Przy planowaniu większego wydarzenia firmowego prędzej czy później pojawia się pytanie – „może jednak skorzystać z agencji eventowej?”. Czasem to sugestia kolegi, który zna innego kolegę... Czasem ktoś skojarzy zauważoną ofertę od miejsca, które poleca „profesjonalną firmę eventową”. Czasem to po prostu wewnętrzna kalkulacja – damy radę sami czy lepiej kogoś do tego wziąć?
Tylko że samo pojęcie „agencja eventowa” pozostaje dla wielu dość niejasne. Co dokładnie wchodzi w ich zakres działania? Czym różnią się od firmy cateringowej oferującej organizację imprez? Kiedy ich zaangażowanie rzeczywiście ma sens, a kiedy można spokojnie poradzić sobie wewnętrznymi zasobami?
Agencja eventowa to firma specjalizująca się w organizacji wydarzeń firmowych – od koncepcji przez realizację po rozliczenie projektu. Zakres usług poszczególnych agencji może się różnić, zazwyczaj obejmuje jednak kilka obszarów.
Różnica między agencją eventową a „kimś, kto coś zorganizuje” to więc wypracowane standardy, sprawdzona sieć kontaktów, procedury awaryjne i odpowiedzialność ubezpieczeniowa. Firma nie uczy się na Twoim projekcie – wnosi doświadczenie z dziesiątek podobnych realizacji.
| Zawodowa organizacja wydarzeń firmowych to stosunkowo młoda branża. Jeszcze 30 lat temu większość firm organizowała swoje eventy własnymi siłami albo zlecała to hotelom. Profesjonalne agencje eventowe zaczęły rozwijać się w Polsce dopiero w latach 90., wraz z rozwojem gospodarki rynkowej i wzrostem znaczenia marketingu doświadczeń. Dziś branża eventowa to dojrzały sektor z wyspecjalizowanymi firmami, profesjonalnymi standardami i zaawansowanymi narzędziami. |
Agencje eventowe działają w różnych zakresach usług. Warto wiedzieć na wstępie, z jakim modelem masz do czynienia – zależy od tego nie tylko cena całej organizacji, ale także sposób pracy i to, co faktycznie ona obejmuje, a czym musisz zając się sam.
Agencje full-service oferują kompleksową obsługę pod jednym dachem. W tej formie zyskujesz jednego partnera odpowiedzialnego za całość – od koncepcji, przez produkcję, po realizację w dniu wydarzenia.
Jak to działa?
Kiedy warto skorzystać z ich usług? Wtedy, gdy chcesz maksimum wygody i minimalnego zaangażowania operacyjnego z Twojej strony.
Specjalistyczne firmy eventowe koncentrują się na jednym typie wydarzeń – konferencjach, galach, eventach integracyjnych. Ich przewaga to głęboka znajomość konkretnego formatu.
Jak to działa?
Kiedy warto skorzystać z ich usług? Jeśli organizujesz eventy firmowe i zależy Ci na doświadczeniu w organizacji dokładnie tego formatu.
W modelu koordynacyjnym agencja pełni funkcję project managera, który zarządza siecią podwykonawców. Nie ma wielkich własnych zasobów, ale za to dobiera najlepszych specjalistów do każdego elementu Twojego projektu.
Jak to działa?
W tym przypadku jakość eventu w dużym stopniu zależy od umiejętności zarządzania projektem przez agencję.
Kiedy warto skorzystać z ich usług? Gdy cenisz elastyczność, niestandardowe rozwiązania i chcesz mieć większą kontrolę nad budżetem.
W modeli zintegrowanym jedna firma łączy w sobie kilka różnych usług eventowych – na przykład profesjonalny catering z pełną organizacją wydarzeń.
Jak to działa?
Kiedy warto skorzystać z ich usług? Jeśli jeden element doświadczenia (np. jedzenie, przestrzeń) jest najważniejszy dla całości Twojego wydarzenia – np. konferencje z networkingiem przy kawie, spotkania biznesowe, gale.
| Kryterium | Agencja full-service | Specjalistyczna firma eventowa | Model koordynacyjny | Model zintegrowany |
| Zakres usług | Kompleksowa obsługa eventu w jednej strukturze | Obsługa jednego, określonego typu wydarzeń | Dobór i integracja wielu usług | Kilka kluczowych usług realizowanych przez jedną firmę |
| Punkt odpowiedzialności | Jeden partner odpowiedzialny za całość | Jeden partner w obrębie specjalizacji | Jeden partner formalnie, wielu wykonawczo | Jeden partner |
| Zasoby własne | Rozbudowane, stałe zaplecze organizacyjne | Dopasowane do wąskiej specjalizacji | Minimalne lub brak | Silne w jednej dominującej kompetencji |
| Elastyczność rozwiązań | Niska–średnia | Niska poza zakresem specjalizacji | Wysoka | Średnia |
| Personalizacja wydarzenia | Ograniczona do oferty agencji | Wysoka w ramach znanego formatu | Bardzo wysoka | Średnia |
| Kontrola nad budżetem | Ograniczona, koszty pakietowe | Przewidywalna w danym formacie | Wysoka, łatwa optymalizacja | Średnia |
| Ryzyko operacyjne | Niskie | Niskie przy znanym typie eventu | Zależne od jakości koordynacji | Niskie |
| Złożoność komunikacji | Niska | Niska | Średnia–wysoka | Niska |
| Tempo podejmowania decyzji | Średnie | Szybkie w ramach schematu | Zależne od liczby podwykonawców | Szybkie |
| Koszt realizacji | Wysoki | Średni | Zmienny | Średni |
| Typowe zastosowania | Duże, wieloetapowe eventy | Konferencje, gale, eventy integracyjne | Eventy niestandardowe, szyte na miarę | Eventy oparte na jednym kluczowym doświadczeniu |
| Dla kogo | Klienci oczekujący pełnej obsługi i minimalnego zaangażowania operacyjnego | Klienci organizujący konkretny, dobrze zdefiniowany typ wydarzenia | Klienci świadomi procesu, oczekujący elastyczności i dopasowania | Klienci oczekujący jednego standardu realizacji i spójnego doświadczenia uczestnika |
Model biznesowy agencji przekłada się bezpośrednio na budżet i sposób pracy.
Niezależnie od modelu, warto wiedzieć, co dokładnie konkretnie kryje się za hasłem „organizacja wydarzenia firmowego” – w różnych ofertach to pojęcie może oznaczać zupełnie inne rzeczy.
Zakres usług agencji eventowej zwykle obejmuje kilka warstw – od koncepcji przez koordynację po realizację.
Agencje eventowe działają na różnych poziomach projektu. Część pracy jest widoczna – np. prezentacje koncepcji, spotkania i realizacja w dniu eventu. Większość dzieje się jednak „za kulisami” – negocjacje z podwykonawcami, checklisty, harmonogramy czy zarządzanie ryzykiem. To właśnie ta niewidoczna warstwa często decyduje o tym, czy wydarzenie przebiegnie sprawnie, czy będziesz gasił pożary w ostatniej chwili.
Profesjonalna agencja zaczyna od rozmowy o celu – nie od „ile osób i jaki budżet”, tylko od tego, co to wydarzenie ma osiągnąć. Dla kogo je robisz? Jakie wrażenie mają wynieść uczestnicy?
Z tej rozmowy – briefu – wyrasta koncepcja wydarzenia. Format, miejsce, program, atmosfera – wszystko ma być dopasowane do tego, co chcesz osiągnąć i kto przyjdzie. Agencja wnosi tu doświadczenie w organizacji podobnych projektów: wie, jakie rozwiązania zazwyczaj działają, gdzie są typowe pułapki i co wygląda dobrze w teorii, ale nie sprawdza się w praktyce.
Agencja nie tylko rezerwuje salę i zamawia catering. Organizuje cały dzień – co się będzie działo, w jakiej kolejności, w jakiej atmosferze.
Weźmy wyjazd integracyjny. Można zrobić standardowy „ośrodek z grami zespołowymi i grillem”. Ale można też ułożyć program, który faktycznie pozwoli ludziom się poznać – zapewnić aktywności otwierające na rozmowę, odpowiednie tempo i przestrzeń na nieformalne interakcje. To różnica między „zrobiliśmy integrację” a „ludzie naprawdę się zintegrowali”.
Podobnie z konferencją. Możesz ustawić rzędy krzeseł i zrobić przerwy na kawę. Lepiej będzie jednak ułożyć przestrzeń, harmonogram i format sesji, żeby uczestnicy mieli szansę faktycznie wymienić się wiedzą i nawiązać kontakty, zamiast tylko przesiedzieć dzień w sali.
To operacyjne serce projektu – setki szczegółów, które muszą zagrać synchronicznie: umowy z podwykonawcami, rezerwacje, harmonogramy dostaw, checklisty, plany awaryjne na różne scenariusze.
Profesjonalna firma ma tu wypracowane procesy i narzędzia. Wie, kiedy co zamówić, żeby dotarło na czas. Zna terminy, w których trzeba potwierdzić liczbę uczestników, żeby nie przepłacić za catering. Pamięta o rzeczach, o których Ty byś nie pomyślał – na przykład, że dostawa sprzętu nie może kolidować z montażem scenografii.
Ty dostajesz regularne informacje o postępach i akceptujesz kluczowe decyzje. Ne musisz pamiętać o stu drobnych rzeczach, które powinny zadziać się we właściwej kolejności.
Zaplecze techniczne bywa niedoceniane, a często decyduje o odbiorze całego wydarzenia. Prelegenta nie słychać w tylnych rzędach? Mamy problem. Oświetlenie powinno budować atmosferę. Streaming nie może się zacinać. Rejestracja uczestników powinna przebiegać sprawnie, bez kolejek.
Profesjonalna agencja wie, jakiego sprzętu i obsługi naprawdę potrzebujesz – nie za dużo (bo niepotrzebny koszt), nie za mało (bo ryzyko wpadki). Zna sprawdzonych dostawców. I co najważniejsze – planuje rozwiązania zapasowe tam, gdzie ryzyko awarii jest realne. Bo sprzęt zawodzi. Ludzie się spóźniają. Plany się zmieniają.
To element, który odróżnia agencje myślące strategicznie od „wykonawców usługi”. Po evencie nie dostajesz tylko faktury i podziękowania za współpracę.
Jeśli cele i sposób ich mierzenia zostały ustalone na początku (a powinny), otrzymujesz merytoryczne podsumowanie – co poszło świetnie, co można poprawić następnym razem, jak reagowali uczestnicy, czy event zrealizował założone cele. To konkretna wiedza dla Twoich kolejnych projektów – nie musisz uczyć się od zera za każdym razem.
| Agencja eventowa nie zastąpi jednak Twojej strategii komunikacji – potrzebuje od Ciebie jasnych celów i briefu. Nie zrobi niemożliwego w nierealnym terminie – profesjonalna organizacja konferencji na 300 osób to minimum 3–4 miesiące, nie 3 dni. I nie zredukuje wszystkich ryzyk do zera – nieprzewidziane sytuacje się zdarzają, ale profesjonalista wie, jak sobie z nimi radzić. |
Stoisz przed wyborem – zorganizować event samemu, zlecić agencji, czy może jest jakaś trzecia droga?
Profesjonalna agencja eventowa czy wewnętrzny zespół – pytanie, które pojawia się w każdej organizacji. Kiedy ma sens budowanie kompetencji wewnętrznych? Jeśli organizujesz wydarzenia regularnie (kilka-kilkanaście rocznie), w podobnej formule, z podobnym budżetem. Wtedy inwestycja w osobę czy zespół na etacie może się zwrócić. Pamiętaj jednak o ukrytych kosztach – narzędziach, szkoleniach, budowaniu sieci kontaktów, bezpieczeństwie przy urlopach i zwolnieniach.
Dla większości firm sensowniejsza jest współpraca z agencją przy kluczowych wydarzeniach. Dostajesz dostęp do pełnej ekspertyzy tylko wtedy, gdy jej potrzebujesz. Nie płacisz przez cały rok. Nie musisz budować procesów od zera przy każdej rotacji pracowników.
A co c firmą cateringową z usługami eventowymi? Jedzenie i organizacja w jednym pakiecie – brzmi kusząco. I faktycznie, przy niektórych eventach to świetne rozwiązanie. Pytanie brzmi – jakie są kompetencje tej firmy poza cateringiem? Czy mają doświadczenie w organizacji Twojego typu wydarzenia? Czy oferują pełen zakres usług (scenografia, technika, koordynacja), czy tylko „obsługę gastronomiczną plus podstawową logistykę”?
Pakiety od miejsc eventowych (hotele, centra kongresowe) to opcja dla standardowych formatów. Dostajesz salę, podstawową obsługę techniczną i catering z hotelowej kuchni. Wygodne? Tak. Elastyczne? Niespecjalnie. Jeśli Twoje wydarzenie mieści się w ich szablonach – może być OK. Jeśli potrzebujesz czegoś bardziej dopasowanego, kreatywnego, innego – będziesz ograniczony ich możliwościami.
Samodzielna organizacja to opcja, którą wiele osób rozważa, patrząc na budżet agencji. „To przecież tylko kilka telefonów i maili”. Tylko że nie. Prawdziwe koszty samodzielnej organizacji to:
Przy małych, prostych wydarzeniach (spotkanie 20 osób w restauracji) – jasne, dasz radę sam. Przy konferencji na 200 osób albo gali firmowej? Oszczędność na agencji może kosztować Cię więcej niż jej honorarium.
| Porównując oferty, patrz nie tylko na cenę, ale na zakres. Agencja oferuje kompleksową organizację z koordynacją wszystkich dostawców, ubezpieczeniem i planem awaryjnym. Samodzielna organizacja pozornie wygląda taniej, nie liczy jednak Twoich dodatkowych 80 godzin pracy, przepłaconych 5 tys. u dostawców (bo nie znasz cen rynkowych), ani ryzyka, że coś pójdzie nie tak i będziesz gasił pożary własnymi siłami. |
Uczciwa odpowiedź to: nie zawsze. Są sytuacje, gdzie agencja zapewni Ci spokojny sen, i takie, gdzie na pewno poradzisz sobie sam.
Zwrot z profesjonalnie zorganizowanych wydarzeń firmowych jest mierzalny. Konferencja biznesowa, która przebiega sprawnie, gdzie uczestnicy są zaangażowani i zadowoleni, przynosi efekty biznesowe. Event, gdzie połowa czasu schodzi na przepychankach w kolejkach do jedzenia, technika zawodzi, a harmonogram się rozjeżdża – marnuje nie tylko czas i pieniądze, ale też kosztuje Cię reputację.
Gdzie profesjonalna obsługa ma największy sens? Gdy będzie to:
|
Masz kilka ofert na stole. Wszystkie brzmią profesjonalnie. Jak podjąć dobrą decyzję?
Jak wybrać najlepszą agencję eventową dla konkretnego rodzaju wydarzenia? Nie ma jednej „najlepszej” – jest agencja najlepsza dla Twojego projektu. Specjaliści od bankietów mogą być słabi w eventach integracyjnych. Agencja z portfolio ekskluzywnych gal może nie czuć klimatu luźnego pikniku. Dopasowanie ma znaczenie.
| Co wyróżnia najlepsze agencje eventowe poza marketingowymi hasłami? Przejrzystość, konkretność, realne portfolio, gotowość do szczerych rozmów o ograniczeniach i ryzykach (nie tylko o sukcesach), procedury awaryjne, ubezpieczenia, umowy, które chronią obie strony. |
Zastanawiasz się nad współpracą z agencją przy ważnym projekcie? Nie musisz podejmować decyzji w ciemno. Porozmawiajmy o Twoim wydarzeniu – bez zobowiązań, bez nachalnej sprzedaży. Czasem już sama rozmowa z doświadczonym event managerem pomaga uporządkować myślenie i zobaczyć opcje, których wcześniej nie widziałeś – skontaktuj się z nami.
