo wtedy kuchnia wyda ciepłe dania we właściwym momencie.
Konferencja dla setek osób będzie wymagała dokładnego planu przerw? Sprawdź, jak wygląda organizacja konferencji biznesowych.
Scenariusz gali jubileuszowej obejmie przemówienia, wręczenie wyróżnień i występ artystyczny – dania serwowane do stołów trzeba zgrać z każdym z tych punktów. Kelnerzy powinni wnosić kolejne dania między punktami programu, a na czas przemówień wstrzymać serwis, żeby nie krążyć po sali w trakcie wystąpień. Dobrze też przekazać kuchni scenariusz z godzinami i ustalić, kto da sygnał do wydania kolejnego dania, jeśli któryś punkt programu się przeciągnie.
Uroczysta kolacja potrwa kilka godzin, więc menu warto rozłożyć na etapy:
Plan stołów dobrze przekazać firmie odpowiednio wcześnie, bo od niego będzie zależał podział sali na rewiry i kolejność serwisu.
Na bankiecie z udziałem kontrahentów obsługę ocenią także goście – wtedy sposób podania dań, tempo serwisu i porządek na sali wpłyną na wizerunek firmy tak samo jak dekoracje i oprawa sceniczna. Na jubileuszach firmowych pracownicy siadają często przy jednym stole z partnerami biznesowymi, dlatego przy wyborze menu możesz poprosić o propozycje, które trafią w gusta obu grup.
Organizujesz galę albo przyjęcie dla dużej grupy? Szczegóły wieczornej obsługi znajdziesz na stronie o bankietach firmowych.
Jeśli zdecydujesz się na pikniku firmowym na jeden wspólny obiad o stałej godzinie, część uczestników go przegapi, bo będzie akurat na trasie gry terenowej albo przy stanowisku team buildingu. Lepiej sprawdzi się wydawanie jedzenia rozłożone na kilka godzin – kucharze przy grillu będą podawać dania na bieżąco, a obok znajdą się przekąski do zjedzenia jedną ręką, takie jak wrap-rolls z warzywami czy sezonowe owoce w formie szaszłyków. Jeśli przyjadą rodziny pracowników, w menu przydadzą się też proste dania, które chętnie zjedzą dzieci.
Przy trasie gry i w strefie odpoczynku warto ustawić stoły z wodą i lemoniadą, żeby uczestnicy w upale nie musieli wracać po napoje do głównej strefy. Strefę jedzenia dobrze osłonić namiotem albo parasolami, które ochronią gości i potrawy zarówno przed deszczem, jak i przed słońcem. Impreza integracyjna w plenerze potrwa często do wieczora, więc jedzenie i napoje powinny być dostępne do samego końca, także dla osób, które dojadą później.
Grill, atrakcje dla zespołu i całą logistykę pleneru może przygotować jedna firma. Sprawdź, co obejmuje oferta pikników firmowych i jak połączyć posiłek z grilla z programem integracyjnym.
Menu na kilkudniowy wyjazd integracyjny powinno zmieniać się z dnia na dzień, bo ta sama grupa zasiądzie razem do kilku śniadań, obiadów i kolacji. Jeśli wyjazd łączy szkolenie z wieczorami integracyjnymi, w dzień dobrym wyborem będzie lekki lunch, który nie osłabi koncentracji, a wieczorem kolacja podana tak, żeby rozmowy mogły ciągnąć się do późna.
Na kilkudniowym wyjeździe osoba na diecie wegańskiej czy bezglutenowej powinna dostać odpowiednie danie przy każdym posiłku. Informację o dietach dobrze więc przekazać kuchni razem z całym planem posiłków, żeby pamiętała o nich także przy śniadaniach i przerwach na kawę.
Jeśli wyjazd odbędzie się w hotelu albo ośrodku z własną restauracją, obsługa gastronomiczna z zewnątrz może wymagać zgody zarządcy obiektu. Nie każde takie miejsce się na nią zgadza, dlatego zasady warto sprawdzić przed podpisaniem umowy na noclegi, kiedy łatwiej jeszcze negocjować warunki.
Na firmowe imprezy integracyjne dobrze sprawdza się menu z motywem przewodnim. Przykłady takich bufetów znajdziesz w poradniku o organizacji imprez integracyjnych od strony kuchni.
Na imprezie tematycznej menu i bar mogą stać się częścią scenografii, dlatego motyw warto przekazać firmie jak najwcześniej, razem z planem dekoracji. Wieczór w stylu lat dwudziestych będzie wymagał innych przekąsek i koktajli niż kulinarna podróż po kuchniach świata, a kuchnia potrzebuje czasu, żeby dobrać do tematu składniki i sposób podania. Jeśli pracownicy sami wybiorą motyw i przygotują przebrania, menu utrzymane w tym samym klimacie podkreśli ich kreatywność.
Duży event z DJ-em i tańcami trwa zwykle do późna, a przez większą część wieczoru goście są na parkiecie. Przez cały czas przydadzą się więc przekąski typu finger food, dostępne na stacjach albo roznoszone przez kelnerów, a po kilku godzinach zabawy drugi ciepły posiłek dla osób, które zostaną na parkiecie do końca.
Nie masz jeszcze pomysłu na wieczór? Inspiracje, od dekoracji po konkursy kulinarne między działami, znajdziesz w naszej ofercie eventów tematycznych.
Liczba uczestników przesądzi o tym, ile punktów wydawania będzie potrzebnych, żeby goście nie stracili całej przerwy na stanie w kolejce. Kilkaset osób, które wyjdą z sali w tej samej chwili, nie zdąży obsłużyć się przy jednym bufecie, nawet jeśli jedzenia wystarczy dla wszystkich. Im krótsza przerwa, tym więcej stanowisk trzeba ustawić – w zapytaniu do firmy podaj zarówno liczbę gości, jak i długość każdej przerwy.
Co pozwoli obsłużyć więcej osób w tym samym czasie?
Znaczenie ma też odległość jedzenia od wejścia. Bufet tuż przy drzwiach sali plenarnej zatrzyma pierwszych wychodzących i zablokuje przejście pozostałym, dlatego punkty wydawania lepiej przesunąć w głąb foyer i do bocznych stref, z wolnym przejściem od drzwi.
Przy programie prowadzonym równolegle w kilku salach goście często wychodzą na przerwę ze wszystkich sal naraz. Kelnerzy powinni więc mieć gotowe wszystkie stacje jeszcze przed końcem sesji, żeby nikt nie czekał na pierwszą filiżankę kawy.
Cały układ możesz sprawdzić jeszcze przed podpisaniem umowy na rzucie sali, który udostępni obiekt. Wystarczy zaznaczyć na nim drzwi, stacje i drogi przejścia. Jeśli strzałki od wszystkich wyjść poprowadzą do jednego stołu albo przetną się w wąskim przejściu, dobrym ruchem będzie prośba do firmy o inne rozmieszczenie stanowisk. Tak przygotowany rysunek warto dołączyć do planu imprezy, który otrzymają obiekt, ekipa techniczna i kuchnia.
Sala może wyglądać świetnie na zdjęciach, a mimo to nie mieć warunków do wydania kilkuset ciepłych porcji w czasie jednej przerwy. Zanim podpiszesz umowę z konkretną lokalizacją, sprawdź zaplecze obiektu, bo od niego zależy, czy kuchnia będzie mogła sprawnie pracować w dniu imprezy.
Rozmowę z obiektem najłatwiej poprowadzić według dnia pracy ekipy, od przyjazdu do wyjazdu. Samochód z jedzeniem i sprzętem będzie musiał gdzieś podjechać, więc warto zapytać, czy przy budynku jest rampa albo winda towarowa i którędy dania trafią na salę. Po rozładunku kuchnia rozstawi stoły robocze i urządzenia do podgrzewania, dlatego potrzebuje pomieszczenia możliwie blisko sali, z przyłączem prądu o wystarczającej mocy i dostępem do wody. Sprzątanie po dużym evencie potrwa długo po wyjściu gości, a część obiektów wymaga opuszczenia pomieszczeń o ustalonej porze, więc godziny montażu i demontażu najlepiej zapisać w umowie.
Od firmy cateringowej dobrze od razu dowiedzieć się, gdzie powstaną dania, jak dojadą na miejsce i czym zostaną podgrzane przed wydaniem. Na tej podstawie ustalisz z obiektem, ile miejsca i prądu kuchnia będzie potrzebować.
Najwięcej spokoju da Ci wizja lokalna z udziałem koordynatora obsługi gastronomicznej, zorganizowana kilka tygodni przed wydarzeniem. Jeśli podczas niej okaże się, że przyłącze jest za słabe albo korytarz między pomieszczeniem dla obsługi a salą jest zbyt wąski, zostanie jeszcze czas na dowiezienie agregatu czy ustawienie namiotu roboczego przy budynku.
Przy imprezach plenerowych przygotowań będzie więcej, bo na trawie nie ma gniazdek, kranu ani stołów roboczych. Agregat, zbiorniki na wodę, namiot cateringowy i oświetlenie na wieczór muszą przyjechać na teren razem z jedzeniem, dlatego przy wyborze miejsca w plenerze możesz od razu zapytać firmę, czy dostarczy cały ten sprzęt.
Ile grilli ustawić dla kilkuset osób i skąd wziąć prąd oraz wodę na łące? Odpowiedzi, razem z propozycjami dań, zawiera nasz poradnik o tym, jak zorganizować grilla na imprezie firmowej.
Im wcześniej zaczniesz rozmowy z obiektem i firmą cateringową, tym większy wybór terminów będziesz mieć. Kalendarze firm cateringowych zapełniają się najszybciej w maju, czerwcu, wrześniu i październiku, a terminy na grudniowe spotkania firmowe znikają już we wrześniu.
Przy planowaniu eventów firmowych dla kilkuset osób dobrze zacząć od terminu i obiektu, bo to one określą warunki pracy kuchni. Obsługę gastronomiczną możesz zarezerwować zaraz potem, a atrakcje i dekoracje dobrać na końcu. Jeśli zarząd nie zatwierdził jeszcze budżetu, warto zapytać obiekt o wstępną rezerwację terminu. Zyskasz wtedy czas na decyzje, a wybrane miejsce nie trafi w tym czasie do innej firmy.
Budżet imprezy integracyjnej dla kilkuset osób będzie Ci łatwiej zaplanować, jeśli dowiesz się, z czego składa się wycena. Koszt jedzenia rośnie razem z liczbą gości, ale dojazd ekipy i transport sprzętu opłaca się jednorazowo, bez względu na to, czy na sali będzie sto, czy trzysta osób. Dlatego przy dużej grupie stawka od osoby może być niższa niż przy mniejszym spotkaniu.
Wyraźną część wyceny będzie stanowić obsługa. Kelnerzy i kucharze mają zwykle stawki godzinowe, więc im dłużej potrwa wydarzenie razem z montażem i demontażem, tym więcej zapłacisz za ich pracę. Osobno policzone zostaną też stacje z daniami przygotowywanymi na miejscu oraz, przy imprezie w plenerze, namioty, agregaty i toalety serwisowe. Na cenę wpłynie również termin, bo w okresie przedświątecznym stawki rosną zwykle o 15–20%, a w weekendy obsługa pracuje drożej niż w dni powszednie.
Jeśli poprosisz o wycenę rozpisaną na pozycje, łatwiej porównasz oferty i zauważysz, co zmienia się przy wzroście albo spadku liczby gości.
| Obok terminu potwierdzenia listy gości przyda się w umowie zapis o rozliczeniu zmian, które przyjdą po tej dacie. Przy kilkuset osobach nagłe zgłoszenia i rezygnacje mogą pojawiać się do ostatnich dni, a jasna zasada oszczędzi dyskusji przy fakturze. |
Widełki cenowe, dodatkowe pozycje w kosztorysie i pytania, które warto zadać firmie przed podpisaniem umowy, znajdziesz w naszym artykule o tym, ile kosztuje catering na 50 osób.
Twój telefon w dniu dużego eventu firmowego może nie milknąć – tu technika pyta o mikrofony, tam zespół muzyczny o próbę dźwięku czy kuchnia o godzinę kolacji. Przy takim wydarzeniu pracuje obok siebie kilka ekip, od obsługi obiektu po animatorów, i każda ma własny harmonogram. Wystarczy, że technika zacznie przestawiać scenę w chwili, gdy kelnerzy mają wnieść danie główne, albo że przedłużony występ opóźni kolację, a kuchnia dowie się o tym ostatnia.
Profesjonalna organizacja imprez dla kilkuset osób wymaga kogoś, kto połączy rozkłady wszystkich ekip i będzie na bieżąco reagować na zmiany. Tę rolę może przejąć doświadczona agencja eventowa. Jeszcze na etapie przygotowań uzgodni ona z dostawcami godziny montażu, serwisu i występów, a w dniu wydarzenia jej koordynator będzie na miejscu pilnować przebiegu programu i informować ekipy o przesunięciach. Decyzje w najważniejszych sprawach nadal będą należeć do Ciebie – z Twojej puli zadań odpadną za to wszystkie mozolne taski.
Jeszcze sprawniej pójdzie to z firmą eventową, która prowadzi własną kuchnię. Program i menu przygotuje wtedy jeden zespół, więc informacja o przeciągniętym przemówieniu czy dłuższym występie trafi do kuchni bez pośredników – a to jeden z warunków udanej imprezy tej wielkości.
Przed wyborem partnera do organizacji eventów dla firm zadaj kandydatom kilka pytań.
Firmy z branży eventowej słyszą takie pytania na co dzień, więc odpowiedzi powinny być konkretne. Ogólnik przy liczbie kelnerów albo planie awaryjnym jest sygnałem, żeby dopytać o szczegóły, zanim podpiszesz umowę.
W NUTRI Catering & Events program wydarzenia i menu planuje jeden zespół, bo obok organizacji eventów firmowych prowadzimy własną kuchnię. Organizacją wydarzeń dla dużych grup zajmujemy się w Warszawie, Wrocławiu i okolicach przez 7 dni w tygodniu, od konferencji po pikniki i wyjazdy integracyjne.
Gotujemy głównie metodą konwekcji parowej, dzięki której dania zachowują wartości odżywcze i naturalny smak. Menu wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe przygotowujemy jako pełnoprawną część oferty. Przy organizacji imprez firmowych i eventów dla dużych grup nasz koordynator jest na miejscu przez cały czas i przekazuje zmiany w programie kuchni oraz kelnerom. Współpracujemy też z muzykami, konferansjerami oraz specjalistami od oświetlenia i nagłośnienia, żeby muzyka, światło i serwis szły według jednego planu.
Ciekawi Cię, jak wyglądają nasze duże wydarzenia? Zobacz nasze realizacje.
Skontaktuj się z nami – przygotujemy wycenę i plan obsługi dopasowane do skali Twojej imprezy.
