Środa, szesnasta trzydzieści. W kalendarzu kontrahenta zamiast agendy widnieje jedno słowo – „kawa?”. Na stoliku w spokojniejszej części sali stoją dwie filiżanki, obok talerzyk z ciastkami, a rozmowa toczy się bez rzucania okiem na zegarek. Z zewnątrz to zwykłe spotkanie towarzyskie, ale ma służyć czemuś więcej – podtrzymaniu współpracy, którą warto pielęgnować.

Organizacja spotkań biznesowych w nieformalnym tonie rządzi się jednak własnymi zasadami – decyduje o nich miejsce, sposób prowadzenia rozmowy i moment, w którym luźna wymiana zdań zamienia się w konkretne ustalenie. Sprawdź, jak to zorganizować, żeby rozmowa przy kawie przełożyła się na coś więcej niż miłe wrażenie.

Skontaktuj się z nami

Organizacja spotkań biznesowych w nieformalnym tonie – czym różni się od narady zarządu czy konferencji?

Narada zarządu trzyma się z góry ustalonej godziny zakończenia i rozpisanej kolejności tematów, bo zarząd ma na koniec zatwierdzić budżet, umowę albo strategię. Konferencja rządzi się programem rozpisanym co do minuty, bo w ciągu jednego dnia trzeba przekazać treść dziesiątkom uczestników naraz. Bankiet prowadzi gości przez scenariusz wieczoru, od powitania po deser. To zupełnie inna skala eventu.

Nieformalne spotkanie biznesowe nie potrzebuje żadnego z tych elementów, bo jego cel – zbudowanie zaufania, które zaprocentuje za kilka miesięcy, albo po prostu podtrzymanie kontaktu z kontrahentem – wykracza poza jedno, zamknięte czasowo spotkanie.

Taka rozmowa nie ma agendy, która z góry podpowiedziałaby drugiej stronie, czego się spodziewać. W tej sytuacji rolę zapowiedzi przejmuje samo miejsce spotkania. Dlatego w zwyczaju biznesowym to organizator wybiera lokal, a nie zaproszony gość – to on decyduje, jaki sygnał zostanie wysłany.

Sala konferencyjna kojarzy się z ważną decyzją albo trudnymi negocjacjami, bo właśnie do takich rozmów zwykle się ją rezerwuje, nawet jeśli w tym konkretnym przypadku chodzi tylko o zwykłe podtrzymanie kontaktu. Kawiarnia czy firmowa strefa relaksu z kolei kojarzą się z rozmową, która ma czas, żeby dojrzeć, bo nikt nie przychodzi tam z założeniem, że musi wyjść z podpisanym papierem.

Jeśli rozmowa może zejść na pieniądze, terminy albo warunki umowy, lepiej zarezerwować salę – nawet gdy sam ton rozmowy zostanie swobodny, przestrzeń daje obu stronom komfort, żeby w razie potrzeby usiąść z dokumentami czy laptopem. Jeśli chodzi wyłącznie o podtrzymanie kontaktu, kawiarnia czy firmowa strefa relaksu w zupełności wystarczą.

Formalne spotkanie kończy się zwykle protokołem, bo po to właśnie istnieje – żeby coś ustalić na piśmie. Nieformalna rozmowa nie musi kończyć się niczym więcej niż dobrym wrażeniem i podtrzymaną relacją.

Rodzaje spotkań biznesowych w nieformalnym wydaniu – od porannej kawy z kontrahentem po wieczorną rozmowę

Format nieformalnego spotkania biznesowego zależy od pory dnia, a każda pora pasuje do innej sytuacji – od pierwszego kontaktu z kontrahentem po podsumowanie wieloletniej współpracy.

• Śniadanie biznesowe sprawdza się przy pierwszym kontakcie z nowym kontrahentem albo przy temacie, który wymaga świeżej głowy, zanim dzień wypełni się innymi sprawami. Firmy zamawiające catering na śniadanie biznesowe proszą zwykle o dostawę na godzinę przed rozpoczęciem pracy biura, a menu zostaje lekkie: pieczywo, jajka, owoce, kawa, rzadko coś cięższego. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Jak zorganizować śniadanie biznesowe.
• Popołudniowa kawa, czyli „slow meeting”, sprawdza się w podtrzymywaniu relacji, które już istnieją, tam, gdzie liczy się jakość rozmowy, nie jej tempo. Wygląda to inaczej już w samym zamówieniu – eleganckie filiżanki, talerzyk z przekąską na mały głód, nakrycie z dbałością o szczegóły – obrus, prawdziwe filiżanki zamiast jednorazowych kubków.
• Lunch firmowy wypełnia środek dnia i mieści się między jednym a drugim spotkaniem w kalendarzu. Zamówienia na ten format zwykle zawierają prośbę o menu bez ciężkich sosów i smażonych dań, bo po lunchu goście wracają do biurka, nie do domu.
• Wieczorna rozmowa przy kolacji zdarza się rzadziej, zwykle wtedy, gdy spotkanie ma podsumować dłuższy etap współpracy, a nie dopiero go rozpocząć. Kilka dań podanych po kolei – przystawka, danie główne, deser – zastępuje szybki bufet, do tego lampka wina i serwis rozciągnięty na dwie, trzy godziny zamiast czterdziestu minut.

Dostosowanie przestrzeni do charakteru spotkania – układ stołu, który sprzyja rozmowie

Dobrą przestrzenią na nieformalne spotkanie biznesowe jest niewielki stolik przy oknie w hotelowym lobby, wnęka w kawiarni z widokiem na ulicę albo kącik firmowej strefy relaksu z miękką kanapą i odrobiną zieleni w donicy. Dwie filiżanki, para unosząca się znad kawy, popołudniowe światło wpadające z boku i odrobina ciszy do rozmowy – tyle wystarczy, żeby stworzyć prywatną, ale swobodną atmosferę, zupełnie odmienną niż jeden koniec długiego stołu w pustej sali na dwadzieścia miejsc.

Firmy czasem rezerwują pełną salę konferencyjną tylko dlatego, że to jedyna dostępna opcja w biurowcu, choć rozmowa w cztery oczy nie potrzebuje aż tyle przestrzeni. Catering na formalne konferencje rządzi się zupełnie innym układem sali, dopasowanym do dziesiątek gości.

Ten sam stolik przy oknie sprawdza się lepiej, gdy stoi z dala od baru, wejścia i najgłośniejszych stanowisk – wtedy rozmowa toczy się swobodnie, zamiast rywalizować z warczącym ekspresem i dzwonkiem przy drzwiach. Firmowa strefa relaksu działa z tego samego powodu – kanapa i miękkie fotele pojawiają sie zamiast rzędu krzeseł biurowych, kącik jest więc w pełni zaplanowany, ale pozostaje nieoficjalny w wydźwięku.

Projektor i ekran są w tym scenariuszu zbędne, ale gniazdko w zasięgu ręki się przyda, gdyby rozmowa zeszła na konkretną ofertę czy dane, które łatwiej pokazać na laptopie niż opisać słowami.

Obsługa podczas nieformalnego spotkania biznesowego – dyskretna obecność, która nie przerywa rozmowy

Obsługa podczas nieformalnego spotkania biznesowego zwykle nie rzuca się w oczy. Kelner dolewa kawy i znika, zanim ktoś zdąży przerwać zdanie – rzadziej niż przy bankiecie czy konferencji, gdzie stały ruch wokół stołu jest częścią oczekiwanego rytmu. Przy rozmowie dwóch osób ten sam ruch działałby odwrotnie – zbyt częste podchodzenie do stolika rozbija skupienie tak samo skutecznie, jak zbyt głośna muzyka w tle.

Dobra obsługa potrafi wyczuć moment, w którym rozmowa robi się poważniejsza – zmienia się ton głosu, ktoś pochyla się nad stołem – i wtedy zachowuje większy dystans, zamiast dopytywać, czy wszystko w porządku. Najlepszy moment na dolanie kawy to naturalna przerwa w rozmowie, nie środek zdania, które akurat dla kogoś ma znaczenie. Ta dyskrecja to nic innego jak troska o dwie osoby przy stoliku – żeby czuły, że mają przestrzeń na rozmowę, a nie że ktoś liczy minuty do kolejnego podejścia.

Dobrze skomponowany zestaw przekąsek pomaga w tym najbardziej – wystarczy zastawić stół raz, porządnie, żeby rozmowa mogła płynąć bez przerw na dokładki.

Poczęstunek firmowy – standard, który buduje profesjonalny wizerunek

Ilość i rodzaj poczęstunku warto dopasować do planowanej długości spotkania. Krótka popołudniowa kawa prosi się o coś lekkiego na stole, a dłuższa rozmowa zniesie już bogatszy, różnorodny zestaw.

Lżejszy zestaw na popołudniową kawę składa się zwykle z owoców sezonowych w niewielkim koszyczku, drobnego ciasta w miniaturowej formie i szklanego pucharka z musem owocowym – coś, co nie obciąża przed resztą dnia.

Bogatszy wariant na dłuższe spotkanie łączy słodkie i wytrawne w jednej, dwóch odsłonach: drobny pierożek prosto z pieca obok szklanego pucharka z musem czekoladowym i jadalnym kwiatem na wierzchu. Pierożek znika w dwóch kęsach, a mus wystarczy zjeść małą łyżeczką prosto z pucharka – żadne z nich nie wymaga krojenia ani żonglowania sztućcami.

Ustawienie liczy się tak samo jak skład. Gość dostrzega dbałość o detal, jeszcze zanim usiądzie przy stole – pucharki ustawione w równym rzędzie, jedną wspólną kolorystykę zamiast przypadkowego zestawienia, listek mięty czy jadalny kwiat jako ostatni akcent na wierzchu. Kontrast ciepłego i zimnego na jednym stole – świeżo upieczony pierożek obok chłodnego musu – dodatkowo ożywia stół.

Za takim zestawem stoi ta sama praca kuchni, co przy dużym bankiecie, tylko w mniejszej skali – każdy kubeczek napełniony jest ręcznie, a każdy talerzyk zostaje sprawdzony, zanim trafi na stół. Rozmiar spotkania nie zmniejsza dbałości o szczegół.

Przykłady takich zestawów możesz zobaczyć w naszej ofercie poczęstunków firmowych i przerw na kawę.

Planowanie spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem – logistyka, o której łatwo zapomnieć

Spotkanie w kawiarni nie wymaga żadnej logistyki poza samą rezerwacją stolika – ale w porze lunchu w centrum Warszawy czy Wrocławia miejsca potrafią zniknąć błyskawicznie. Lepiej więc zarezerwować go z nawet  kilkudniowym wyprzedzeniem. Kelner na miejscu obsłuży zamówienie tak samo, jak każdego innego gościa.

Zamówienie niewielkiego zestawu na kawę firmową zwykle załatwia jeden telefon albo mail do managera eventowego, bez formularza na kilka stron, jak przy dużym evencie. Wystarczy podać liczbę osób, adres i godzinę, o której poczęstunek ma stanąć na stole. Kuchnia przygotowuje taki zestaw tego samego dnia rano, jeśli zamówienie wpłynęło dzień wcześniej, a dostarcza go kierowca prosto z lokalnej kuchni.

Dostawa najlepiej dociera piętnaście, dwadzieścia minut przed spotkaniem. Za wcześnie, i kawa zdąży wystygnąć, zanim ktokolwiek usiądzie przy stole. Za późno, tuż przed samym wejściem gościa, i nikt nie zdąży rozstawić niczego porządnie, zanim rozmowa się zacznie.

Zorganizuj spotkanie biznesowe razem z NUTRI Catering & Events

Planujesz nieformalne spotkanie z kontrahentem? Niezależnie od tego, czy to poranne śniadanie przed otwarciem biura, popołudniowa kawa w firmowej strefie relaksu, czy lunch między dwoma innymi spotkaniami w kalendarzu, każdy z tych formatów wymaga innego menu, innej godziny dostawy i innego podejścia do serwisu.

Zespół eventowy NUTRI Catering & Events zajmuje się tym na co dzień – od małych zestawów na dwie, trzy osoby po pełną obsługę większych wydarzeń, w Warszawie, Wrocławiu i okolicach. Skontaktuj się z nami – dopasujemy menu i formę serwisu do charakteru Twojego spotkania, niezależnie od tego, czy to pierwszy kontakt z nowym kontrahentem, czy rozmowa podsumowująca lata współpracy.