Uczestnicy widzą gotowy event – salę udekorowaną dokładnie na czas, catering serwowany co do minuty, sprawnie działające nagłośnienie, bezproblemowy przebieg całego dnia. Widzą efekt. Nie widzą sześciu tygodni wcześniej, gdy ktoś dzwonił do dwunastu lokalizacji, negocjował stawki, testował menu, koordynował dostawców, przewidywał problemy i budował plany awaryjne.

Na każdą godzinę udanego wydarzenia przypada średnio 15–20 godzin pracy organizacyjnej. Setki maili, dziesiątki rozmów telefonicznych, kilkanaście spotkań z dostawcami. Sprawdzanie, czy sala ma odpowiednie nagłośnienie, potwierdzanie po raz trzeci, że catering dotrze o 12:00, nie o 12:30, przypominanie hotelowi o diecie bezglutenowej dla trzech osób. Przekładanie harmonogramu, bo prelegent ma opóźniony lot.

To wszystko dzieje się w tle. Niewidocznie.

Czasami możesz to ogarnąć sam. Masz doświadczenie, czas, sprawdzone kontakty. Są jednak sytuacje, w których samodzielna organizacja imprez firmowych kończy się nieprzespaną nocą przed wydarzeniem i modlitwą, żeby wszystko jakoś wyszło.

Kiedy warto pomyśleć o współpracy z agencją? Przyjrzyjmy się konkretnym sytuacjom.

Skontaktuj się z nami

Gdy skala wydarzenia Cię przerasta

Lunch dla 15 osób z zarządu? Rezerwujesz salę w hotelu, zamawiasz catering, gotowe. Ale konferencja na 200 uczestników z kilkoma sesjami równolegle, przerwami na kawę i wieczornym bankietem to już zupełnie inna historia.

Nie chodzi tylko o to, że wszystkiego jest więcej. Zmienia się sama natura organizacji. Bufet dla 50 osób wymaga innych rozwiązań logistycznych niż ten dla 200. Przepływ gości przez przestrzeń musi być przemyślany – inaczej powstają zatory przy rejestracji, przed toaletami czy przy stacjach z kawą. Jeden konferansjer może ogarnąć małą salę, ale duża przestrzeń potrzebuje całkiem innego zaplecza technicznego.

Jeśli pierwszy raz organizujesz event w tym rozmiarze, wartość doświadczonego organizatora imprez polega właśnie na tym – on widział już wszystkie możliwe scenariusze. Przewiduje problemy, zanim się pojawią.

Weźmy na przykład galę firmową z okazji 25-lecia. Planowany przebieg: koktajl powitalny, kolacja, przemówienia, afterparty. Brzmi w miarę łatwo. Realizacja takiego wydarzenia wymaga jednak:

• profesjonalnego cateringu dla 180 osób z precyzyjnym timingiem między kolejnymi daniami;
• synchronizacji kuchni z harmonogramem przemówień;
• nagłośnienia działającego w trzech strefach: scena, część bankietowa i strefa afterparty;
• oświetlenia zmieniającego się w zależności od części wieczoru;
• koordynacji kelnerów, techników, fotografa i prowadzącego jednocześnie.

A potem prezes decyduje, że przedłuży przemówienie – albo szef sprzedaży spóźnia się z lotniska i program trzeba przestawić w biegu.

Organizator eventów firmowych robi to co tydzień. Widzi powtarzające się wzorce i uczy się na dziesiątkach realizacji.

Kiedy po prostu nie masz czasu na organizację eventów

Znasz ten scenariusz? Poniedziałek rano, prezes ogłasza: „Za sześć tygodni robimy imprezę integracyjną, około 80 osób, weekend, zróbmy coś fajnego”. W takiej sytuacji organizacja eventu dochodzi jako zadanie ekstra, które musisz wpasować między spotkania, maile, prezentacje, projekty.

Pierwsze dni jeszcze idzie. Wysyłasz zapytania do lokalizacji, zbierasz oferty cateringowe, sprawdzasz terminy. Ale szybko okazuje się, że to zadanie pochłania znacznie więcej czasu niż założyłeś:

• każdy dostawca wymaga osobnej rozmowy, negocjacji, potwierdzenia szczegółów;
• lokalizacja chce finalną liczbę uczestników na dwa tygodnie przed eventem, a Ty wciąż zbierasz deklaracje;
• zaopatrzenie potrzebuje adresu dostawy na już;
• trzeba sprawdzić trzy różne opcje zaplecza technicznego, bo pierwsza się nie zgadza z budżetem.

A to wszystko dzieje się równolegle z Twoją właściwą pracą.

Eventy dla firm we Wrocławiu często wymagają szybkiego działania. Popularne miejsca rezerwuje się z miesięcznym wyprzedzeniem, sprawdzeni dostawcy mają pełne kalendarze. Chcesz zorganizować piknik firmowy w czerwcu? W połowie marca najlepsze opcje mogą być już zajęte. Bez wyznaczonej osoby, która ma czas na ciągłe telefony i maile, faktycznie tracisz dobre możliwości.

Partner w organizacji działa jako opiekun Twojej imprezy. Dzwoni do dostawców, negocjuje, śledzi terminy, przypomina o płatnościach. Ty dostajesz aktualizacje i podejmujesz kluczowe decyzje, ale nie siedzisz w tym po uszy przez sześć tygodni.

Gdy nie znasz wrocławskiego rynku eventowego

Przeniosłeś się z Warszawy do Wrocławia i dostajesz zadanie – konferencja firmowa dla 150 osób. Zero pojęcia, które hotele mają odpowiednie sale, gdzie parkowanie jest problemem i który catering faktycznie dotrzymuje obietnic, a który zawodzi w ostatniej chwili.

Organizacja eventów ma swoją specyfikę, którą poznaje się latami pracy na lokalnym rynku. Agencja eventowa z Wrocławia ma tę wiedzę:

• wie, że sala w hotelu X ma świetne nagłośnienie, ale toalety są dwa piętra niżej (niekorzystnie dla 200 osób z kilkoma przerwami na kawę);
• wyłapała już lokalizacje, które wyglądają rewelacyjnie na zdjęciach, ale mają okropną akustykę;
• ma sprawdzone kontakty z dostawcami, co przekłada się na lepsze terminy i elastyczność w ostatniej chwili;
• wie, które lokalizacje w centrum mają problemy z parkowaniem w godzinach szczytu.

Przykład: chcesz event w nietypowym miejscu – pofabrycznej przestrzeni czy zabytkowym budynku. Pytania, na które musisz znać odpowiedź, to:

• jakie są ograniczenia techniczne (dostęp do prądu, możliwości montażu)?
• czy jest odpowiednie zaplecze sanitarne?
• jak wygląda dostawa cateringu do takiej lokalizacji?
• kto zajmuje się montażem i demontażem – i ile to trwa?

Organizator imprez, który już tam pracował, odpowie od ręki. Sam – musisz to wszystko odkryć metodą prób i błędów.

Kiedy event ma znaczenie dla wizerunku firmy

Są wydarzenia firmowe, przy których nie możesz sobie pozwolić na żadną wpadkę:

• jubileusz firmy z VIP-ami w pierwszym rzędzie;
• gala dla kluczowych klientów, którzy dopiero rozważają współpracę;
• bankiet dla partnerów biznesowych, gdzie każdy detal buduje (albo rujnuje) wrażenie.

Nie chodzi tylko o to, żeby „się udało”. Chodzi o perfekcyjne dogranie wszystkich elementów. Goście nie będą czekać 40 minut na posiłek. Prezentacja nie może się zawiesić w kluczowym momencie. Temperatura w sali musi być komfortowa przez cały wieczór, nie za zimno na początku i nie za gorąco po godzinie.

Profesjonalizm w realizacji wydarzeń firmowych objawia się właśnie w tym poziomie kontroli nad każdym detalem. Doświadczona agencja eventowa:

• ma wypracowane procedury na każdy możliwy scenariusz;
• wie, jak zarządzić sytuacją, gdy prelegent się spóźnia;
• potrafi dyskretnie rozwiązać problem, zanim uczestnicy w ogóle zauważą, że coś poszło nie tak;
• ma plan B, C i D na najważniejsze elementy wydarzenia.

Nie spędzasz wtedy nocy przed eventem, martwiąc się, czy kelnerzy przyjdą na czas i czy zamówiona ilość wina wystarczy. Ktoś już za Ciebie to przemyślał, sprawdził i potrójnie potwierdził.

Gdy potrzebujesz kreatywności i świeżych pomysłów

Trzecia impreza integracyjna w tym samym ośrodku. Piąty standardowy bankiet, który wygląda identycznie jak rok temu. W pewnym momencie pomysły się kończą – a przecież  Twój zespół zasługuje na coś lepszego.

Chcesz coś nietypowego? Organizator eventów firmowych, który ma za sobą różnorodne przykładowe realizacje – od imprez plenerowych po eleganckie gale – zaproponuje rozwiązania, o których sam nie pomyślałeś. I równie ważne: powie, co nie zadziała – bo wie już, jak genialne na papierze pomysły rozbijają się o rzeczywistość.

Kreatywność w organizacji imprez to umiejętność dostosowania koncepcji do:

• budżetu (bez przekraczania o 40%);
• lokalizacji (nie każde miejsce pozwala na wszystko);
• charakteru grupy (co sprawdzi się u programistów, nie zadziała u sprzedawców);
• celu wydarzenia (integracja? Celebracja? Networking?).

To właśnie różnica między genialną koncepcją na slajdzie a realnie zrealizowanym eventem, który ludzie wspominają miesiące później.

Kiedy logistyka staje się zbyt skomplikowana

Wyobraź sobie event we Wrocławiu dla uczestników z całej Polski. Część przyjeżdża z Warszawy, część z Krakowa, kilkoro osób leci z zagranicy… Lista zadań do skoordynowania rośnie z każdą godziną.

Musisz ogarnąć transport i zakwaterowanie dla kilkudziesięciu osób przyjeżdżających o różnych porach:

• trzeba zorganizować odbiór z lotniska w trzech różnych godzinach;
• transfery między hotelem a miejscem wydarzenia muszą działać sprawnie;
• ktoś musi ustalić rozkład pokoi – kto z kim, kto potrzebuje pojedynczego.

Potrzebny jest profesjonalny catering na trzy dni – a każdy uczestnik ma inne potrzeby dietetyczne, które musisz uwzględnić:

• część osób jest na diecie bezglutenowej;
• będzie trzech wegetarian, a dwie osoby potrzebują dań wegańskich;
• ktoś zgłosił alergię na orzechy, więc menu wymaga szczególnej uwagi;
• jedzenie musi być różnorodne każdego dnia, żeby uczestnikom się nie znudziło.

Harmonogram obejmuje trzy intensywne dni, gdzie wszystko musi działać jak w zegarku:

• pierwszego dnia: rejestracja uczestników, lunch, sesje warsztatowe w trzech salach jednocześnie, wspólna kolacja;
• drugiego dnia: śniadanie, cały dzień konferencji z trzema przerwami na kawę, bankiet wieczorem;
• trzeciego dnia: podsumowanie wydarzenia, pożegnalny lunch i rozjazdy rozłożone w czasie (każdy ma inne połączenie).

I wszystko musi działać synchronicznie. Spóźniony lot? Przestawiasz cały harmonogram pierwszego dnia. Więcej uczestników niż zakładano? Potrzebujesz dodatkowych miejsc w hotelach i większej ilości jedzenia.

Samodzielna koordynacja takiej logistyki zajmuje pełny etat przez kilka tygodni. Kompleksowa organizacja eventów wymaga zespołu, który obsługuje wiele rzeczy jednocześnie – podczas gdy Ty możesz być tylko w jednym miejscu naraz.

Skontaktuj się z nami

Na co zwrócić uwagę, wybierając agencję eventową we Wrocławiu

Po wpisaniu w Google „agencja eventowa Wrocław” dostaniesz trzydzieści stron z podobnie brzmiącymi obietnicami: „profesjonalizm”, „kompleksowa obsługa”, „indywidualne podejście” i „lata doświadczenia”. Wszyscy wyglądają dobrze na papierze. Wszyscy mają ładne portfolio. Jak więc wybrać partnera, który faktycznie Ci pomoże?

Zacznij od sprawdzenia przykładowych realizacji

Portfolio to nie galeria ładnych zdjęć. To dowód, że ktoś wie, co robi. Szukaj tam konkretów:

• Czy agencja zorganizowała wydarzenia podobne do Twojego? Jeśli planujesz konferencję na 150 osób, a w portfolio widzisz tylko kameralne kolacje – to sygnał ostrzegawczy. Skala ma znaczenie. Ktoś, kto perfekcyjnie radzi sobie z eventami na 30 osób, może nie mieć doświadczenia w logistyce większych przedsięwzięć.
• Organizacja eventu dla startupu technologicznego różni się od gali dla korporacji – inni uczestnicy, inne oczekiwania, inna atmosfera. Doświadczony organizator imprez firmowych potrafi dostosować się do różnych środowisk, ale jeśli nigdy nie pracował z Twoim typem klienta, będzie uczył się na Tobie.
• Czy mają case studies, nie tylko zdjęcia? Ładne ujęcia sali to jedno. Opis wyzwań, rozwiązań, efektów – to drugie. „Event na 200 osób we Wrocławiu” mówi niewiele. „Konferencja dla 200 osób z 5 równoległymi sesjami, cateringiem dla 8 różnych diet, transmisją online i ścisłym harmonogramem – realizacja czerwiec 2024” – to już konkret.

Ustal, jakiego zakresu wsparcia faktycznie potrzebujesz

„Organizacja eventów we Wrocławiu” może oznaczać wszystko albo nic. Niektóre agencje oferują kompleksową obsługę od pierwszego pomysłu po sprzątanie następnego dnia. Inne specjalizują się w konkretnych obszarach.

Przemyśl, czego Ci brakuje:

• Masz już salę i ogólny plan, ale potrzebujesz kogoś do koordynacji wszystkich dostawców? Szukaj specjalisty od logistyki.
• Chcesz sam komunikować się z uczestnikami, ale resztę chętnie oddelegowałbyś? Potrzebujesz częściowej obsługi.
• Nie masz czasu na nic i wolałbyś, żeby ktoś zajął się wszystkim? Wtedy kompleksowa organizacja ma sens.

Nie przepłacaj za usługi, których nie wykorzystasz – ale też nie oszczędzaj tam, gdzie faktycznie potrzebujesz pomocy. Jeśli nie znasz wrocławskiego rynku eventowego, przyda Ci się doświadczenie lokalnego organizatora.

Zapytaj o konkretny proces współpracy

Ogólnikowe „wszystkim się zajmiemy” to za mało. Warto wiedzieć, JAK będzie wyglądać współpraca:

• Kto będzie Twoją osobą kontaktową? To ma być jedna konkretna osoba, która zna Twój projekt, nie kolejne osoby z działu obsługi klienta przy każdym telefonie. Dobra agencja eventowa przydziela koordynatora do projektu i trzyma się tego.
• Jak często będziesz dostawać aktualizacje? Co tydzień? Co dwa tygodnie? Na żądanie? Ustal to na początku. Część ludzi chce być informowana o każdym detalu, inni wolą dostać podsumowanie raz na jakiś czas. Nie ma tu dobrej czy złej odpowiedzi, ale musi być jasność.
• Jak wygląda proces podejmowania decyzji? Czy przy każdej zmianie musisz wszystko zatwierdzać, czy organizator ma swobodę w pewnych granicach? Co się dzieje, gdy Twoja wizja koliduje z ich doświadczeniem? Profesjonalny partner w organizacji potrafi konstruktywnie powiedzieć „to może nie zadziałać, bo...” i zaproponować alternatywę.
• Co konkretnie wchodzi w cenę, a co jest dodatkowo płatne? To brzmi prozaicznie, ale uniknie późniejszych napięć. Jasność w kwestiach finansowych od początku to oznaka poważnego partnera.

Sprawdź, czy naprawdę słuchają

Będziesz z tymi ludźmi pracować tygodniami. Może miesiącami.

Podczas pierwszych rozmów zwróć uwagę, czy słuchają Twoich potrzeb, czy od razu sprzedają swoje standardowe pakiety? Czy zadają pytania o Twoją firmę, uczestników, cel wydarzenia? Czy próbują zrozumieć Twoją wizję, czy narzucają swoją?

Zaufaj intuicji. Jeśli po pierwszej rozmowie czujesz, że będziesz musiał walczyć o każdą zmianę albo tłumaczyć swoją wizję trzy razy – to nie jest dobry znak. Współpraca w organizacji eventów dla firm powinna być partnerska, nie stresująca.

Planujesz event firmowy we Wrocławiu i zastanawiasz się, jak to ogarnąć? W NUTRI Catering & Events zajmujemy się organizacją wydarzeń z profesjonalnym cateringiem – od kameralnych spotkań po kilkusetosobowe konferencje. Porozmawiajmy o Twoim projekcie!